珠海市斗门区第四中学广东珠海519000
摘要：中学档案信息化建设是学校管理工作发展的客观需要,是时代发展的必然要求，中学的档案信息化管理,便于信息的存储和利用,提升了档案利用效率,对于学校未来发展至关重要。本文简要阐述了教学档案信息化建设的重要性，对加强配套设施、提升管理队伍的业务素养、改进档案信息化管理与完善安全防范工作等措施进行探究，希望促使中学教育能够得以更好发展。
关键词：中学；档案；信息化
前言
二十一世纪是信息化数字化的时代,电子文件的广泛应用,传统的档案管理模式已难以适应形势要求,现代信息基本都会以数据的形式保存在网络中,这样有利于信息的保存与调取,方便人们查找归纳整理。我国的中学的档案管理也形成信息化的趋势,由于每年的学生数量很多学生信息数据庞大,归纳整理起来不方便,而且也不易保存，所以中学生档案信息化管理是十分必要的。
1.树立教学档案信息化建设意识
中学对教学档案信息化的正确理解和足够重视是信息化建设成功实施的关键。档案管理信息化建设强调的不仅是计算机等档案建设软硬件，更强调人、管理、技术之间的系统协调。中学往往由于经费不足及重视程度不够，对教学档案信息化建设的力量投入不足，造成信息化建设总体水平偏低。他们在教学一线往往投入大量的人力、物力、财力以加强教学科研和实训条件建设，而对于教学档案的收集整理、开发利用等工作往往比较漠视，只有在人才培养工作评估时才意识到教学档案对于评建工作的重要影响。因此，首先分管教学档案管理的各级领导要树立全局意识，充分认识到教学档案信息化管理是学校日常教学管理的重要组成部分，帮助全体教职员工树立档案信息化建设意识，使广大教职员工认识到教学档案信息化建设在改进教育教学质量方面发挥的重要作用。其次，各级档案管理人员要加强自身的信息化管理意识和档案建设意识，在日常工作中养成自觉建立和完善电子档案的习惯，培养档案信息化建设的使命感，把档案信息化管理与教职工自身的切身利益紧密结合起来。
2.加强档案信息化管理配套设施建设
《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出当前档案信息化建设的主要任务，要求推动馆藏档案的数字化和数字库建设，加快推进档案信息化建设。这就要求中学要为教学档案的信息化建设提供良好的软硬件，从领导层面做好教学档案制度设计，做好教学档案信息化建设的人力、物力与财力的专项举措。要建设数字化的网络综合应用平台，建设档案信息化服务窗口；要促进档案信息化管理的标准建设，为实现档案信息资源共享创造有利的条件；要保证档案资源管理系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性和可靠性。为了有效利用中学有限的教学资源，可以通过购买一定量的计算机和网络设备，聘请熟悉计算机业务的高职院校师生自行研发教学档案管理的系统软件和组建局域网，以加强相关配套设施建设，提高档案信息化管理水平。
3.提升档案信息化管理队伍的业务素养
教学档案信息化管理需要高素质的教学档案队伍。中学要分析教育信息化对教学档案工作主体及用户的要求，通过自我教育与外出培训教育结合，全面提升教学档案管理人员的业务素养，提升全体教职员工的教学档案信息化管理的意识，为教学档案信息化管理的建设与开发奠定坚实的基础。教学档案信息化管理要求档案人员不仅要掌握档案管理专业知识，还要具备相关的现代化办公业务技能，可聘任专业的教学档案信息化管理人员。
4.改进教学档案信息化管理方法
教学档案信息化管理的重点是加强教学档案数字化建设。中学教学档案的门类涉及较广，既包括理论教学，又涉及到实践教学，还涉及到多个部门及管理单位，分散性、周期性较强，依赖传统手工人力管理的办法已经无法满足教学管理过程中快速储存和提取信息的要求。要加强教学档案收集整理的数字化建设，必须利用现代信息技术、计算机软件、多媒体设备等先进手段实现教学档案内容的数字化。对于教学类文件档案，尽量把教师的教案、题库、专业教学标准、专业实训大纲等内容数字化，师生通过网络共享教学资源来提高教学档案数字化水平。另外，建议分级实施档案数据的数字化，日常教学类档案的采集按“不同部门、同步进行”的方式进行，对学院档案室、教务处、教学系部、教研室等不同级别的部门分别规定数字化档案采集的范围及标准，有效避免重复劳动或相互推诿。开通教学类档案管理网络，开展开放式服务。中学要想突破以案卷为载体的传统教学档案管理模式，必须借助现代信息技术实现教学档案管理方法的网络化，如通过OA系统中教学管理相关的通知和文件、多媒体课件、学生学籍及成绩数据库等实现特定的局域网利用账号及密码查询，从而达到数字化管理的标准。随着OA系统、QQ、微信、飞信、博客、电子邮件等多媒体技术的广泛普及，许多教学档案的管理工作可以借助网络完成，实现自动立卷、排序、检索等档案管理功能。
5.完善信息化管理的安全防范工作
教学档案信息化管理的另一个重要方面是做好安全防范工作。首先，要对教学档案的电子文档进行安全保护；其次，增强密码验证以确保资源能够安全储存和访问；再次，对重要教学档案要建立电子文档和纸质文档“双收档制”，保障教学档案的绝对安全。要实行局域网与外网的物理隔离和密钥管理，采用防火墙、安全代理等技术防止外部攻击，做到信息安全存放，防止内部成员泄露机密。此外，通过建立跟踪登录制度，为每一个电子文件建立电子文件登录信息。非公开的档案信息不允许挂上外网，已公开的档案查询服务要严格执行身份认证、防火墙、数据备份等安全措施。由于教学档案的查阅利用会涉及到院校教学管理的各个部门，教学档案必须进行分级、按权限进行查阅的方式进行管理；低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格按照档案查询的流程逐层执行审批制度，确保档案管理安全。
6.结束语
信息技术在社会各个领域得到广泛应用,为人们的生产、生活提供了许多便利,其中档案管理是一项基础性工作,是影响中学教育教学质量的重要因素。中学的档案记载了学校在教学、科研、招生以及学生管理工作中的许多重要信息,加强中学学档案管理信息化建设，实现信息化档案管理工作的进一步优化与完善，有利于发展中学档案事业、更好地服务经济建设。
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