陕西略阳钢铁有限责任公司张军辉
摘要：随着科学技术的不断发展，使企业面临着强大挑战，只有把新的技术应用到工作中企业才能在激烈的竞争中发展和生存。
企业在运作时会产生大量的档案资料，随着经济发展，人们对文档信息作用的认识与日俱增。多样化的文档形式和网络化的文档信息，让人们对文档管理现代化的要求也越来越高。加强管理工作的信息化和标准化，注重思想观念的革新，是实现这一目标的关键。
本文对文档信息管理网络化进行简要探讨。
关键词：企业文档；信息管理；网络化引言企业良好的管理是企业发展的关键，对企业的有效平稳运行来说企业文档是非常重要的。如今，越来越多的个人和企业利用网络来公布信息，并且循环使用网络中的文件档案，这让管理、交付、获取企业文档中的信息变得更加重要。企业在长时间运作中，产生了大量的文件档案。如何集中管理好文档成了一个难题，若企业对文档管理得当，就可以更好的利用文档来创造更大的效益。利用现代化的方式来管理，对企业快速、有效的提高企业竞争能力是非常有帮助的。
逐渐发展的软件技术、逐渐扩大和深化的计算机应用领域和逐渐提高的计算机处理能力，使得应用软件的品种、功能逐渐增加。由于应用软件的种类繁多，让文件的数量和种类也变得越来越丰富，致使文档管理系统的要求与任务发生了非常大的改变。现在人们对文件档案的要求不止是在小范围内进行了。
随着文档种类、数量的不断增加以及使用范围、人员的扩大，也给企业带来了对有效文档管理的急切需要。
1.文档信息管理的重要性面对现今社会急剧增加的电子档案文件数量，网上利用文件档案信息的要求也越来越高，档案部门应在网络化、数字化方面多下功夫。那么我们应该如何改良档案的管理工作呢？根据多年以来对档案工作的实践经验、全国档案信息化建设实施纲要以及很多档案管理专家们的意见和建议，最主要的还是要遵循：“尽可能达到档案事业发展和国家信息化建设的要求，把档案信息化融进国家信息化的总体格局。把档案信息资源的扩大、开发、利用当做目标；把档案信息资源的建设当做核心；把档案信息的建设作为基础，以此来加快档案资源信息的网络化、信息管理的标准化、信息数字化的进度，更好的促进档案事业的持续发展，为了现代化服务”。
2.影响文档信息管理现代化的主要因素2.1观念陈旧近年来，文档管理工作倾向于“重保管轻利用”这样一种状态，档案服务的意识淡薄。这样的状况没能让档案发扬自身优点以及其所拥有的社会价值，为社会服务的作用难以发挥出来。
这种现象一般是因为文件档案检查手段太原始、技术水平低下、文档管理设施陈旧所导致，但是最主要的原因还是由于档案管理人员把文件档案管理工作的总体看作是简单的看管档案信息。归根结底，人们对经济时代文档信息的价值与重要性认识不够，这是导致文档信息管理工作现代化难以开展的重要因素。
2.2技术落后在文档信息传递、检索与文档实体研讨和管理过程中，使用文图压缩、计算机智能快速检索、光学扫描复制、光盘和磁盘大量储存等如今能提供的所有先进技术，进而实现音像、图片、文字等不同状态文档信息的科学化、规范化、系统化管理，称之为文档信息管理现代化。寻求有效的管理模式、先进技术手段与文件档案管理工作相结合，不仅仅是文档管理理论研究的基本任务还是实现文档管理现代化的基本途径。至今，多数的档案管理部门设施陈旧，仍然以经验管理和手工管理为主，再加上有一部分企业领导对文件档案管理工作的重要性认识还不够深，造成了文档管理事业的发展不如人意。
