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摘要：工程档案管理有效性的实现对工程的实施质量有重要影响，同时和企业的利益紧密相关。因此在建设工程档案中能够实现对工程过程中详细记录，因此文件的具体内容会对工程今后的验收、审计以及核查、维护等提供重要参考，因此在建设工程档案管理的过程中需要意识到其重要性，并实现规范化管理，促进工程项目顺利实施。本文对建设工程档案管理的重要性及其规范化进行探讨。
关键词：建设工程档案；管理的重要性；规范化
一、建设工程档案管理的重要性
建设工程档案中的资料常常以文字、表格、图像以及声音等方式呈现，具有一定的储存价值。但是随着工程项目的增多，工程资料也不断增多。在工程前期包括的资料主要有任务书、上级批示的文件、招标文件、勘察文件、施工合同等。而在实际施工过程中涉及到的资料主要包括施工材料、验收材料以及关于质量的监督材料等。而在项目竣工之后，还会涉及到竣工图纸、工程结算材料等。一般情况来讲，这些材料都对施工过程进行了详细介绍，是较为真实、全面的材料内容，对工程的质量有重要影响。就当前社会中各个行业的材料管理来讲，档案管理具有一定的社会属性，并且在国家的相关部门中已经形成了一定的管理制度。但是无论从企业的方面来讲，还是从个人的方面来讲，档案管理的实施都能实现对社会价值的良好呈现，因此在进行档案管理的过程中，相关工作人员需要给予这方面内容充分重视。
二、加强建设工程档案规范化管理的措施
1、建设工程档案管理的基本依据
基于建设工程档案的特点，我国相关机构对档案收集、形成、累积、整理、归档等方面提出了基本要求以及法律法规。例如《建设项目档案管理规范》《建设项目档案监督指导工作指南》《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《重大建设项目档案验收办法与要求》等最新法律法规、规范性文件、标准版本，通过对其进行解读，并结合实际情况开展档案管理工作，让工作有章可循、有据可依，从而实现规范化管理，为档案使用者提供有价值的服务。
2、关于档案管理工作的指导、协调、监督以及检查
从建设单位层面来讲，应当具备独立的档案管理部门，实现对建设工程项目资料归档工作进行专业化指导、协调，并将后期维护检查及监督工作做好。由于各方面客观因素的存在，当前建设工程档案管理部门中存在着较多兼职档案管理人员，为了提升这些档案员的工作能力，应当要求其积极参与工程项目例会，这样能够协调解决有关档案归档的问题，同时监督各类档案的实际状态，还可以组织一部分人员分阶段地对施工单位做好相关指导与检查。此外，还可以通过实体培训班、网上教学等方式进行授课，或者是要求建设工程档案管理人员到各个单位做现场讲解，主要针对规范制度、知识技术、法律法规等与档案业务有关的内容进行推广，从而为建设单位相关部门以及其他单位在档案装订、整理、归档等方面提供更加清晰的思路，以提升档案管理的效率与质量。
3、关于档案管理体制及工作程序的规范
在具体的施工过程中，建设工程项目档案需要实施的管理体制是统一集中领导、分级管理与负责，具体体现在如下方面：一是档案管理体系的规范与完善。建设工程项目档案管理应充分利用当前的档案管理网络，然后开展统一集中领导，并结合网络化分级管理、扁平化管理进行综合管理。随着对档案管理组织机构的调整，目前档案管理已经完成网络分层划分，下设档案管理网络人员、检查小组、督导小组、管理小组等，同时明确各小组的职责与责任，并与其绩效考核挂钩。二是监理单位档案管理体系的规范与完善。整体监控责任是由总监理工程师主要负责，同时还配有电气仪表、设备以及工艺安装、土建等不同领域的专业工程监理。通过综合巡视、检验、旁站等方式将监督工作有序完成，并形成全面系统的监理资料。三是施工单位档案管理体系的规范与完善。为了进一步提升所收集档案资料的准确性、完整性，要求建设工程项目施工单位设置“五部一室”，即“财务部、物资部、计划部、工程部、技术质量部+档案室”，由其对施工过程中所产生的资料进行全面收集与整理，然后通过“五部一室”保障建设工程项目资料的质量，即要让资料足够完整、客观、准确。
4、关于建设工程项目合同及最终结算方面的有效控制
相关单位在对施工协议以及其他有效合同进行签订的过程中，需做好文档资料收集、整理工作，还要对移交与变更方面提出明确要求。在对最终结算进行办理的过程中，则要由档案管理部门确认签字，随后再继续进行后期的付款工作。
5、最大限度保障规范措施的落实
首先，建设单位需要建立由内部档案管理部门、参建单位以及其他相关职能部门所组成的资料考核小组，其作用是定期对文件资料进行收集、累积、形成、整理等环节中所存在的归档责任制进行有效落实，以提升建设工程项目质量管理的力度。其次，需要进一步做好相关考核以及检查。最后，以考查结果为基本依据，并根据“责任制”的明确要求对相关人员进行奖励与惩罚。
6、加大工程项目档案信息化建设的力度。首先，制度
相应规范制度，要求各部门使用电子文档信息做档案。当前的档案信息氛围：文书资料、技术资料与人事资料，为了提高档案的利用价值，需要将工程单位内各项档案资料按照电子化的要求进行制作与保存。其次，工程单位要培养相应人员对档案信息进行规范，实现初始信息的规范化与标准化，以便于在进行信息分享与转变过程中，能够实现档案信息的最大价值。最后，要建立相应的数据资料库。一方面要建立相应数据资源库，并且及时进行开放与更新，为工程单位的施工建设提供支持与服务。另一方面要不断进行优化更新，安排专业人士对资源库进行管理，以确保资源库的高效运行。
三、关于建设工程档案的实际应用
1、在建设工程施工管理中的应用
在建设工程建设过程中，档案能够将施工全过程真实地反映出来，是评定工程质量以及查验工程质量等级的主要依据之一，并在工程扩建过程中也发挥着非常重要的作用。在实际施工过程中，难以避免会出现一些问题，如果未知隐患不断累积，则可能会引发严重的工程事故，而负责事故调查的人员则必须要根据相关档案对事故发生的原因进行分析，从而及时找到解决办法。因此，档案的真实性、客观性、完整性对于监督判断有着非常重要的影响。
2、在竣工中的应用
建设工程项目竣工完成之后，建设单位需要严格履行后期对工程的维修管理以及改建、扩建等服务项目。其中后期维护的有效依据主要有设计图纸、设计变更图纸、竣工图纸等，同时项目档案资料也是工程评优、审计稽查、后期评价、责任追究等的基本依据。因此，规范的档案管理是建设工程项目能够实现后期管理服务的主要依据。
结束语
总之，在工程建设过程中，档案管理是进行施工、运行、检测、维护以及改建等工作实施的有效保证，同时也对整个项目内容进行着记录，是建设工程中涉及到的核心内容，由此可见，档案管理的实施程度对资源的管理和利用有重要影响。因此相关单位在进行档案管理的过程中，需要加强人员素质建设，完善相关管理体系，实现部门之间的充分沟通与交流，使资料的真实性和完整性得到充分体现，进而使工程得以顺利进行。
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