中山市坦洲镇档案馆广东中山528467
摘要：办公室日常工作中重要的一部分是对档案进行整理和收集，档案管理工作的落实到位更是办公室工作做好的基础前提条件。档案工作的优劣会使该单位的工作质量及效率受到直接影响，同时也是对单位及部门工作水平衡量的一个标志。档案管理人员注重分类存放和整理档案可以更好的利用和管理档案资料。
关键词：办公室档案；收集整理；体会
借助当前信息技术的运用对办公室档案进行收集和整理，可以充分发挥档案的管理工作及档案实用价值。办公室是有较强综合性的部门，工作人员收集整理办公室档案资料时会面临较为繁琐的工作。为了将各种档案资料的可查阅性及办公效率提升，更加快捷科学的查询数据资料进行并对有收藏级保留价值的档案资料保护，本文针对办公室档案的收集和整理进行探讨。
一．办公室档案收集整理工作的重要性
作为对办公室工作记录的重要依据，例如档案馆的管理者可从其他方面借鉴其他档案馆的整理经验，制定适合本单位的但管理方式及思想，从而更加明细和标准化档案管理工作[1]。档案收集整理在将单位完整的发展历程记录同时还可更加规范科学的整理发展过程及其书面材料，为单位人员调动、机构改革等提供更多方便。帮助单位决策者通过对档案文件的参考对自身有更直观的认识，单位决策者通过充分利用档案资料可进行重要的决策，制定出与自身发展相适应的长期计划。
二．办公室档案收集整理的改进
1.档案分类大纲的编制
由于办公室档案资料有许多复杂的来源途径，存放与收集大量的档案资料时应对其进行分类大纲编制[2]，一种是上级机关下达的公文，例如在卫生机构档案馆的日常管理工作中通常包括与卫生医疗工作有密切关系的指导性资料文件，和卫生机构其他工作相关联的文件材料；然后是办公室所在单位的文件材料通常分为约十种，例如与护理或与医疗有关的资料等；再次是平级单位送达的相关函件，分单位及部门送达的请示和报告等。及时的收集这些档案资料并进行处理后需进行短期保存；之后对音像或电子文档等进行妥善保存；最后将办公室所在单位的内部编印、宣传等多种参考资料进行妥善保存。
2.档案材料的分类处理及存放
根据不同类型存放处理档案材料是对办公室档案进行收集整理的前提条件，也对后续查阅及利用档案资料可提供极大方便。档案管理人员首先应按照编制的分类大纲将相应的资料盒准备好[3]，仔细分清各种档案资料并在准备好的数十个资料盒封面将卷名确切标注，例如行政收文等。收发文薄均在资料盒中且每份大文件均要有对应的编号和等级；然后档案管理人员应十分熟悉档案的分类原则，同时对档案资料的存放及登记始终坚持以合理认真的良好习惯进行，从主任、秘书直到文书等管理人员均应严格遵照档案分类大纲中的要求处理日常档案文件；最后当管理人员应借助自身特长正确指导档案资料的收集整理，将档案分类目录及大纲编制好后对档案材料进行定期整理，为使档案文件能够有次序的收集整理，及时转移和收集过往文件。
3.档案部门和其他部门职责关系的处理
单靠办公室一个部门完善收集整理档案资料尤其是对档案资料进行归档和收集是不可以的。各个单位应当重视日常工作并对其职责明确[4]，通过统一指导要求档案管理部门对办公室、财务、工程等部门明确相应的档案收集归档职责，将收集和立卷等工作落实到位，从而使收集整理档案资料的效率提升。面对当前广泛应用的网络信息技术，档案管理人员除了熟悉掌握以往的档案整理方法还要对整理调用电子档案的技能及操作流程熟悉了解。
4.档案管理人员综合素养的全面提高
除了建立健全良好的档案收集管理体系真正落实办公室的档案归档及收集工作，同时离不开专业档案管理人员的综合素养。特别对于医疗单位如果档案管理人员没有较高的业务水平和积极主动的工作态度则无法有力保障档案的完整性，同时会使医疗单位未来的发展受到直接影响。因此应当重点培养但管理人员的工作责任感，使其对自身职责产生正确认识[5]，从而认真仔细的完成办公室的档案资料管理工作。