2.3过程管理不严密文件转换成档案一定要经过收纳、分类整理、鉴定、编目录、统计、利用等过程。在传统的纸质文档管理中，能够清楚的划分出文件和档案两种概念。然而，从目前来看，在文档中电子文件所占的比例越来越大。电子文件是由职能部门的员工亲自操作来创建的。电子文件形成档案后就没有了过去那种很强的文档管理的专业内容，只是在电子文件上设置一个归档标志或信息的过程。但是，无论是电子文件还是纸质文件，因为它们产生在不同的部门和不同的时间，所以难免会在一些环节上出现衔接不良的问题，如标准不一样、格式不规范、材质不统一等，让后续管理工作变得困难，给文件档案管理现代化的进程带来了影响2.4人员素质有差距大量产生的电子文件，迅速普及的办公自动化，飞速发展的高新技术，给文档管理工作者带来了新的挑战。随着现代化科学技术的运用，学科间的相互融合和相互渗透越来越常见。
因此，文档管理的数字化和信息化成为文档工作的趋势是必然的。这给文档工作人员在管理能力、专业知识、思想观念等方面提出了新的要求。但是由于其他方面的原因，特别是在文档管理工作人员的人才选拔、任用、继续教育等方面存在着的一些问题，让文件档案管理的工作者之间产生了一定差距。
3.文件档案管理存在问题的应对措施电子文件档案管理与传统档案管理相比明显存在着不同，电子文件档案管理是结合了自身特点，在传统档案管理形式和经验的基础上形成的。采用了计算机网络技术进行归档工作。
3.1促进档案信息资源建设首先，要用现代化的信息处理技术对档案部门中储存的档案进行数字化储存，档案包括了录像、录音档案、图片档案以及纸质档案。只有做好了这一步工作才能把数字化档案部门建设好。
3.2加强电子文件归档管理把档案管理的要求作为依据，档案部门要加强对本企业电子文件的集中、分类整理、鉴定、编录、统计、归档等环节的指导和监督，确保各个企业产生的有保管价值的电子文件有效、完整、真实。制定电子文件管理办法，研究电子文件档案的接收、保管和利用技术方法。最终实现文档信息服务利用网络化、信息储存数字化、信息处理计算机化。
3.3培养文件档案化管理的专业技术人才纸质档案是指把已经处理好的文件通过鉴定后，将有利用价值的文件集中起来，根据文件的形式、内容、来源、时间等方面进行分类，组卷之后保存管理。然而，电子文件档案管理是指电子文件转化成文档时，在计算机上直接进行文件的分类、组合、检索，电子档案在接收方式可以采取向档案部门移交。
特别要注意招聘一批有档案管理专业技能、有档案管理知识的人才来充实档案管理队伍。企业应做好两方面的工作，一是给学历低的员工提供补充专业知识的机会，以提升政策水平；二是把知识的更新程度作为依据，来增强人员管理能力。要把未来的发展趋势和工作实际需要相结合，再与实际工作相配合，
对不同需求、层次的人员按需教学，并让其能够学以致用。着力从实际工作能力、培养职业道德素质、档案基础知识等方面加强培训，用来提高文档管理工作人员的工作素养。
4.结束语文件档案管理工作发展的最终趋势是文件档案管理网络化。在网络环境下，文件档案信息工作服从于文件档案信息学的基本原理和规律又将现代企业文件档案信息管理带入了一个崭新世界。企业在互联网中创建自己的网页，实施文档信息资料让计算机管理时，应该处理好原有文件档案信息管理制度和文件档案信息管理创新两者之间的矛盾，至始至终控制好文件档案信息的安全。在这个基础上，通过兴办服务实体，对文档信息产业进行发展以及加强横向联合，创新服务方法，拓宽服务领域。以此来实现文献资源的互补和信息资源的共享，提高资源利用率，避免没有必要的浪费和重复，实现文件档案信息馆藏向着系统化、专业化、有特色的方向发展，这样就能更好地满足企业各方面的需求。
参考文献：[1]侯保华.关于企业文档信息网络化管理的思考.[J]文档信息天地，2006（5）：3[2]陈晓虹.加快实施高校档案管理信息化.[J]电子科技大学学报（社科版），2003，5（3）[3]李金秀.网络时代文档管理面临的挑战及对策.[J]情报探索，2009（10）：47-49