神东煤炭集团公司档案室陕西榆林719316
摘要：当今社会是互联网技术急速发展的时代，各行各业中都已经开始应用互联网技术对工作进行管理和总结，企业内部也是如此，上到对员工的工作情况分析，下到对公司内部档案的管理，都已经开始于互联网技术有密不可分的关系。现如今的时代背景是建立在大数据时代背景之下，对企业档案管理工作的业务量也提出了新的要求，大量数据开始让纸质档案的储存量越来越大，而且在管理的过程中，工作难度也有了提升。许多的企业档案管理人员开始将管理工作与互联网相结合，采用互联网技术管理，本文针对当前企业档案个性化管理进行了分析，希望可以推动企业的档案管理工作更加顺畅。
关键词：企业；档案；个性化管理
1前言
当前大部分企业对于档案的管理方式都是纸质管理，纸质档案在保存、抽调等方面都是非常不方便的，这也对档案管理工作人员的工作产生了极大的挑战。由于纸张存在风化的风险，因此纸质档案的管理就要求在干燥通风的环境中，否则纸张发霉，丢失掉企业的重要数据就会产生很大的麻烦。纸质档案的保存地点也是很重要的，首先要求保存地点的空间足够大，否则就会导致档案的挤压，也可能会使有用的数据丢失，造成不必要的麻烦。如果这些档案都只是保存，那么这一问题也不是非常严重，但是企业在不断发展，过去的数据都是对企业发展至关重要的，一旦需要调取档案内容，就会非常麻烦，大量纸张是具备一定重量的，如果存放不够系统化，那么就会使档案更加混乱，二次收录和管理就更加麻烦。上述问题都是纸质档案管理的不足之处，但是当前是互联网时代，档案管理工作也从纸质化逐渐走向信息化，在大数据的背景下，档案管理工作似乎有了新的开端。我国相关的档案管理部门在不断地推进“档案数字化建设”、“电子档案管理”等工作的进行，致力于让我国的档案管理工作都能够走向数字化的模式。但是如何在现有基础上加强档案管理工作，又是一个新的难题，档案管理工作的服务型以及对企业的推动性都是当前需要深入研究的问题。
2企业档案管理工作面临的挑战
2.1科技背景产生的挑战
当前是互联网快速发展的时代，如何在此大背景下，保证工作的稳定性以及数据的长期可读性，是非常重要的。在大量的档案数据信息中，对有用的信息进行筛选，对无用的信息进行集中处理，是当前档案管理工作面临的第一个挑战。进入互联网时代，各大网站平台争相发展，成就了许多电商平台，如淘宝、京东、亚马逊等，也成就了推特，微信，微博等社交网络平台，因此所产生的数据涵盖内容会更多，还兼容了百度、谷歌等大型搜索引擎，这些网络平台的发展都为企业的档案管理提供了新的便利渠道。企业要想在发展中占据有利地位，那么对于具有实用性的信息就要及时搜索、筛选、提取，迅速适应全球市场经济的变化趋势，使企业内部的血液不断更新，但是也由于信息量过大，对企业的档案管理工作也产生了前所未有的挑战。
2.2数据安全产生的挑战
随着企业档案管理数字化技术的普及，许多企业在档案管理上都已经开始采取电子信息模式，传统的纸质版管理已经开始被淘汰，那么随之而来的就是数据安全问题，这也成为了管理部门面临的重大挑战。行业内部的同类企业之间也存在竞争，企业的技术、合同等都是企业内部的隐私问题，但是数字化管理方式开始后，就容易产生泄密，而对企业的发展造成非常不利的影响。计算机技术的发展速度有目共睹，陈旧的设施以及不完善的软件系统都容易成为黑客突袭的目标，成为数据保存的安全隐患。大数据背景下，信息量的庞大以及涉及范围之广，在人工筛选过程中也会出现漏洞，造成数据流失，产生无法弥补的后果。
2.3数据处理产生的挑战
由于企业档案管理数字化模式还不是十分成熟，因此，许多的企业在对数据的处理方式，处理目标等方面都非常不熟练，传统的检索方式已经无法满足数据的更新需求，但是企业的档案管理工作人员技术却无法满足时代的变化。传统的数据处理方式，对具有大量非结构性信息的筛选是很有难度的，因此许多有意义的信息会被漏掉。因此，企业档案管理工作人员的专业性要非常注重，在对数据处理上也要具备一定的工作经验，做出准确的筛选判断。
2.4数据分析产生的挑战
由于企业在档案保存的过程中会有大量的数据储存，但是这些数据都不能直观地为企业发展提供有用的讯息，需要通过专业性的分析、解释，完整地数据分析，才是一项有用的数据。在对数据进行分析时，如果不能够明确、直观地表达数据所要反应的结果，用户很可能就无法理解其中的含义，甚至由于信息的不完善产生误导情绪。因此，企业档案管理工作不仅要对数据进行整理，还要对数据进行精准的分析，将数据所要表达的内容直观地呈现出来，以此作为参考。
3企业档案管理工作的意义
