山东省临沂市住房保障中心山东276000
摘要：保障性住房工作涉及人民的生活问题，社会反响较大，但是由于数量的问题，档案的整理一直都是效率低、出错率高的代名词。所以针对档案管理工作，必须引进现代管理元素，构建完善的数字化管理体系。这就要求相关部门要认识到改善保障性住房档案的数字化管理的重要性，增强档案信息的透明度，提高档案管理的效率，从而使保障性住房档案的数字化管理体系向着高效化、规范化的方向发展。文章具体论述了保障性住房档案的数字化管理措施，谨以此为之后的研究奠定良好的基础。
关键词：保障性住房；档案；数字化管理
一、住房保障档案管理的基本构成
住房保障档案是基于保障住房之上，按照国家相关法律法规实施保障过程中形成的保障策略与行为，表现为纸质或电子记录，包括文字、音像、图表等，归属于相关住房保障机构管理。根据不同要求具有不同分类方法，可以按照载体、住房种类、住房实践等进行分类。例如，按照住户性质分为以户为单位、以部门为单位两种方式，以户为单位的档案包括廉租房、经适房、限价房，申购要经申请、审核、复核、实施四步方可。以保障部门为单位是根据保障机构日常工作流程的记录材料，包括文书、会计、基建以及声像档案等。
二、文档一体化管理模式
以往传统档案管理模式比较落后，业务及档案部门管理无法实现资源共享，工作效率相对较低，要想从根本上解决上述问题，则必须完善文档一体化管理，提升档案管理的业务，逐步将分离工作环节归为整体，与系统有序结合，从而促使文件管理在运行阶段能够得到妥善管理，且是标准化管理。文档一体化管理，必须要制定适当标准或规范，具有一定的管理性、操作性还有技术性，从而能够保障各个环节运用统一标准，还能优化管理体系。构建管控中心，这样才能有效沟通协作，还能进行管理与控制，更好的分配资源。优化业务流程，从而促使以下工作环节能够有效衔接：收文、登记、运转、办理、归档等等，这样能够保障不同工作环节的文件满足规定要求。构建安全保障机制，然后借助身份认证、数字水印、访问控制等，确保信息安全。强化电子文件管理，从而保障电子文件真实可靠性。
三、保障性住房档案的数字化管理的重要性
根据以上对保障性住房档案的数字化管理现状和分析，笔者认为科学的数字化管理的重要性有：住房档案信息化管理是科学管理方法和现代化科学管理技术的有效结合，是满足住房行业发展需求的重要措施。如今各领域和行业信息化建设快速发展，住房档案信息化管理不仅有效提高了住房档案资料利用率和开发能力，而且节省了人力和时间，使得住房档案管理水平和工作效率不断提升。
四、管理模式及流程
所谓保障性住房档案的数字化，就是借助档案数字化处理达到良好的管理效果，主要是将档案相关内容转化成计算机可以识别甚至是可以处理数字信息。而对于其数字化处理方式，主要表现在以下两个方面：纸质档案、音频视频资料。针对前者来说，通过中高速扫描仪就能够获得良好的效果；而针对不宜拆订的纸质档案，则可以借助无边距扫描仪；对于后者而言，则可以借助模数转换软件，从而连接模拟量进行有效的转换，成为离散数字信息。
保障性住房档案而言，纸质档案是其中的主要形式，将其转化成数字化，具体流程如下：拆卷：需要扫描档案，将其从库房拆分整理，然后对照卷内目录，进行文件排序，插入分页条码；元数据著录：补录元数据，检查其内容，还有背景及结构信息，查看其完整性；打印卷内目录，生成条码：借助自定义档案，依据报表打印卷内目录，然后通过条码生成功能，从而查询相对应条目数据，继而产生条码文件，再借助条码打印机予以打印，再将其粘贴到实体档案，在卷内目录左上角；档案批量扫描：将整理过的原始资料，进行批量扫描，然后将其转换成电子文件；图像处理及质量校验：针对需要扫描的文件，