国网宁夏电力有限公司石嘴山供电公司宁夏石嘴山市753000
摘要：随着现代企业的发展，现代企业会议管理发挥着重要的作用，为企业解决实际问题、实现良好的内部沟通提供了重要的渠道，而会议管理工作的效率、质量将直接影响会议的高效开展。因此，为了现代企业的良好发展，应当加大对会议管理工作的重视。
关键词：现代企业；会议管理；效能；提升
1企业会议存在的问题
1.1企业会议过于频繁
会议是企业开展本单位工作的重要方式，对于维持企业各项工作的顺利开展意义重大。但是在实际的企业会议开展过程中，企业会议过于频繁，往往会出现会期拉长、议程繁冗、会而不议、议而不决、决而不行、行而不果的现象。
1.2企业会议目标不明确
很多企业领导或管理者往往心血来潮就贸然组织召开会议，参会者甚至都不了解开会的目的和内容就来参加会议，或者会议组织者还没有思虑周全，会议目标和议题都没有确定就召开会议，会议的具体流程也就不能得到有效的控制，导致会议的召开既浪费了时间，还不能达到应有的效果。
1.3企业会议准备不足
目前现代企业在开展会议时，存在参加会议的人员在接受会议通知的时间，往往是在会议召开前的几个小时，导致其不能够深入的了解会议安排等内容，会议召开的具体流程参加会议人员也是不清楚，于是参加会议人员不能够对所需的材料进行充分准备，也不能对会议提出切实可行的建议，直接影响了会议的质量。
1.4企业无法准时开会闭会
由于会议主持者在实际的会议安排过程中，没有与与会者进行沟通，没有做好会议时间与内容的安排，使得企业会议时间与与会者日程安排冲突。这就形成一种常见的现象，往往到了开会的时间，还有一部分与会者没有到场，直接使得企业会议受到拖延，使得企业会议信誉与会议效率逐步丧失。
2提升会议管理效能的策略
2.1制定会议明确的目标
在会议开始前确定会议的组织目的、要解决的问题、可以实现的管理优势和可以实现的效果。通过会议可以实现对企业重要问题的讨论，通过各方发表见解也可以使问题得到解决，并在会议的实行阶段可以体现出企业对会务人员的管理职责，并发挥出人员的主观能动性，体现出会议的价值，实现了会议的最终目标。
2.2制定会议清晰的书面议程
会议主持人应控制会议的进度、议程、小组进度。在现代企业会议管理中要制定清晰的会议书面议程，通过对会议的组织过程和组织步骤的精确管理，使会议的整个布局都能得到有效的控制。在会议开始前要用书面的形式对会议的各阶段进行明确的规划，对会议的重点步骤要进行详细的计划，对会议中容易出现的问题要进行详细的演练和模拟，确保会议可以顺利地开展下去，对会议中存在的细小环节也要规划好，保证小细节不出现错误，大环节能够达到预期的效果。对会议所要议论的问题要把握好，确保通过各个环节的准确实施可以发挥出议题的重要作用，使程序可以围绕着议题得到有效的扩展。
2.3会议准时
准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。
2.4有效控制会议议程
企业的会议能否高效的开展，在很大程度上取决于会议流程能否按计划开展。理论上来讲，企业会议最好控制在两个小时内，会议主持人要控制好会议的进度，对每一个环节都要进行严格的把握，确保各环节占用合理的时间，每个议题都能在有限的时间内得到有效的解决。另外，在会议召开的过程中，会议主持人要注意把握会议的方向，不要跑题，并做好相应的会议记录，尤其是对于没有达成共识的部分要做好标记，以备后续讨论。这样可以有效地提高会议的科学性和规范性。
2.5完善规章制度，明确职责，构建保障机制
公司深入开展自查自纠活动，梳理会议和会议室的分类，健全会议监督考核、会议规定执行情况等考核制度，明确分管领导负责会议管理工作，并指导所属单位建立健全相关管理制度，有效提升会议管理效能。
2.6注重实际，落实措施，强化会议管控标准
严格执行年初发布的年度会议活动计划，加强例外性会议活动控制。以解决实际问题为出发点，严格审批流程，杜绝无明确主题和无内容会议活动，尽量做到不开会、少开会、开短会。凡是计划外会议须经本单位分管领导严格审批，有效减少不必要的计划外会议。
2.7加强信息沟通
信息沟通是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，高效的信息传递有助于企业各部门工作的全方位协调。而会议则是企业各部门之间进行信息沟通的重要渠道，因此，会议管理者应该采取多种手段来加强会议中的信息沟通，提高会议效率，从而保证企业政令畅通，各项工作协调开展。为了加强信息沟通，在会议当中可以适当采取多媒体等辅助工具，将会议内容制作成PPT、视频、动画等形式，使所要讨论的会议议题和内容变得更为直观形象，还能有效活跃会议氛围，使会议讨论的目标和方向更为明确，也能增加与会者参与会议谈论的积极性，进而提高会议的整体效果。此外，还可以将会议的内容、决策及相关材料放到公司内部网站上供大家参考和学习，使信息的沟通更加流畅，从而促进会议决策的高效落实。
2.8做好会后总结工作
高效的企业会议管理工作除了充足的会前准备工作、明确的会议目标及科学的会议流程作为保证之外，会后总结反馈工作也很重要。为了保证会议的质量和效率，相关人员要在会议结束之后及时做好会议文件的整理工作，对必要的会议资料要进行合理的保存，秘书人员的会议记录也要作为重要资料进行归档整理。此外，相关人员还要加强对会议决策和精神的执行情况的监督，做好会后反馈工作，使会议切实达到期望的效果。
3完善会议管理效能的考核手段
3.1严格会议签到制度
参会人员必须提前到达会场，原则上提前10分钟，履行会议签到手续，超时进入会场或提前离开会场的人员，一律视为迟到或早退。因特殊情况需推迟进入会场或提前离开会场的，要向主持会议的领导和会议主办部门请示，批准后方可。没有履行签到手续又未及时说明原因的，按缺席会议处理。
3.2严格会议请假制度
对公司召开的各类会议，各单位、各部门必须按照会议通知的要求安排人员参加，未经许可任何人不准请假，不准安排他人代替。确有特殊情况不能参加会议者，必须在会前向组织会议的部门负责人报告，必要时向公司主管领导请示。未经批准不参加会议或委派他人代替的，一律视为旷会。
3.3严肃会场纪律
保持会场安静，关闭通讯工具或设为静音，不准在会场内拨打或接听电话；严禁随意起立走动、长时间滞留会场外、闭目、交头接耳、坐姿不正，特别是电视电话会议严禁不端庄行为，不得在会场内阅读与会议主题无关的报刊杂志；任何人不得进入会场办理与会议无关的文件和事项；严格按照会议着装要求着装，保持整洁、端庄。
4结语
总之，在很大程度上，会议管理就是企业的命脉，企业想要进步，会议管理就需要变的更加的有效。无论如何企业都要正式会议的重要性，在发现问题的时候及时解决。
参考文献：
[1]韦逸.试析如何做好企业职能部门绩效管理工作[J].中国井矿盐，2011（01）.
[2]张瑞华.如何做好现代企业的安全管理基础工作[J].河南科技，2010（07）.
[3]胡海清.企业会议管理[J].产业与科技论坛，2017（03）.
[4]任韵蓁，浅谈改革企业会议管理的措施[J].企业技术开发，2018（04）.
作者简介：
李惠龙，1979.10.03，，男，宁夏石嘴山人，本科学历，政工师单位：国网宁夏电力有限公司石嘴山供电公司