黄少华魏绪亮
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摘要：在企业发展中，办公室是企业进行决策和做出规划的一个重要平台。公文处理是办公室的重要工作内容；是有法可依、有据可查的基本保障；是依法治企、规范管理的要求。做好公文的管理工作和规范好公文的处理流程是一个企业进行全面发展的重要基础。因此，本文就如何更好地处理公文进行分析和研究，希望可以为公文的处理工作提供借鉴。
关键词：公文处理；问题；措施
引言
现如今，在现代化企业发展过程中，公文处理工作也面临着巨大挑战。公文处理的不规范，不仅严重影响了公文处理的效率，还制约了各项工作指令的顺利传达，影响到企业重要工作的开展，甚至给企业带来一定的经济损失。公文办理无小事，任何差错和遗漏都可能会影响到领导决策和工作部署，影响到大局。因此，企业在办公室管理过程中应重视公文处理工作，及时发现和修正存在的问题与弊端，提高工作指令的传达效率和质量。
1当前公文处理工作中存在的问题
公文具有权威性、保密性、完整性、真实性、针对性等特点，这就要求企业的公文处理必须严谨、规范。然而公文受企业管理水平、相关人员的素质、网络环境等因素的影响，公文的管理还存在一些问题，归纳起来，主要有以下4个方面。
1.1处理公文时限不清
公文处理要及时，误时则误事。公文只有把握时机及时处理，才能发挥公文的效用。特别是对于急件、特急件，要求快速处理。因工作人员对公文的重要性认识不足、重视不够、管理滞后等原因引起公文超长办理时限，由此影响办事效率。
1.2资源投入不足
伴随信息化建设的持续推进，很多大型企业都搭建了公文系统，但是人力、物力、财力的投入却十分有限。系统的硬件如计算机、服务器等产品一般5至8年需要更新一代，硬件的升级必将带来软件的兼容性问题，软件也需要不断地升级完善。易出现软件更新不及时导致系统无法正常运行或问题得不到及时解决等情况。另外，在信息化环境下，公文处理工作人员受知识结构、自主学习能力、接受水平等因素影响，计算机与网络知识的水平参差不齐，而很多企业重视程度不够，导致人才的培养力度不足。
1.3流转控制存在隐患
公文在流转的过程中，会经过不同的部门与工作人员处理，安全性遭受威胁。一方面来自网络，公文经由网络进行远距离的传阅和接收，网络的广泛性、复杂性使得公文在传输过程中很容易遭受黑客攻击或病毒破坏，公文面临被复制、截取、篡改、删除等风险。另一方面来自管理，公文管理系统授权不严格、维护跟不上、监管不到位，都会为公文的管理工作埋下安全隐患。
1.4归档管理不完善
受传统习惯的影响，公文的归档管理还存在不少问题。首先，纸质公文档案管理模式和手段在一部分公文处理者和档案管理者头脑中形成了思维定式，使其对公文归档的意识不强，有些人甚至因为怕增加工作量而忽视对公文归档。其次，公文从信息采集整理到归档与纸质公文存在很大差异，不具有纸质公文的直观性，所以纸质公文处理办法并不完全适用于公文的管理。部分企业在公文档案管理中，存在重视不够、归档滞后、归档程序不明确、硬件设施配备不足等情况。
2加强公文处理的措施
针对公文处理面临的问题，结合实际工作，可以从以下几方面着手改进。
2.1建立健全并全面落实管理制度
无规矩不成方圆，完善的规范制度对公文的管理工作有着至关重要的作用。企业可以依据中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的《党政机关公文处理工作条例》以及上级单位的公文处理要求，明确公司公文工作应遵循的原则、基本格式、常见错误及应对措施等。明确公文系统的管理部门及职责分工，确定系统管理员、模块管理员、部门管理员、普通用户等各类用户及职责，规范公文系统的使用管理、授权管理，明晰公文的处理、归档、安全保障，并加强制度的宣贯、培训和监督考核，全面确保公文的真实性、完整性、可用性、安全性。相关部门还应结合公文的特性，完善网络环境下的保密管理制度，加强相关培训与检查。文秘人员要及时、准确地办理每份公文，做到件件有着落，事事有结果。
2.2加强资源投入
公文的应用，不仅是企业积极响应无纸化办公、信息化办公的要求，更是加强软实力建设的重要举措。企业应提高认识，主动推进公文处理工作。在具体的资金投入中，要重视运行期相关设备的更新及资金的合理安排，避免重硬件、轻软件，重建设、轻维护，重配备、轻培训等不良现象。在大型企业中，应成立信息化管理部门，建立专业的技术人才队伍，应对公文系统的日常维护工作。要加强复合型文书人才的培养工作，文书处理人员不仅要掌握本专业的基本知识，还要强化计算机技术、档案管理等方面的知识，学习如何规范、精炼、高效地写好各类公文，提高公文写作水平，不断提升自身的综合素质。
2.3加强安全保障
安全保障对于维护公文的原始性和真实性至关重要。一方面要加强网络的安全，采取安装杀毒软件、设置防火墙、路由控制等措施，对服务器的开放端口进行控制，限制用户访问端口的IP地址。另一方面是加强管理，一是控制访问权限，通过身份认证及权限管理等功能的使用，审核与筛选公文的访问者，授予其与身份相适应的权限。二是定期对公文进行安全检测，发现问题及时解决。三是维护好数据库，做好数据备份工作，四是公文流转时可采用加密技术、数字签名、数字水印等安全技术，并加强相应技术及印章的应用研究，确保公文安全。五是加强日志监控，对哪位用户什么时间访问了哪份文件、进行了什么操作进行记录，做到问题能够追溯，如果出现异常情况可以及时处理，确保公文始终处于受控状态。六是关键岗位的变动要及时报备，如公文系统的管理员、文书调整岗位，需及时更改权限。
2.4加强归档管理
伴随信息化建设工作的持续推进，企业要不断提高对公文档案管理认识的高度，并结合自身情况建立健全相关的管理规定。要积极推动公文的归档工作，可参照《档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号）、《企业文件归档和档案管理指南》，制定公文归档、借用等管理制度。要科学规范公文的整理工作，梳理出公文归档的步骤和方法，提出公文档案管理的机制并严格执行。要加强相关软硬件设施建设，如实现公文系统与电子档案系统无缝对接，根据不同载体保存环境的要求选择适宜的保管条件。要提升相关工作人员公文的归档意识，督促跟进公文的定期归档，特别注意公文与元数据应同时归档。公文归档一般备份三套，一套库存，一套提供借阅，另一套异地保存。归档时，应进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由责任人确认。归档后，要定期对公文的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。
结束语
提高公文处理水平，需要在实践中不断摸索，要多总结、多锻炼。目前公司各部门上报的公文质量得到很大改进，流转效率得到提升，有效地促进了公司各项工作的高质量开展。
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