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摘要：档案数据的收集、整理和保存是办公室档案管理主要的任务。纸质档案是档案的普遍形式，而这也是问题所在，纸质档案保存占空间较大，容易破损、查询起来麻烦，档案数据庞大，给管理者的工作带来不便，这就要求办公室档案管理工作改进工作方式，以免造成不必要的麻烦，也促进其他部门工作的高效开展。
关键词：办公室；档案管理；工作效率
引言
众所周知，在当前信息技术飞速发展的时代，做好办公室文件的档案管理工作依然重要。但在实际的办公过程中，档案管理在某些层面上依然存在诸多的问题，为确保工作的顺利、高效进行，必须对办公室文件的档案管理工作进行优化、整改。
1规范办公室档案管理工作的主要内容
1.1规范办公室档案管理工作的前提是制发公文
大部分办公室档案的前身为公文。如何制定与规范发布公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作规范水平。提升制发公文的规范性，一是要增强规范意识，提高公文的质量。严格遵照国家相关规定，如规格尺寸统一的A4纸型。二是要确保字迹清晰，提高公文的保存性。无论公文是打印或草拟，要确保有清晰明了的字迹。三是要严格签发手续，提高公文的准确性。对公文制发的签发手续、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，在行文中避免简称及不规范的字，有助于运用信息化检索方式的实行。
1.2规范办公室档案管理工作的准则是立卷归档
公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索造成不利影响。文件的归档要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在实际工作中应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另外需处理好如下三项内容：一需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档。二需确立重点及合理分工。现实操作中应重视资料及文件的区别，详细问题需详细剖析。三需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入。让完整的办公室档案文件为将来规范式的办公室档案工作奠定基础。
1.3规范办公室档案管理工作的保障是案卷质量
在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到。立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。因此我们要重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理的检索与划分，有效管理其办公室档案。
2当前档案管理工作的弊病
2.1档案管理工作意识低
由于档案管理职员对做好办公室档案管理的意识低，受传统思想影响，认为档案管理只是简单的存档整理工作，对其规范意识认识不到位。加上管理部门对档案管理工作的不重视，致使规范档案管理工作落实不彻底。其实，档案管理工作是需要管理职员具有一定的专业素养的，能够随着社会发展形势，不断提升专业素养能力，大多数的管理职员缺乏这种工作意识。
2.2管理制度的不规范
当前一些办公单位没有制定或规范档案管理制度，致使档案管理工作得不到细致的划分和落实，造成管理职员随机存放性较大，在同一单位不同的办公部门在档案管理上存在较大的差异。
2.3信息化技术应用率低
随着信息化技术的发展，应及时将信息技术引进到档案管理中。在目前一些办公单位，领导部门对档案管理不够重视，信息化技术在档案管理工作中利用率低，依旧采用纸质为载体的档案管理模式，不能将纸质模式与信息技术进行有效的结合。由于纸质模式不仅在档案保存上存在一定的弊端，而且不便于搜索查找。面对当前日新月异的局势，对信息汲取效率具有较大要求，在这样的情形下，以往的工作模式很难满足时代发展需求。
3做好办公室文件的档案管理有效途径
3.1加强档案管理人员的管理意识和管理技能
“打铁还需自身硬”，要想改进办公室档案管理制度，最主要的因素就是工作职员的本身素质和意识。随着时代的快速发展进步，人的意识和素质也必须跟上，单位要经常开展档案管理培训，对社会上出现创新的管理档案方式要及时吸收以及传授给管理档案人员，一年至少安排三到四次档案管理人员出外学习的机会，不能与时代脱节。另外要不断加强档案管理人员对档案的存放管理和保密意识，对档案管理人员进行定期的保密法制知识普及，单位内部其他工作人员有查看、调动档案的行为都要对档案的管理保密工作进行到底，并且要和办公室档案管理人员的管理档案工作相协调、配合。在培训中提高档案管理人员的管理能力，以及增强法律知识，进而增强档案管理的责任意识。还要引进高素质人才，改进办公室档案管理工作，必须要具备良好的管理专业知识和技能，现代网络信息化被各个单位引用到工作中，如果不引进高素质人才，单位的发展会遭到阻碍，办公室档案管理工作无法高效运行。因此要对专业水平高、能力强的档案管理人员开展学术研讨会和交流会，寻找如何高效提升档案工作的方法，寻找当前工作中的问题以及构想今后奋斗的目标方向，为办公室档案管理工作推波助澜。
3.2合理应用信息化技术
伴随着信息化技术的蓬勃发展，涌现出多样化的信息档案管理软件。应用信息化档案管理体制，不仅能使档案管理的精准性大大提高，而且可以提高工作效率。办公单位应用信息化技术进行档案信息搜集、存放，使工作变得高效、简单。运用信息化技术，相比纸质为载体的管理方式，具有易存放，能够及时进行整改，占用面积小，提高工作效率的特点。利用信息技术创建办公文件归类，利用搜索引荐方式，使档案管理趋向标准化。所以，要想做好办公室文件的档案管理，需根据时代发展需求，及时的运用新技术并不断地进行优化，使档案管理体制趋向标准化。
3.3制定档案管理规范机制
档案管理的机制是保障档案管理科学、规范化的前提条件。首先，办公单位应根据实际的需求，对规范本单位文件的整理、保存及调档等工作流程，并严格的落实到日常管理工作中，规范下达到每一位员工，并实行责任落实到个人的制度，确保管理工作的可靠和真实性。其次，简化办公文件档案管理流程。办公单位应结合信息化技术，在确保档案管理质量及效率的前提下，将档案管理工作进行简化，从而减少在档案管理上的人力、财力消耗。
结束语
单位内部部门的核心部位是办公室档案管理，提高办公室档案管理工作的效率，不管在商业领域还是教育领域以及行政领域都越发重视，因此，必须从档案管理制度、加强管理人员的专业素养、管理理念、信息网络技术化系统等方面实施，改进办公室档案管理工作的工作质量和速度。只有改进了办公室档案管理工作的工作速度和质量，才能为其他部门工作提供更多的便利和质量更好的服务。将传统的档案管理方法和现代创新的信息网络化管理方法相结合，形成全方位的管理模式，同时使档案得到有效的保护和查询利用。
参考文献
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