信息系统在某医院考勤管理中的应用

信息系统在某医院考勤管理中的应用

于莉莉

(山东省济南市济钢医院山东济南250132)

【摘要】医院考勤管理是医院管理最基础的工作,同时也是人事管理各项工作的重要参考信息。医院的考勤管理从手工管理到信息化,大大提高了人事管理的工作效率。

【关键词】信息系统;考勤;人事管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752(2018)21-0354-01

ApplicationofInformationSysteminAttendanceManagementofaHospitalYuLili.

Jiganghospital,Ji'nan,Shandong,ShandongJi'nan250132,China

【Abstract】Hospitalattendancemanagementisthemostbasicworkinhospitalmanagement,anditisalsoanimportantreferenceforpersonnelmanagement.Theattendancemanagementofhospitalsfrommanualmanagementtoinformationizationhasgreatlyimprovedtheefficiencyofpersonnelmanagement.

【Keywords】Informationsystem;Attendance;Personnelmanagement

医院员工考勤是员工工资奖金发放、年终奖金发放的依据,是医院管理最基础的工作,同时也是员工职称、职务晋升、年度评优考核等工作的主要参考信息。某医院的考勤管理,经历了手工到信息化的发展过程,正在逐步完善。

1.手工填写考勤汇总模式

2015年4月以前,医院考勤上报均为手工模式。每个员工每年一张考勤表,分1~12月,每个月月底,科室考勤责任人负责填报本科室员工的当月考勤,再填写一份科室汇总表报送人事科,由于不同身份员工工资发放的口径不同,汇总表还要按照员工身份(在编和派遣)分开报送。

手工填写考勤模式的弊端:

1.1不好统计

每月根据纸质考勤表录入中夜班及加班数,极容易出错。为避免出错,需要反复的检查录入结果,每月月底需要专门用两个工作日录入考勤,这就造成工作效率低下。

1.2不好查询

考勤录入,发放工资后,会有员工科室或者个人对考勤有疑问,或者工作原因需要查询,就要翻阅历史考勤,工作相当耗时耗力。

1.3浪费人力

首先,耗费科室考勤负责人的人力,不仅需要手工填写个人考勤表,还需要手工填写科室汇总表,填写完后再将汇总表送至人事科。其次,耗费人事科的人力,人事科要根据报送的纸质考勤手工录入电子表格,不同身份员工的考勤要录入不同的表格。

1.4浪费物力

纸质考勤需要耗用纸张与打印机,与无纸化办公的目标相背离,也增加了医院成本。

为提高工作效率,在信息科的支持下,医院上线了信息考勤系统。

2.信息考勤模式

2015年4月,信息科在HIS系统中新增了“收入成本奖金报表”,将员工的基本信息导入系统,系统中的员工根据“身份”分类为“合同”、“派遣”、“临时”、“返聘”、“见习”等五类,以便统计。

2.1科室考勤录入

每个科室按照分配的账号密码进入后填写并上报考勤,绩效部门根据考勤情况以及科室成本收入等情况分配奖金。随后科室再登录系统,根据分配的奖金数填写并上报奖金,随即完成一个月的考勤奖金填报。系统共计设定了“小夜班、大夜班、全夜班、加班、事假、病假、旷工、哺乳假、产假、婚假、探亲假、带薪休假”等12个出勤情况,基本涵盖了各种出勤形式,大大方便了考勤统计。

2.2人事科考勤数据统计

科室填报完考勤后,人事科以信息科分配的管理员账号登录,导出所有科室数据进行工资数据填报。如有科室反映填报错误,人事科可以退回相应科室的考勤,以便科室重新修改填报。

2.3人员科室变动调整

科室在新的考勤月份数据形成以前,可以对调出人员进行科室调整,新的考勤月份形成后,需要报人事科进行人员科室调整。

2.4人员状态调整

人事科可以进入系统进行人员增减维护。点击“新增”按钮,输入人员姓名、科室、身份证号码、身份、状态(在岗或离岗),即可完成新增操作;人员减少操作,点击需要减少的人员姓名,进入人员详细信息界面,将状态改为“离岗”即可完成。

3.考勤管理信息化的优势

3.1便于统计

人事科根据科室填报的考勤,导出Excel表格,可以统计各项考勤数据,利用复制粘贴操作,避免了人工录入容易失误的情况。纸质考勤时需要两天完成的工作,半天就可以完成。管理人员可以更好的进行其他工作,大大提高了工作效率。

3.2便于查询

科室每个月申报的考勤数据均存于考勤系统中,查询时,选择相应月份,可以随时查询。例如,年底发放年度考勤奖时,需要查阅统计员工一年的考勤,人事科用管理账号进入考勤系统后,选择相应的月份,即可导出当月考勤,随后利用Excel表格进行病假、事假、产假等各项假期统计,不需要再翻阅纸质考勤,为各项工作提供了便利条件。

3.3节省了人力物力

信息考勤省略了手动考勤的步骤,也省去了跑腿报送考勤的环节,同时减少了纸张打印进等耗材的使用。

医院考勤管理信息化,标志着医院考勤管理向现代化迈进了一大步,是人事管理的一大助力。让人事管理人员从简单繁琐的工作中解脱出来,提高自身的能力,接收新的信息管理知识,从而促进考勤信息化进程。医院考勤管理信息化,能更快更准确地为医院领导提供人员数据,从而进行人员配置,加快医院地发展。

【参考文献】

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