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摘要：由于企业不断发展壮大，企业档案也越来越多。因此，必须进行企业档案管理。文章分析了企业档案管理的方式及问题，初次探讨企业档案管理中存在的社会化问题，以及进行社会化管理企业档案的可行性与必要性。不同类型的企业，档案管理方式与管理需求各有不同，其企业档案管理中社会化问题也不尽相同，所以，选择规范的档案管理机构与健全中介服务市场，是为企业的档案管理社会化提供重要的保障。
关键词：企业；档案管理；社会化；问题
1分析企业档案管理社会化的必要性
1.1社会化企业档案管理降低管理成本、增加资源利用率
企业档案管理的社会化不仅能有效降低企业档案管理的成本投入，还能增加企业档案资源的利用效率，企业最终获取更大的效益。企业档案管理社会化的必要性有两方面。一方面，企业将档案管理的工作分包出去，而承接分包业务的组织或个人凭借自身的专业和实力，对档案进行专业化、规范化管理。近年来，承接档案管理的中介机构越来越多，企业投入的管理成本相对减少。另一方面，专业的档案管理机构提供档案管理服务的同时，利用企业的档案信息，整合其他优秀资源，为企业创造利益，实现资源再次利用。一般企业与档案管理机构达成业务合作关系，就会签署相关保密协议。而档案管理机构想要赢得更多的业务和声誉，必须为其合作企业维护并保守档案信息及商业机密，为自身机构长远发展打下良好基础，实现企业与档案管理机构的共同发展。
1.2企业档案管理的社会化为社会提供更多机会
企业档案管理的社会化管理不仅能实现资源的最优化配置，还能为社会提供更多市场，提供更多创业与就业机会。档案管理本来是企业内部管理的问题，但随之企业档案社会化管理的出现，就出现了专业的档案管理机构公司，学校就会培养专业的档案管理人才，市场就会增加更多的档案管理岗位。企业利用档案管理机构的人才技术资源，增强档案资源的利用率。同时，档案管理机构得到相应的发展，满足市场发展的需求。
1.3有助于实现资源优化配置
进入新时期以来，随着市场经济体制不断深入，在这种情况下使得企业员工有以往终身制转向聘用制，这对于提高人才流动性发挥了重要的作用，但从企业档案管理角度来说却让此项工作量及难度都增加了，但企业档案管理社会化地实施能够很好地解决这一问题。首先，企业档案管理社会化不但能够在细化分工情况下借助于外部资料为企业档案管理工作进行服务，进而有效地建设此项工作量与难度，并且专业外部服务地引进还可以在减少企业档案管理诸如人员、设备等方面的投入情况下提升其利用效率。其次，企业档案管理社会化地实施还可以借助于专业的档案管理机构使得社会资源得以有效地利用，并且在统筹社会资源情况下有助于资源优化配置，这也是当前市场经济发展中所提倡的一大重点。
2企业档案管理的社会化问题
2.1重视的缺乏
随着市场经济规模的不断扩大，各种类型的企业不断涌现，在这种局势下，企业的发展规模不断扩大，工作人员越来越多，有些企业应用了先进的档案管理技术，将人事档案信息转交给专门性的管理组织，实现电子档案的专业化管理。在企业发展阶段，很多企业依旧沿用传统的档案管理模式，难以满足电子档案社会外包组织管理工作的要求。
2.2档案社会化监管力度不足
企业中的档案管理工作不同于其他生产经营部门，无法为企业创造出有价值的产品，不能直接提高企业的经济效益，这就导致很多企业在实际发展过程中，认为企业档案管理工作无关紧要，不重视档案管理工作，并且将档案管理工作交由下级部门，不能加大对档案社会化监督力度。这就导致在档案社会化管理期间，经常会出现一些影响企业项目与文书管理的问题，并且缺乏良好的束缚性，使企业档案管理社会化效率降低，为企业带来较多损失。
2.3安全性管理差
