朱广会（哈尔滨市教育研究院，哈尔滨150000）
摘要：随着人事档案管理体制的变革，现代信息技术在档案管理领域的广泛应用，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标，要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应。
关键词：人事档案；知情权；信息化
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）03-0091-01
1加强人事档案信息化管理途径
基于网络的全面、实用的人事管理信息系统建设是人事管理信息化的重要目标。人事管理信息系统的开发可以促进人事管理的透明性，在提高工作效率的同时，使人事决策或相关决策更为科学。
1.1加强信息化建设，实现人事档案管理手段现代化。信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机，我们应抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学技术知识与科技手段，加快组织人事档案的信息化建设，建立干部人事档案信息管理系统。该系统应至少包含档案检索管理系统、干部信息查询系统、信息综合开发系统等三大系统功能。其中信息综合开发系统要以符合选用干部工作的要求为标准设置，而且对干部信息具有统计功能、分析功能、预测功能。同时，要把突出人事信息质量作为人事管理信息化的主要量化评估要求，一是基础性信息突出准确性，严格信息的审查制度。二是动态性信息突出时效性，对紧急、突发性事件产生的信息处理更要快速。三是经验性信息突出指导性，而且要尽量具有探索性和超前性，强化档案编研能力。四是政策性信息突出针对性，保证信息为决策和执行服务。
1.2加快人事档案全文数据库建设，满足利用需求。通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
1.3加强人事档案信息动态化管理，提升使用价值。不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映本人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料，使人事档案不再是千人一面的模式。加快人事档案信息更新的速度，使之与人员流转的速度相协调。人事档案管理应该对人事档案信息实行动态化管理和维护，探索建立电子人事档案的新途径，通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统，不断提升人事档案的使用价值。
1.4加强网络建设，构建信息平台，实现资源共享。建立干部人事档案网络化管理体系，按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理，确保干部人事档案分级管理的高效性。实施人事档案现代化，首先是在人事管理机构中设置信息中心，履行人事管理信息化的指导和技术支持职能。建立规章，规范人事信息流动渠道，使信息中心成为人事信息的唯一收集和发布者。人事管理工作的基础是对人事信息资料的依赖，人事信息资料信息量大、构成多维、要求精确、动态变化频繁、信息发布交流面广量大，建立科学合理的人事信息库成为急需解决的问题。信息中心要把人事信息库的建设和人事档案的管理有机地结合起来，把基础信息与衍生信息、静态信息和动态信息统一起来。要实现这一目标，必须保证足够的技术人员储备，既熟悉人事业务又熟悉信息系统建设的专业技术人员是首选。网络技术的应用是全面实现人事管理信息化的技术前提。要想实现人事管理的信息化，信息共享必须解决。目前，高校校园网建设速度很快，网络技术支持基本到位。必须充分发挥网络优势，以信息中心为枢纽，对信息需求者实行授权和分等级开放，实现信息服务的良性循环。
2遵循安全性原则，迎接网络环境新挑战
网络环境下，信息在产生、处理及传输的过程中，时刻处于一个开放的状态。任何人通过信息高速公路中任一节点、任一终端都可以查阅到相关人事档案信息。
2.1人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。我们要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。在技术安全管理方面，应做到档案内部局域网通VYN与外网连接，以保证安全。访问电子文件采取控制技术，对单位的档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问。加密技术是在电子通信系统和应用系统中采用“双密钥码”。一个是公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥。发出电子文件时，使用收方的公开密钥，收方用只有自己知道的解密密钥解密。防火墙控制访问者，在某一个结构的网络和不安全的网络之间设置障碍阻止对本机构信息资源的非法访问。为了安全，在计算机上设置只能读取状态而不能对软件、档案做任何添加、修改，防止档案的失真。
2.2人事档案利用是人事档案工作存在和发展的动力和源泉，离开了人事档案利用，人事档案工作就失去了存在的意义。人事档案工作必须强化公众服务和以人为本的理念，向社会敞开大门，为社会公众提供更多的人事档案文化产品和个性化的服务方式。让档案以各种形式真正从人事档案库房内“解放”出来，积极融入老百姓的生活，这样才能增强民众对人事档案的亲和力，逐步改变社会对人事档案概念的认识偏差，进而凸现人事档案的文化属性。
3人事档案信息化对保障人事档案知情权的促进作用
人事档案管理模式需要进行改革，人事档案提供利用制度应与时俱进，在遵守国家相关法律法规的同时，把有利于广大人民群众作为管理工作的出发点和落脚点，保护公民了解人事档案信息的知情权，增加透明度，放宽服务对象。人事档案管理工作应以人为本，对人事档案信息数据库中的一些非保密信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、年度考核情况等向个人开放。首先，应允许个人知道自己档案的目录内容，知道自己的档案袋里究竟放了些什么。其次，应允许向个人开放人事档案信息中的部分内容。查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案，不仅可以提高查阅档案速度，还有利于保护人事档案实体本身的安全。
参考文献：
[1]张丽娜.人事档案信息适度公开，确保当事人知情权[J].法制与社会，2009.
[2]杜炜.档案利用实效的统计[J].北京档案，2009.