一个企业的档案管理工作，是非常重要的，档案中所包含的信息都是对企业发展有用的信息，因此这项工作对于提高企业员工的整体素质以及企业经营模式的创新都有关键的作用。档案管理不仅可以让企业员工了解企业在过去的发展阶段所面临的挑战以及企业发展过程中的经营模式，还能够让员工对企业未来的计划进行大体的了解，向着一个特有的目标迈进，更加具有工作热情。企业高层管理人员还能够通过档案管理及时对企业的经营情况以及员工的工作情况进行了解，适度展开一定的工作策略，为企业的经营指出更加明确的方向。企业的档案管理不仅针对企业内部，对于企业的经营模式以及经营成果也都是很好的一个反应，让企业在竞争与合作的同时能了解内部变化以及市场变化，适当做出调整，完善经营模式，这也直接关乎着企业的未来发展。因此企业档案管理工作是具有非常重要的实际意义的，不仅能够使企业的资源配置达到最优，还能够丰富企业文化建设，提高员工的工作热情，为企业在市场竞争中的全面发展做好奠基工作。
4当前企业档案管理工作存在的问题
4.1管理观念落后
由于大数据时代的发展时间还不是非常久，许多企业档案管理的工作人员都是传统管理模式的工作人员，他们对于档案管理的方式没有深刻的认识，对于创新型的管理模式不容易接受。许多企业的高层人员也没有意识到这一问题的严重性，认为管理的方式都是大同小异的，其实则不然，数字化管理和纸质化管理的方式是截然不同的。还有一部分企业是因为不想在档案管理方面投入更多的人力与财力，这就直接导致企业档案管理工作的质量达不到标准，档案的检索以及档案数据的处理工作都不达标，这也无法为企业的数据提供过多帮助，甚至可能存在漏掉信息的风险，这也在一定程度上阻碍了企业的发展。
4.2资源闲置过多
许多企业档案管理的工作人员在对档案进行管理的过程中，都比较注重档案的管理，而忽视了档案的利用，导致档案的资源闲置数量过多。有相当一部分的企业在收录档案过程中，更加注重人事档案，文字档案，而忽略了实物档案的收集，这也是导致资源闲置的一个因素。近年来，大部分企业开始有专门的工作人员对档案进行管理，但是由于外部环境的影响，办公条件的不足，许多档案还是存在流失现象，声像类的档案基本都没有得到很好的保存，这也给企业信息管理带来了麻烦，影响了企业档案系统的完整度。还有许多工作人员的管理意识不够，为了方便工作，而将重要的信息单独保存，没有上交管理中心，这时就会导致很多重要的信息丢失或损坏，给企业的工作带来了非常负面的影响。还有一部分企业为了不造成数据的丢失，所有的数据都会收集，但是一些无用的数据应该丢弃，这就造成了资源的闲置，档案数据也无法为企业发展提供足够的信息。
5如何提升企业档案个性化管理
5.1增加数据化服务
数据化服务的意思就是在对企业档案进行管理的过程中，对数据进行及时的分析以及对比，能够通过数据对比分析来总结出有用的信息，才能够对企业的发展产生有利影响。许多企业的高层员工都认为，同行业之间，企业的竞争主要来源于产品的质量，服务的质量以及销售渠道等，但是实际上，这些都是外界因素，并且这些外界因素是可以通过内部改变而竞争力有所提升的。实际上，未来市场的掌控就是对行业内信息的掌控，企业的竞争实际上就是信息的竞争，哪一个企业能够在大数据中分析出市场的发展趋势，消费者的消费需求，并且做出最及时的反应，将产品投入市场，那么哪一个企业的发展就是最快的。市场反应的速度直接决定产品的销量，只有对这些数据都进行有效分析，对档案数据进行有效管理，增加数据化服务，才能够提升企业的竞争力。
5.2完善智能化服务
当前就是一个数字信息化时代，智能媒介已经成为了主要的发展平台，完善智能化服务也是完善企业发展的一项重要工作。在传统的档案管理中，信息内容少，信息检索难度不大，但是在大数据时代，数据量以及数据分析难度都有明显的增加，这就要求档案管理工作人员对数据的敏感度以及对数据的定位都更加准确，才能够达到数据分析的应有效果。也可以根据企业的发展来制定智能化服务，根据企业的特点设计检索条件，方便进行系统的查询。
5.4提高企业档案管理的趣味性
大数据时代的到来让许多企业在营销方面都花费了更多的心思，目的就是能够将产品的特性与服务相结合，让消费者体验到更人性化的服务。其实在档案管理工作上也可以有这种思路，可以尝试利用推送技能，在保证档案信息安全保密的前提下，对数据进行前台推送，可以加大档案的搜索率和利用率，员工也能够加强对档案的熟悉度，是非常可行的一种方法。在推动的过程中，增加趣味性，例如将公司的发展历史做成动画，盈利情况做成对比图等等，这些都能够从吸引员工注意力的角度出发，提高员工的工作热情。
6结语
综上所述，企业档案管理对于企业的发展来说是非常重要的，一个企业如果有一个系统的、完整的档案管理系统，可以为企业提供很多的信息资源，让企业在同行业的竞争中拔得头筹。当今时代背景是大数据时代，各类数据都是企业发展的关键，对数据的有效筛选和利用是企业档案管理工作人员最需要重视的内容，只有读档案数据信息合理的管理，对无用信息及时丢弃，才有可能为企业提供更好的信息，推动企业的发展，从而推动社会的整体进步。
参考文献：
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