5.档案收集和整理的宣传工作
对档案收集和整理进行宣传可为后续工作奠定良好的前提条件，借助宣传可提升档案管理工作受重视的程度和专业管理人员的工作积极性。例如档案馆管理层人员借助多媒体开展宣传工作并对档案管理工作的重要性进行重点宣传，对管理方法等问题进行不断规范，可在无形中提升档案管理的质量。同时借助高效的宣传活动还会增加档案管理人员对自身工作的重视度，进而提升其工作效率，档案管理人员借助对档案资料的采集、分析和整理可对所在单位的一系列活动完整掌握，从而实现超前服务。
三．办公室档案收集整理的创新应用
1.改善与调整档案收集的方法
传统对办公室档案收集的要求、补充制度、范围和渠道相关规定与社会化管理事业，但依然可以适当调整收集方法及重点。例如将业务考绩档案归入档案体系中可对过去收集档案中的不足进行弥补。广泛应用计算机网络进行档案资料的管理可将实态的档案资料转变为虚拟状态，从而实现大量的信息收集，例如借助网络可对办公室档案下载、查看等。过去的单位不会有对流动人员的档案资料查看权限，但可永久查看本单位产生的档案资料，这样可提供便利条件给本单位的其他工作开展。
2.创新档案应用方法
当前广泛应用的网络信息技术和不断涌现的大量电子档案使档案资料的信息资源开发不断深入，档案管理人员自身应有广博的科学知识和过硬扎实的档案管理知识，同时拥有良好的档案创新服务意识和信息素养，充分认识当前时代档案管理工作的前进规律并对自身未来的职责明确。通过工作作风的改善亲自到基层及时整理收集各种问题，从而培养自身超前服务和提前预测的良好意识。
3.强化档案管理人员的培训教育
强化对档案管理人员的培训教育应对其优秀人才团队的建设引起重视，首先应当强化档案馆干部人员在思想政治方面的教育，使他们能够对日常工作中各种档案管理规章制度严格遵守，严格遵照组织原则进行档案收集整理工作的开展。另外为使档案工作人员的专业知识技能不断提升应大量投入资金，根据档案馆的实际状况有针对性的制定合理的培训方案。可将成绩优秀的工作人员选派到专业院校进行交流学习，同时选调有扎实专业素质的档案管理人员到干部队伍中，从而不断提升档案管理人员的整体综合素养并使档案管理机构得以健全。从政治素养、业务能力等方面严格选拔和考评档案管理人员，坚持持证上岗并明确各自的岗位职责。规范、科学的建设并推动档案收集整理工作，人事部门应秉持认真负责的态度定期组织档案管理人员进行培训，及时进行沟通学习，明确各部门在办公室的档案管理范围。
结语
综上所述，办公室作为各单位的重要部门在将自身工作职责完成的同时也负责将信息传达并协调管理的责任，面对较为繁杂的业务所需应用的档案资料内容及种类也十分复杂，因此借助信息技术对办公室档案进行收集整理可使档案管理人员的综合素养提升得以促进，不断完善档案资料的整理、收集和保管，从而有效提升办公室的工作效率。
参考文献：
[1]嵇炜.高校办公室档案日常管理与优化研究[J].当代教育实践与教学研究，2018（03）：56.
[2]朱春娴.如何提高办公室档案的收集整理效率[J].科技资讯，2017，15（01）：110-111.
[3]万岑.事业单位办公室档案日常管理与应用分析[J].科技展望，2016，26（06）：210.
[4]吴汾容.办公室档案收集整理的几点体会[J].现代物业（上旬刊），2013，12（09）：26-27.
[5]王涛.办公室档案收集整理的几点体会[J].四川档案，2011（02）：55.