在现阶段，企业档案管理模式缺乏良好的安全性。在档案社会化的管理过程中，有的企业管理者没有要求电子档案管理人员进行专业性电子档案库的建设，导致电子档案管理过程中出现问题，难以对企业电子档案实现集中性、单独性、规范性管理，在企业工作中，有些电子档案的格式存在明显的差异性，这就容易出现企业档案管理系统不兼容的问题。在企业档案统一性管理模式下，如果不能进行档案数据信息的安全性管理，也会导致企业发生一系列的经济损失。
3企业档案管理社会化问题解决对策
企业要想更好的对档案进行管理，就要加快社会化进程，逐渐提高企业档案社会化管理效率与科学性，在严格控制企业档案管理成本的基础上，提高企业的人才管理质量，增强企业的核心竞争能力。具体措施包括以下几点：
3.1加强宣传力度
企业在档案管理社会化过程中，必须要加大对管理工作的宣传，保证可以增强人事档案管理工作人员的配合意识。此时，企业可以针对档案管理人员工作现状考虑，制定完善的宣传制度，并且根据具体事件实施宣传工作，在企业所有成员了解档案管理工作重要性之后，积极配合档案社会化管理工作，为其后续发展提供有力支持。
3.2统一性管理
在档案管理的社会化模式下，企业必须实现档案的集中化管理、统一性管理，增强档案管理的社会效率。社会经济规模的不断扩大，大大推动了企业档案管理工作的开展，相比于传统的档案管理模式，这种新型的档案管理具备高效率、低劳动量的特点。在传统档案管理模式下，工作人员需要根据工作者的文化程度及工作级别，做好档案管理的相关工作，这种传统式的管理容易导致管理混乱，从而不利于提升企业的档案管理水平。通过对社会管理机构进行专业化处理的应用，可以实现档案的集中化管理，充分发挥社会管理部门的工作优势，增强企业档案管理的整体效益。
3.3社会化管理制度
企业档案体系是我国知识资产体系的重要组成部分，企业档案信息中涵盖了生产、管理、科研等相关信息，档案信息也涉及到企业工作人员的基本信息状况。在社会管理机构开展的档案管理工作中，企业必须健全完善的管理机制，对社会管理机构工作行为进行监督，切实增强档案管理的整体准确性及完整性，满足企业档案管理安全性的要求，企业要全面增强社会管理机构网络数据管理能力，满足现阶段社会档案管理的工作要求。
3.4提升档案管理效率
企业档案管理不仅仅是整理和归档企业档案，还涉及到档案种类的多样化和复杂化，比较单调、繁琐。同时，为了跟上时代潮流，要优化传统的档案管理方式，主要采取的方式就是应用信息化新技术，增加了企业的成本投入。由于档案管理工作本身的特殊性，在档案管理中投入的成本短期无法带给企业经济效益，对于追求效益的企业来说是不明智的决策。企业档案管理的社会化利用专业外包机构，辅助企业管理档案，是更为优化的选择。企业实现档案管理工作社会化的目标之一就是提高档案管理的效率，同时降低成本，促进企业的健康发展。
3.5避免自带档案状况
在发展中，有些企业的管理者缺乏对人力档案的足够重视，在工作人员录用环节，由于企业不能实现员工档案的规范化管理，就容易出现员工档案的流失状况，很难避免对企业员工合法权益的侵害，达不到现代化企业档案管理工作的要求。为了解决实际问题，企业需要进行现代化档案管理模式的应用，遵循现代化档案管理标准，避免出现公司员工自带档案的状况，提升档案管理的整体效益，提升档案社会化管理的综合效益。
3.6提升档案利用率
在档案管理工作中，需要进行档案资源的有效性利用，合理选择档案外包公司，实现档案资源整体利用效率的增强，实现其整体管理效益的提升。通过对档案资源的有效性利用，外包公司可以为社会大众提供更好的服务，在促进企业经济发展的同时，有利于实现文书信息、项目管理信息等的结合，有利于为经济社会输送一系列的高级人才，满足现阶段社会经济的发展要求。
结束语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
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