山东省阳信县公路管理局山东阳信251800
档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供应用。档案信息化建设一方面要求档案工作者能熟练掌握和运用信息技术，做好电子文件归档管理工作；另一方面要求档案管理部门做好基础设施建设、信息资源建设、档案管理应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设以及安全保障体系建设等方面的基础工作。
1档案信息化建设的现状与存在问题
1.1档案数字化工作效率较低
数字档案建设主要来源于传统载体档案的数字化、电子文件归档和电子档案接收和重要数字信息资源的采集。数字化是数字档案建设中的重要工作，通常是将传统的纸质档案、胶片档案、声像档案等通过扫描、拍摄等方式转换成数字信息档案的过程。因为缺少统一的规划，随着计算机设备规格的更替和软件的更新，会出现储存文本格式的不兼容且不能互调，不能快速对信息进行编辑整理。而且数字化工程工作量大面广，耗时耗材，需要投入较多的人力和劳力，部分机关事业单位领导对档案工作不够重视，造成档案整理基础业务差，这些因素制约了档案数字化的进程。
1.2软件系统建设推广力度不足
档案信息化建设的软件系统主要包括目录数据库系统和全文数据库系统建设。目录数据库的建立关键在于档案的著录标引，需要熟悉档案业务及著录标引规则的档案专业人员做大量细致的工作。全文数据库需要根据档案的实用性、开放性和价值性对一些非机密性、利用率高和珍贵、易损坏的档案优先进行数字化。但实际工作中，常因为部门单位和部门对档案工作的不重视和档案管理人员业务水平不足，导致档案数字化工作滞后。
1.3硬件设施配套不完善
硬件设施主要包括微机、服务器、网络设施、存储设备等，这些均需要较大的投资成本，而机关事业单位办公经费都是固定的专款专用，经费的不足也制约着档案信息化建设工作的进程。
1.4保障体系存在隐患
保障体系主要包括档案信息化规划、规范、人才队伍和安全体系等方面的建设。档案在数字化过程中存在泄密的风险，数字化工程常有外人参与，人员的不固定导致了电子档案容易被别人复制拷贝。对电子文件信息的保护不同于保管纸质档案，我们在保管纸质档案时更多地关注其载体安全，但对与电子文件其信息本身的保护更为重要。计算机病毒的入侵具有破坏性和传播性的特点，在目前网络迅速发展的情况下，极易成为电子文件的潜在安全隐患。另外，对密码保密不严格、对电子文件制作人员的责任划分不明确等管理制度方面的不完善也给电子文件信息安全造成了极大的隐患。
2档案信息化建设的几点建议
2.1稳定档案队伍，提升档案职业道德
配备专职档案员是开展档案工作的基础。档案工作具有持续性、持久性等特点，这就需建设一支稳定的档案队伍，并建立完善的档案工作制度，职责明确、责任到人。并对档案工作人员定时开展档案业务和档案职业道德培训，更新知识结构、提高业务水平、培养良好职业道德。
2.2重视档案管理工作，完善配套设施
档案工作是一项默默无闻又十分重要的工作。要做好档案工作，一是单位要重视档案工作，配备专职档案员，并为档案工作人员创造职务晋升的空间，调动其积极性和创造性。二是对于需要进行档案信息数字化处理的单位应加大对配套设施的投入，配备专用的计算机、扫描仪、数码相机、采集卡、电磁柜等设备。三是在档案信息化建设的过程中实施科学化、标准化、规范化管理，严格执行国家相关技术标准，健全档案信息安全保障体系。
2.3加强技术培训，培养档案管理专业人才
档案信息化建设不仅要求档案工作人员具备基础的档案专业知识，还要求能熟练掌握网络操作技能。所有的数字化档案都需要按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，在数字化处理过程中，必须最大限度的保护档案原件，避免对原件造成不可逆损伤。另外，还要维护信息安全，在档案保管、整理过程中注重信息的保密。这就要求档案管理工作人员精通档案业务，并具有较高的专业水平。
2.4明确工作职责，增强创新意识
在档案信息化建设过程中，建立管理制度和明确工作职责是实现档案网络化管理的保障。只有建立完善的电子文件收集、整理、编目、检索、利用等制度，建立档案管理系统维护、管理权限和保障机制，档案信息化系统才能正常运行。另外，还要充分调动档案管理者的积极性，创新服务理念，充分发挥电子档案快捷、便利的优势，更为有效地为单位各个部门查询利用。
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