中煤特殊凿井有限责任公司安徽省合肥市235001
据有关资料统计，我国目前从事文秘职业的人员约有2300万人，其中30岁以下的青年文秘人员大致要占到1/4，而且每年仍有数以十万计的年轻同志加入到秘书队伍中来。作为一名企业政工人员，了解文秘工作的现状，以及对青年文秘人员如何提高工作能力问题进行研究分析有着重要的现实意义。
一、企业内部文秘工作存在的问题
1、缺乏针对青年文秘工作者的业务学习和专业培训。人员多由前辈引导、自学为主的学习培训形式。针对文秘工作的专业培训计划以及培训学习课程几乎没有。
2、青年文秘工作者综合业务能力不高。在工作中，一人多担任文书和秘书两种角色，往往认为文秘工作就是写材料，而忽略了秘书工作的组织协调和办事能力。特别是青年文秘工作者，常常出现会办事不会写作，会写作又不会协调这个误区，将秘书工作能力独立开来，导致青年文秘工作者综合能力不够全面。
3、文秘工作者充当领导工作的“智囊团”作用不大。一是青年文秘工作者尚不具备参谋、助手的自身能力和业务水平；一是领导不信任或者不愿意培养、采用青年文秘工作者的参谋意见或者建议。
4、女性文秘工作者工作局限性很大。首先，女性文秘工作者因自身原因，在处理对外接待、协调、联系工作方面有一定的局限性。其次，因一定的工作原因，领导多不采用女秘书工作陪同，导致女性文秘工作者在职业规划中多倾向于文书工作，工作局限性大，不能有效发挥女性文秘工作者的工作效能。
5、协调能力不足，紧急事件的处理能力不高。秘书由于需要与多个部门多位领导进行沟通协调,日常工作任务往往较为繁重虽然绝大多数工作多是事前安排，但也会偶尔发生一些如法紧急事件需要得到快速有效的解决,绝大多数文秘工作者在紧急事件的处理中不能有效进行汇报和处理，对工作细节和条理性以及逻辑思维的积累以及自身心理素质的锻炼还不够。
6、业余学习时间少，文秘工作创新动力不足。秘书作为领导的“千里眼”、“顺风耳”，应具备“信息员”职责，即收集整理企业内外信息。但是，青年文秘工作者因为事务性工作繁杂，绝大多数在业余时间进行专业知识的学习较少，针对企业信息的学习和收集更加少。针对本职的创新性意见和建议也很少，导致文秘工作多年来一成不变，缺乏创新动力。
7、服务意识不足。很多文秘工作者对自身工作职责认识狭隘，认为自己是为领导服务的，只要做好领导的服务工作就不会出现差错，对其他科室或者下级单位服务意识不足，不能做到答疑释惑，在一些工作方面出现推脱现象，上传下达效率不高。
8、文秘工作者成就感较低。文秘工作者较为琐碎繁重，对自身的要求也很高，工作内容枯燥，工作节奏快，在荣誉面前靠边站，特别是在企业不能够直接创造效益，青年文秘工作者多受过高等教育，心气高，上进心强，属于事业的成长期，因此工作成就感较低。
二、关于文秘工作的思考和建议
（一）文秘工作要综合性和专业性相统一。秘书工作涉及的内容和范围十分广泛,同时领导工作的全局化决定了秘书工作具有高度的综合性。秘书还应当具备较高的政策水平、文学水平、理论水平,具有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办公能力,熟悉文书、保密、会务等专业方面知识,做到综合性和专业性两者相互渗透,相辅相成。
（二）文秘工作要做到被动性和主动性相统一。作为领导的参谋和助手,秘书必须按照领导的意图办事,不能自行其事,做出越权越位；而文秘工作是各级机关的枢纽和门户,随机性工作较多,事先难以预计，文秘工作者不能够做“遥控人”，点一下动一下，说一事做一事，主动性体现在文秘工作需要捕捉重要的信息和掌握最新的知识来协助领导工作，提出工作建议;处理好被动性和主动性体现在既要不折不扣地贯彻领导意图,执行领导指示,又要充分发挥主观能动性,创造性地领会领导意图,力求从被动中争取主动。
（三）文秘工作要经常性与冲突性相统一。文秘工作是琐碎的常规工作与突发的紧急事件相互交织的。如办文、办会,年初计划、年终总结,这些都是有规范性的,可以在计划内完成。但在工作过程中也会有一些突发事件,如临时决定召开会议的会议谁备等,在常规性工作中的日积月累的经验,就能从容应对突发事件,有效锻炼和提高秘书的工作能力,同时也有助于做好经常性的工作。
针对文秘工作的性质，结合调研实际情况，对于青年文秘工作者的工作现状，整理出如下建议。
1、要注重培养青年文秘工作者的职业化能力。职业化能力是指文字表达能力、技术操作能力、信息处理能力、组织协调能力、随机应变能力。企业要注重培养高素质青年文秘工作者，首先就要从职业化入手。可以有针对性进行集中培训和分散学习，确保每年每人参培不少于4次；文秘工作方面的前辈要多“带”青年文秘工作者，给予他们学习锻炼的机会；企业领导要注重培养青年文秘工作者的组织协调能力，放手让他们在工作中锻炼自己、积累经验。
2、应当培养青年文秘工作者的大局责任意识。围绕企业的中心任务开展工作是秘书的工作原则之一。在工作中，青年文秘工作者必须站在全局的高度想问题、办事情，做到心中有大局、工作为大局、办事顾大局。当然在工作中，文秘工作还经常会涉及到一些企业的重要决策，这就需要培养文秘工作者保密意识和责任意识，领导应该充分发挥文秘工作者的主观能动性，特别是青年文秘工作者，发挥其“信息员”“参谋助手”的作用，强化文秘工作的责任感和使命感。
3、强化青年文秘工作者的服务意识。秘书全部工作的重心就是服务，为领导、为机关、为基层搞好服务。青年文秘工作者因工作经验的问题，在具体工作中，必须坚持超前服务，对一切工作尽可能做到早洞察、早谋划、早部署、快落实，把大量的工作做在领导要求之前；必须坚持主动服务，思领导所想，参领导所谋，在大量程序性、被动性的工作中力求主动；必须坚持周密服务，周到细密、事无巨细的做好每项工作，使领导集中精力抓企业改革发展建设的大事。当然服务意识不光是针对上级领导，也是做好对平级或下级的服务指导工作，在工作的布置和督查中，文秘工作者更应该以热心、耐心、细心的服务为机关和基层做好服务，确保企业各项工作顺利开展。
4、提升女性文秘工作者的业务水平。在工作中应该充分调动女性文秘工作者的工作积极性，不可存在性别歧视等问题，给予女性文秘工作者工作锻炼机会，培养锻炼其组织协调、统筹工作的能力，为提升文秘工作队伍整体水平打下基础。
5、提升青年文秘工作者创新能力。文秘工作多以常规化工作进行，工作枯燥复杂，工作流程严格，工作内容较为刻板，如今青年文秘工作者多数接受过高等教育，在多媒体使用和信息处理方面都存在一定的优势，在工作想法上，更具有创新思维，因此提升青年文秘工作者创新能力，有助于增强文秘工作活力，为企业发展有促进作用。
青年文秘工作者，要不断的更新自身的工作方法和工作思路，以全新的视野对待新时期的文秘工作，积极的顺应企业领导工作的需要，顺应时代发展的要求，不断的提升服务意识，提升自身的学习能力，高标准、职业化的做好本职工作，促进企业各项事业的健康发展。