黑河市爱辉区地方社会保险事业管理局黑龙江黑河164399
摘要：目前，文件档案管理在档案建设工作中的作用日益突出，但由于管理措施不到位，导致文件档案管理工作不够规范，无法真正将文件档案的作用充分发挥出来。规范化的文件档案管理工作不仅能更好的适应档案建设工作，还能满足国家对文化建设的迫切需求。因此，档案管理人员应创新工作方法，严格落实管理制度，确保文件档案管理工作朝着规范化、科学化、信息化的方向发展。本文阐述了提升文化档案管理规范化水平的重要意义，分析了在文件档案管理工作中存在的问题，并提出了合理的解决对策，以加快文件档案管理工作的规范化进程。
关键词：文件档案；管理；规范化；对策
1提升文件档案管理规范化水平的重要意义
文件档案作为办公室管理的重要组成部分，它是人们在日常的工作、学习中逐渐形成的各种类型的数据资源，对各个单位乃至是整个社会都有着至关重要的影响。对文件档案的收集、归档和数字化管理是进一步规范文件档案管理工作的关键性环节，提升文件档案管理规范化水平不仅能为各个单位提供真实、可靠的资料，还能为领导的决策提供有效的数据支撑，便于日后的信息查询，从而保障各项工作的顺利开展。因此，档案管理人员要认清文件档案管理工作的重要性，在实际工作中要采取有效的解决对策，要对文件档案的实际情况加以规范。
2提升文件档案管理规范化水平的对策
2.1强化档案信息资源的优化配置
为了实现档案信息资源的价值最大化，要从不同方面入手，加强档案信息资源的优化配置：1.明确档案信息资源优化配置的目标定位。要注重对档案信息资源需求对象的细分，明晰档案信息资源需求的用户对象、方式、范围等，并分析档案信息资源的其他属性，使之能够满足各类档案用户的需求。2.注重档案信息资源的市场优化配置。要建立健全市场需求导向的供求机制，关注档案信息市场的供求变化，考虑资源类型、用户主体、组织机构等因素，确保档案信息资源与市场需求相契合。同时，还要建立健全档案信息资源市场化配置运行机制，实现对档案信息资源优化配置的宏观引领和规划协调。另外，还要注重对特色档案、综合档案、专业档案的整合，使各类档案信息资源能够优势互补、信息共享，最大化地体现档案的利用价值。
2.2完备设施，提升效能
为有效提高信息化管理水平和效能，事业单位必须加大资金投放力度，注重应用性软硬件信息化基础设施建设。首先，事业单位要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理进程，有利于进一步促进事业单位各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。事业单位各个部门要及时整合相关档案信息资源，按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体，借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后，事业单位还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。
2.3转变观念，优育人才
优质高效的档案信息化管理需要积极转变管理观念，需要配置优秀的管理人才和富有凝聚力的管理团队。第一，促进单位领导和管理人员转变观念，树立优化实施档案管理的正确认识，明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义，增强信息化应用意识。第二，加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中，事业单位可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式，建立较为合理的管理人才队伍，让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三，加强轮训学习，更新管理知识，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的能力和素质。事业单位必须对管理人员的计算机专业知识、应用技能、综合素质等进行有针对性培训，注重考核管理业务能力，提高他们对档案管理的思想认识，培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四，激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。事业单位要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习，灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。
2.4对文件档案的管理方式进行改进
不仅电子档案对存储环境有着十分严格的要求，文件档案对存储环境也有着相对严格的要求，必须要对存储环境的温度、磁场、湿度进行严格的控制，若没有做好管理工作势必会给文件档案造成巨大损失。因此，在文件档案管理过程中必须要开展科学合理的管理方式，保证存储环境处于通风条件，同时，还要做好相应的防火、防水、防虫蛀等工作，最大限度提升文件档案的保管质量。此外，还要进一步加大对文档档案管理工作的资金投入，资金投入是做好文件档案管理工作的重要前提与基础。只有投入必要的现代化管理设备，才能使文件档案得到良好的存储。在文件档案中势必会包含一些照片档案，在照片档案的存储上，除了要做好防火、防水、防潮等工作，还要避免照片档案遭到日光与紫外线等物质的侵害，应将档案室内温度控制在25℃以下，湿度控制在30%～50%。这就需要为照片档案配置相应的恒温恒湿柜，从而达到照片档案的存储要求。从这一点上可以清楚的看到，只有提高对文件档案的资金投入，为档案室配备齐全的现代化设备，才能使文件档案工作发挥出最大的成效，从而为提升文件档案管理规范化水平创造良好的条件。
2.5对文件档案管理规范加以完善
对文件档案规范加以完善是提升文件档案管理规范化水平最为主要的方式之一。在实际工作过程中可以从完善文件档案细则、健全档案人员交接工作制度这两个方面入手进行完善，科学合理的档案管理规则能保证档案管理工作效率获得有效提升，让文件档案工作变得更加顺畅有序，最大限度降低人力、物力的投入，使工作时间变得更加有效。健全的档案人员交接工作能降低文件档案出现丢失、损坏等问题的可能性，避免给今后的工作造成不便。完善文件档案管理规范化水平能使文件档案工作管理向着规范化、科学化的方向不断发展。
结束语
如今，文件档案管理在档案管理工作中的重要性日益突出，做好文件档案管理工作，使其更加规范化，充分发挥出文件档案的作用已成为档案管理工作的重中之重。因此，档案管理人员应对自身的文件档案管理方式进行创新，并落实各项管理制度，使文件档案管理工作向着更加规范化、科学化的方向发展。
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