予以条码识别，再借助图像处理功能，进行图像修正，设置密级区域；图像上载：针对当前任务电子文件，进行适当条码识别，然后将电子文件移至文件服务器；图像特殊处理：检查上载之后电子文件，是否正确，元数据是否正确，密级区域是否正确；OCR识别：对于已经扫描原文影像，将其从系统中筛选出来，然后借助OCR识别功能，由此能够转化原文影像，使其形成数字文本，假设图像质量不符合要求，则需要退回重新整理；文字编辑核查：依据档案实体内容，针对OCR识别文字予以编辑核查；档案合卷：档案中抽取分页条码，在合卷之后，将上述档案合理安置，这样更方便档案向库房移交。
五、档案信息服务模式
保障性住房在发生以下变故时：产权变更、产权纠纷、住房拆迁等情况，这时需要查询保障性住房档案。借助信息化手段，能够实现档案信息化服务，由此能够防止实体档案出现损坏，或是丢失情况，增加工作效率，提升服务质量。依据服务对象具体分为以下形式：政府决策部门、业务受理部门、单位企业公众。首先，针对政府决策部门，为其提供信息服务，借助数字化保障性住房档案，能够对其进行有效信息整理统计，根据编制专题报告，还有编研成果，从而能够全面了解保障性住房的相关信息，如住房覆盖率、覆盖范围、房屋来源等等，这样能够为政府决策部门提供相应的信息，让保障性住房相关政策更为完善，加快城市规划步伐，促进住房建设发展；其次，为业务受理部门给予服务信息，针对业务受理部门来说，在具体审批过程中，利用查询数字档案信息，能够准确获取保障性住房的相关情况，比如产权状态，加快业务办理速度，提升工作效率。在具体操作过程中，在业务受理系统中，可以输入检索条件，然后按照数据接口，可以有效调阅数字档案信息；最后，单位企业及公众，为其提供相应的信息内容。从而便于公众有效使用档案，给予人性化的档案查询服务，公众能够从网络平台获取自己所需信息，完成一系列的档案查询使用。除此之外，还可以开展相应的互动栏目，比如网上咨询、电话咨询、短信服务等等，这样能够方便解答客户的相关提问，为大众保障性住房档案的查询提供便利。
六、保障性住房档案的数字化管理的分析
针对以上住房档案数字化管理的现状，加之笔者多年从事档案管理的经验，笔者将浅析数字化管理在保障性住房档案的作用。
1、加快信息化资源建设。住房档案信息资源主要包括对象数据、原数据和目录数据，从住房档案管理系统中可利用编写接口程序获取原数据和目录数据，并且数据化扫描纸质档案，广泛采集对象数据，经过条码识别将对象数据自动传送到服务器中，使元数据和目录数据关联存储。
2、实现了资源共享。住房档案数字化管理的推动，一方面实现了档案的信息数字化，建立起数据库，逐渐进行完善。另一方面，实现住房档案数字化，是对住房档案信息资源的二次开发，它结合了具体的住房档案信息，健全了住房档案信息体系，开展多方面分析和研究。
结语：总体来说，保障性住房在城市化进程中的比例不断递增，这在某种程度上为城市建设提供保障，但是由于保障性住房档案在实际管理中由于诸多因素的影响存在限制因素，导致档案管理困难重重。文章针对当前保障性住房档案管理存在的弊端采取积极有效的应对措施，以便更好的推进住房档案管理。本文中重点剖析了保障住房档案的数字化管理具体实施策略，根据实际情况采取针对性措施，以期获得最佳的管理效果。
参考文献
[1]赵晓旭，谢彬弘.基于智慧城市的保障性住房物业管理模式研究：以杭州为例[J].住宅与房地产，2016，（23）
[2]孟凡强.浅议保障性住房建设过程中应积极争取的资金[J].现代经济信息，2014，（14）
[3]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2015（3）