江苏省淮安市公路管理处江苏223001
摘要：在我国各行政、事业、企业单位的工作开展中，档案管理是一项重要的工作，档案记录了有关单位自建立以来所经历的重要事件，是单位取得各种发展成就的历史见证，蕴含了丰富的的工作思想和建设经验，为单位管理者领导各部门和工作人员，合理高效地开展业务工作提供了指导和借鉴作用，这对提高档案管理的工作成效是非常必要的。在信息化时代，各种形式的档案资料大量增加，传统的档案管理工作方式，已满足不了信息化时代的需要，档案管理工作的信息化建设势在必行。本文就目前档案管理的现状和如何做好档案管理的信息化建设进行分析，提出建议。
关键词：信息化；档案管理；管理制度
一、企业档案信息化管理的特点
1、档案信息传输网络化。传统的企业档案查询、利用多为面对面的借阅，即档案服务对象需要到档案室或档案馆现场检索、查询，以及办理相应的借阅手续，档案信息查询、利用的效率低，耗费大量的时间和人力、物力。在企业档案信息化管理时，档案信息查询、利用从传统的手工操作为主向信息化操作为主转变，无论是档案信息传输的质量和效率都有了质的变化。
2、档案信息检索自动化。传统的企业档案检索、查询主要依靠纸质检索工具（如检索卡片等），依靠人工检索为主，检索的效率以及准确率均较低。企业档案信息化管理实现后，在网络客户端从事先建立起的数据库中通过输入关键词等方式，实现检索的自动化，检索的效率和质量均有大幅提升。
3、档案信息存储海量化。传统的纸质档案存储的信息量极低，通常一张A4幅面的纸张所存储的档案信息量仅约为2～5KB。而将企业档案信息化管理，将纸质档案扫描成数字化存储介质，其存储的容量达到600MB，一张CD-ROM所存储的文本信息量约有15万张16开纸张所承载的信息量；而一张光盘所能承载的档案信息量则相当于1列6组6层密集档案柜所承载的档案信息容量。
二、信息时代下档案管理制度存在的问题
1、档案开放年限与信息公开年限间存在冲突。《档案法》第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。《政府信息公开条例》第十九条规定：属于主动公开范围的政府信息，应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。档案开放年限缺少灵活性，多数以年为单位的档案管理制度使得大部分档案处于封闭状态，但政府工作的基本要求是要在第一时间去公开相关信息内容，这样将会导致档案管理制度的开放时期与信息开放时期存在必然矛盾。
2、档案开放渠道单一，管理系统老化。档案馆是政府部门的资料查阅场所之一，因此，在档案馆的原有基础上应更新管理系统，扩大信息开放查询渠道，为广大人民群众提供其自身所需要的数据信息资料。我国档案管理制度主要受传统思想的影响，一般采取的相关策略均是“重保管、轻利用”。这样的话可以显著的看出我国主要实施的方式就是确保档案的安全性，但却在一定程度上忽视档案存在的基本价值，我们需要的是多元化的改革政策，而目前的基本状况主要是在信息时代下，若是需要在一定的设置时间内增大查询量，可能会造成档案管理系统的瘫痪。
3、档案管理基础设施落后。虽然我国已经开启了信息化时代，科技普遍运用在我们得生活和工作中，但是我国的基层档案管理工作还是采用传统工作手段，大大降低了工作效率。由于基层工作受到经济的限制和领导的不重视，存储档案的档案室条件差，没有保护措施，一些年代久远的档案都已经变质发霉、字迹模糊不清，已经没有了保存价值。而且，很多工作人员收集、录入、查阅档案资料都还采用人工手段，工作复杂繁琐，工作效率低。
三、档案管理信息化建设途径和策略
1、树立先进的档案管理观念。基层档案管理者要树立先进的档案管理观念，加大对档案管理信息化建设的重视。管理者的重视是开展各项档案工作的保证，也是信息化建设的速度和质量的保证。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，进入基层，了解各项工作得开展情况，定期和工作人员交流，认真听工作人员的回报，一旦发现问题，及时改正。同时，管理者要档案管理部门，合理分工、明确职责、规范工作流程，定期开展档案管理理念的培训工作，培养工作人员的先进观念，解决管理工作混乱的问题。
2、完善档案工作的基础设施建设。档案工作的信息化开展必须要具备完善的基础设施，基础设施是开展档案工作信息化的基础条件。如果没有好的基础设施条件也不会建设好档案工作信息化。基础设施主要有三个方面。一是硬件设施，例如扫描仪、电脑等，硬件是所有电子产品的基础，所以硬件的好坏直接影响了信息化工作的质量。二是计算机运行网络，它是将资料整理、录入等方面的系统。先进的计算机运行网络系统，能够提高工作效率，连接各个部门。三是做好档案资料的管理工作，提高档案信息的保密性，将档案备份，避免档案缺失问题的出现。
3、提升企业档案信息化管理队伍素质。企业档案信息化建设是一个持续不断的优化过程，在这一过程中离不开一支高素质的档案管理队伍作为保障。首先，企业管理人员要高度重视档案管理人员配备，根据企业档案工作的需要，加大专业档案管理人员的引进力度。此外，要高度重视档案管理人员的业务素质培养，通过邀请业务专家授课等形式，做好现有从业人员的业务素质再培育，尤其是加强计算机、信息网络，以及电子文件知识的业务培训，完善企业档案管理队伍的知识结构和年龄结构，为企业档案信息化管理提供可靠的人才支持和保障。
4、加强档案工作制度的建设。为了推进档案事业有序长久发展，有关单位要按照《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策，制订并完善档案管理工作制度并严格贯彻执行。单位要明确制定档案工作岗位责任制、档案材料收集、整理、立卷、组卷、归档、验收、鉴定管理制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案库房管理制度、档案销毁制度等。有关工作人员要以认真负责的工作态度，严格遵守档案管理制度，依法依规做好档案工作。确保本单位的档案资料收集完整、准确，立卷、组卷准确合理，案卷标题清晰简要，档案存放整洁有序，档案分类合理，档案登记系统完整，检索合理方便，档案保管无遗漏、无泄密，确保库房管理井然有序、整洁卫生，符合档案防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密的标准要求。通过完善的管理制度的有效实施，大力推进档案事业的发展。
结束语
企业档案信息化建设是一项复杂的系统性工程，既要加大资金投入，又要加大信息技术的引入，不断完善企业的信息化管理体制机制，注重企业档案过硬队伍的培养，综合施策，为做好企业档案信息化管理提供必要的物质保障、制度保障和人才支持，为企业的科学发展提供优质高效的服务。
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