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摘要：随着时代的发展，档案管理工作早已从传统的手工管理转变为依靠现代科技和信息技术进行管理，这一过程称之为档案管理的现代化。档案管理的现代化建设是以现代管理理论为基础，运用现代管理方法和手段，借助以计算机为代表的信息技术，实现了科学管理、提升工作效率的目标，并且满足了各行各业对于档案管理工作的高要求。本文从档案管理现代化建设的内容和意义入手，探究现代化建设在档案管理中的具体应用。
关键词：档案管理；现代化；应用
引言
相较于传统形式的档案管理，其现代化建设是时代发展潮流下的必然选择，是现代管理理论与传统管理理论的互相渗透，是现代先进管理设备与传统人工管理的完美融合，它使档案管理变得信息化、系统化、定量化和自动化，从而最大限度地体现了档案的价值。
1档案管理现代化建设的内容
（一）现代化建设使档案管理表现出明确的特征，具体体现在：第一，传统档案管理在计划安排、目标制定和人员配备上较为分散，而在现代化建设的帮助下，不仅为档案管理带来了先进软硬件设施的协助，还使各个环节之间加强了联系，通过系统协调来完成共同目标；第二，现代化建设把档案管理工作中涉及的信息以数字形式表示，以便通过建立数学模型来进行定量分析；第三，档案管理在现代信息技术的帮助下，有效提高了信息资源的收集整理、查询传递和分析利用等环节的工作效率，并且通过强调管理人员的主观能动性来增强应对复杂情况的能力。
（二）档案管理现代化建设的本质是一个动态的发展过程，是一个顺应社会发展的举动，也是一个改革创新上的突破。它既包括了软硬件建设的具体内容，又涵盖了与社会发展相匹配的整体规划，并且立足于现实，做好了长期持久的准备。除此之外，档案管理现代化建设从管理手段、管理标准、资源的呈现和使用等方面也做出了相应的改变，比如用先进的现代科学技术和设备取代了传统的手工管理、通过建立规范化的档案管理标准来保障档案管理工作的有效开展、将档案资源以信息的形式呈现并用于管理过程的各个环节、以信息化和网络技术为载体实现档案资源的内容扩充和高效使用。
2现代化建设在档案管理中的应用
2.1通过基础设施建设来保证档案资源的高效利用
档案管理的基础设施建设包含了软件和硬件两大类，前者主要是对档案管理工作的整个过程进行技术上的革新，使得各个管理阶段安全高效地运行。软件设施是以计算机网络为唯一载体，借助现代化的管理应用软件来对操作系统、数据管理系统、信息安全系统等提供科学化、规范化的管理模式；后者主要是对档案管理工作所需要的各类工具设备进行更新替换，从而减少人力成本并与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络搭建，包括扫描仪、移动硬盘等数据输入和存储设备。通过软硬件基础设施的建设，可以减少档案管理实际操作过程中所遇到的障碍，最重要的是保证了档案资源以一种通用的、标准化的形式被收集整理、归纳存放，并且被高效地广泛利用，从而发挥出最大价值。
2.2通过信息资源建设来提升档案管理的存在价值
档案管理的存在价值是其所拥有的大量的、丰富的信息资源数据库，一切使用、存储等管理工作都是基于此开展的，因此信息资源数据库的存在形式、规模大小、内容储备等特征都会给档案管理工作造成直接影响。在现代化建设的帮助下，信息资源数据库利用现代手段完成了有效扩充与强化，具体表现为：将传统形式下的馆藏档案资源和人工记录进行数字化转化，以网络数据的形式进行采集、接受、管理，并且依靠计算机技术将这些数字化信息加以综合整理、编辑分类，从而建立起完备的信息资源数据库。用户通过信息资源数据库来实现档案资源的检索、传输、摘录和分析处理，并且该过程由档案部门按照程序进行严格管理。
2.3通过标准规范建设来预防档案管理的安全隐患
既然档案管理工作的一切设备载体有了妥善安排，核心的信息资源也通过网络这一连通性极强的大环境得到了有效保护，那么从风险管控的角度来看，唯一有可能对档案管理工作造成安全隐患的只有人为上的失误和制度上的缺陷了。而现代化建设以现代管理理论为指导，通过标准规范建设来对这一潜在隐患进行有效地弥补。举例来说，现代管理理论有一套科学、合理的体系来管理档案工作人员，使其按照程序化的方式完成档案管理工作，从而有效减少人为失误；标准规范建设是包括管理规范、业务规范、技术规范在内的一系列制度性规定，以此来保障档案管理工作的快速、有序开展，从而降低因制度缺陷造成的管理不到位等风险因素。
3做好新形势下档案管理工作
3.1提高档案管理人员的专业素养
新时期新形势下的档案管理工作要求管理人员要有良好的专业素养，管理人员不仅要拥有要扎实的专业知识和技能，还要不断学习新的管理理念和技术，让档案管理工作始终走在时代前沿。此外，随着互联网技术在档案管理工作上的深入应用，档案管理工作逐渐向自动化靠拢，这要求档案管理工作人员在档案管理工作中同样要拥有对信息网络的应用能力。因此，在对档案管理工作人员的招聘上，应提高准入门槛，选拔那些有档案管理相关学历或者工作背景的人。在管理人员上任前，要展开就职培训，帮助他们快速掌握和熟练工作内容。同时，对于现有的工作人员也要展开定期的考核和培训，一方面通过座谈会、同行交流、外出进修等方式不断提高他们的工作能力，另一方面则是通过定期考核督促档案管理人员不断学习提高自己，双管齐下，促进档案管理工作人员专业素养的与时俱进。此外，档案管理工作由于其内容的保密性，要求档案管理工作人员要有良好的道德修养和责任心，单位要对此严格要求，不仅要加强管理，更要对工作出现问题的工作人员严格处理。
3.2更新传统的档案管理理念
档案是一个单位宝贵的财富，在时代和科技日新月异的发展中，档案管理也要与时俱进，对传统的管理理念进行革新。在很多单位中，管理层对档案管理工作认识不足，只重视单位成长过程中的取得的利润和成就，而忽视了档案管理在单位中的重要作用。在新时期面对新的形势，单位管理层必须改变过去对档案管理工作的错误认识，重视档案管理工作。科学高效的档案管理工作并不是只靠对档案的整理和分类就能达成的，还需要相关人员树立正确的档案管理理念，同时及时进行管理理念的革新。互联网络技术的飞速发展，给各行各业都汇入了新鲜的血液，推动了行业的革新。档案管理工作内容繁多琐，大多时候显得枯燥乏味，为了能够给档案管理工作带来新的活力，档案管理工作者就必须不断学习先进的管理技术和理念，促进档案管理工作的革新。
结语
总而言之，档案管理现代化工作面临着比过去更多的挑战，档案管理工作者必须抓住机遇，通过各种手段提高档案管理工作的效率和质量，促进档案管理工作的现代化。这要求单位提高档案管理工作者的专业素养、档案管理部门要加快档案管理工作的信息化和数字化、相关工作人员要革新档案管理理念，加快对档案的转化工作、完善档案管理的制度体系等等，最终使档案管理工作能够越来越好。
参考文献：
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