山东省招远市龙王水库管理所
招远市龙王水库始建于1958年9月,1960年3月建成投入使用，是当时山东省重点建设项目。2010年曾对水库开展了大规模的除险加固。从水库立项审批、规划设计、开工建设，到后期的除险加固扩容，及如今的稳步发展，60年间形成了大量极具传承价值和利用价值的档案，这些数量巨大、门类齐全、高度关联、体系性强的珍藏档案，恰似一条承载着水库历史发展的、环环相扣的记忆链。
一、留凭查考，充分认识水库档案工作的重要性
对于水库管理单位来讲，水库档案是行政管理的依据，是领导决策的参考。作为一种重要的信息资源，其包含了水库历史、工程建设、日常事务、职工信息等，是水库建设发展的重要凭证和参考。如在工程建设方面，龙王水库大坝主体采用的“金包银”碾压混凝土、坝肩边坡采用“高边坡劈坡喷锚”等先进工艺，这类工程所形成的水库科技档案不但对水库目前的利用和维护有重要意义，也对其他地区兴建同类工程具有很大的参考价值；在旅游开发方面，水库利用档案资料建设展览馆，并参与制作了多期景区宣传片，充分彰显了水利行业的精神风貌；在日常工作中，水库实现水利发电、汛期科学调度、水源地供应等方面也离不开档案的合理利用。
对社会来讲，水库档案是历史的真实记录，是承载当地记忆的重要文化遗产。它既满足了当代当地利用参考需要，还保持了人类历史的整体性和延续性，水库档案的质量和完整程度影响到整个地区的记忆留存。所以，做好水库档案工作，使这种历史“记忆”尽可能完整、有序的持续下去极为重要。
二、建章立制，大力加强水库档案管理工作
1.建立健全制度并切实施行是规范做好档案工作的前提条件。
所谓无规矩不成方圆，档案工作需要有一定的标准、形式。招远市龙王水库为确保档案资料的齐备、完整、规范，根据国家《档案法》、《山东省档案工作条例》有关规定，并结合水库管理所实际情况，制订了《招远市龙王水库档案管理制度》（以下简称《管理制度》）。《管理制度》包括了《综合档案管理制度》、《档案交接制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案销毁制度》等章节，对所藏档案资料的收集整理、立卷归档、科学管理、合理利用做出了明确规定，极大的提高了档案的规范化管理水平。为了确保这些档案制度的有效实施，龙王水库管理所还对文件的归档工作实施岗位责任制，把档案工作纳入处室年度目标考核范围，使档案工作规范化、责任化，档案管理上有组织、有准则、有计划、有经费，让档案制度切实落到实处。
2.重视对上对下宣传推广是做好档案工作的重要手段
档案工作尤其是档案收集工作，仅靠档案员难以完成，其离不开单位各部门、所有工作人员的支持。不少人认为档案收集不全的原因是领导不重视，各部门工作人员不重视。然究其根本原因，还是宣传力度不够。龙王水库作为全省重点水利工程，档案具有数量大、种类多、内容繁杂等特点。档案的庞大性、复杂性使档案难于管理，更难于收集齐全。零星档案散落在经办人手中，如开会带回的材料，外单位通过电子邮箱等途径直接传给对口科室的文件等，这类资源的产生，档案人员并不知情，无法有效监督而造成资源不能归档，将严重影响档案的完整性和利用价值。龙王水库管理所采取加大宣传力度的方式，广泛宣传档案相关法律法规，张贴档案类宣传图，组织学习档案知识，同时档案人员也常与各科室人员沟通、协调，做好监督工作。通过以上方式引起了全所工作人员的档案工作的重视，逐步推动档案收集工作从义务化向自觉化转变，最终达到做好档案工作的目的。
此外，向领导“宣传”也是做好档案工作的必要手段，甚至可以说是必要前提。龙王水库管理所档案人员经常主动为领导提供上级机关下发的档案政策性文件，积极争取领导对档案工作的支持，常态化地向领导汇报档案工作开展情况，使所领导对档案工作极为重视，主动将档案工作纳入了年度考核范围，有力支持了龙王水库档案管理工作开展。
3.良好的工作环境是做好档案管理工作的必备条件
档案作为重要的信息资源，应遵循保密原则。招远市龙王水库管理所在设备资金比较紧张的前提下，优先为档案室安装了防盗门和防盗护栏等设施。由于目前所藏档案大部分为纸质档案，十分容易发霉、受潮，时间久了字迹易褪色、易粘到前页，极其不易保管。为了使档案保存长久有效，管理所为档案室配备档案专用柜、空调、除湿机等设备，使档案处于恒温、恒湿、防光、防水、防火的环境。为推进档案编研利用工作，管理所还为档案室专门配备了专用计算机、扫描仪等电子设备，极大地提高了档案工作的效率，并实现了档案的现代化管理与利用。
4.建设高素质档案工作人员，是提升档案管理水平的根本所在
针对龙王水库管理所档案从业人员年龄较大的现状，管理所高度重视档案人员业务培训工作。要求档案管理人员不断提高业务素质和工作能力，条理准确的对档案进行鉴定、分类、整理、立卷、装订、编号等，使档案的存放条目清楚、合理有序、管理规范。同时应熟练操作计算机档案管理软件，在归档整理中注意遵循档案材料的形成规律，利用计算机检索备注等方式，保持档案之间的联系，便于查找利用。此外，管理所还注重档案管理人员的责任心和保密意识培养，要求其严谨自我工作作风，严格遵守档案的借阅、制度、库房管理等制度，极力维护档案的完整和安全。目前，我所档案收集整理工作做到了不坏、不丢、不散、不乱，档案保存工作达到完整、有序。
5.科学规划，合理利用，是实现档案价值的必由之路
档案工作的目的是利用档案为其他工作服务。不能有效利用的档案，也就失去了其原有价值。近年来，招远市委、市政府正利用龙王水库周边独特的自然景观，着力打造龙王水库水利风景区。龙王水库管理所充分挖掘所藏档案，在景区在人文底蕴展示、发展规划编制，管理体制打造等方面提供了大量丰富详实的资料，发挥了无可取代的作用。同时为配合招远市委、市政府将龙王水库水利风景区打造为“惠民景区”的愿景，龙王水库管理所增强主动服务意识，加紧开展所藏档案鉴定开放工作，使民众更方便地了解水库历史。我们正致力于建立档案信息数据库，目前，管理所所藏的工程档案、旅游档案等利用率较高的档案已全部完成档案数字化制作工作，在数据库中实现了全文检索。
总之，在档案管理工作中，只有使基础工作达到规范化要求，才能确保今后档案各项管理工作有序开展，逐步由管理型转化为科学利用型。随着我国水利事业从工程水利向资源水利的转变，招远市龙王水库档案管理将在实践中继续夯实根基、锐意创新，不断推动档案管理工作稳步发展，实现档案的规范化、科学化管理及合理、高效利用，为推动水库管理、配合景区开发、服务广大市民游客做出更大贡献。