广西建设职业技术学院
摘要：高校招投标档案管理是高校管理中重要的组成部分，高校招投标档案管理工作的开展效率及效果将直接影响到学校廉政监督工作的开展及合法权益的维护。由于高校招投标档案管理工作具有其自身的特殊性，这就要求各个高校必须要高度重视招投标档案工作，结合其特点采取有效措施来保障招投标管理工作的高效开展。本文首先分析了高校招投标档案管理的现状和特点，并有针对性的提出了高校招投标档案管理的改善措施。
关键词：高校招投标；档案管理；特点；策略
1引言
我国对货物类、工程类等方面进行的招标采购起源于上世纪八十年代，在上世纪末制定了一系列的投标法，但是对招标过程中的资料管理没有制定明确的规范，这就导致在实际招投标过程中存在很多问题，这些问题直接阻碍了招投标档案管理工作的效率及效果。同时，随着我国市场经济的不断发展，不同的行业进行招投标的行为越来越多，如果对档案管理没有相关的规范，将直接影响我国招投标秩序稳定。这就要求相关部门必须采取必要的措施，对招投标环节的档案进行管理，以促进我国招投标体制健康发展【1-2】。
2招投标档案管理的现状
现阶段，我国对招投标过程中的档案管理方面还没有统一的规定，在实际采购过程中，很多单位是根据自身的需要以及特点，制定自身的档案管理制度，在保管年限、保管内容以及保管范围等方面也缺乏统一标准，这就造成在实际档案管理过程中，档案的丢失现象严重。此外，由于缺少系统的管理，在进行档案查找过程中，因为缺少条理性，给档案查找工作带来巨大困难，这也充分体现了制定统一的档案管理制度的必要性。
3高校进行招投标档案管理的特点
招投标档案管理对高校的发展起着重要的作用，而高校进行的招投标档案管理具有自身的特点，其主要的特点分述如下。
3.1广泛性
高校在进行招投标档案管理上的广泛性，主要体现在主体的来源。现阶段，高校对于各项设备的需求越来越高，高校采购的工作量也不断增加，增加了高校招投标活动，但是，招投标活动的主体却是不断变化的。这主要是因为高校在进行招投标过程中，涉及的项目和种类较多，不仅有一些较大建设项目的采购，还也有一些办公损耗以及设备维护等方面的采购，范围非常广。实际招投标环节中，主体主要是指的招投标人员、各种审批及监管部门、专家评审委员会等部门。此外，由于招投标过程中很多技术特征也在不断变化，这些特征就决定了高校招投标档案管理工作广泛及复杂的特性。
3.2系统性
高校招投标过程中的系统性，主要是指招投标的内容信息。高校在进行招投标过程中，主要可以划分为四个不同的阶段：立项阶段、招标阶段、评标阶段以及监督环节，不同的环节发挥的作用不同，但这些内容之间都具彼此联系，环环相扣，具有严密的逻辑性，充分体现着招投标内容的系统性，保障高校招投标活动的有序开展。
3.3限制性
从实际经验出发，虽然高校在进行招投标过程中具有一定的开放性，但这种开放性也是相对的，其限制性主要体现在高校招投标档案的管理环节上。一般而言，高校在进行招投标的档案管理上，不仅能够实际记录招标过程的信息，其中还涉及很多的内部信息以及实施预案，比如，高校的财政实力、人力资源等，这些内容具有一定的保密特性，因而还必须对管理过程设定一定的限制。高校在进行档案管理的过程中，应该处理好开放性和限制性之间的关系，根据不同安全等级，设置不同的权限，保证招投标档案管理工作的规范性，以有效维护学校档案的安全【3-4】。
3.4多样性
高效招投标档案管理工作的多样性主要体现在载体形式上。根据高校招投标的特点，参与这个活动的主体具有来源广泛的特点，且构成元素复杂。需要提交的资料上主要包括以下内容：招标开始之前的申请、实施方案、合同书、合同格式、技术要求与参数、设计图纸等，上述内容的要求以及格式不尽相同，且载体的形式差别较大，这就要求高校在实际招标档案管理中给予足够的重视。
4提高高效招投标档案管理的措施
4.1完善制度化建设
为了实现从根本上对高校招投标档案进行有效管理，就必须要制定出合理的管理制度，以保证整个管理过程的科学高效。这就要求各个高校结合自身的实际情况，依照相关的法律法规，加强对高效招投标档案管理的宣传，树立正确的理念，并形成健全高校招投标档案管理制度体系。此外，在确保高校招投标档案高效管理的同时，还应该还要不断完善高校招投标档案管理的借阅、检查核对、归档及保密不等制度，使高校招投标档案管理形成一个完整的制度体系。建立相关制度体系的同时，还应该确保其实施的效果，必须要严格按照相关规定来规范归档、查档及用档等流程，避免出现随意管理高校招投标档案的现象。要对高校招投标中形成的各种原始资料进行收集和保管，做到档案管理的规范、清晰，保证记录的原始性。结合高校招投标档案管理特点，根据制定的相关制度，来对高校招投标档案管理中出现的各种矛盾进行处理，以实现高校招投标档案管理的高效性。
4.2规范性建设
高校招投标档案管理工作优劣的一个重要衡量标准就是管理的规范程度。制度体系的建立和完善就是为了使高校招投标档案管理工作更加规范。高校招投标档案管理存在比较严重的职责模糊、随意性强等问题，这就要求相关部门必须要在遵守相关制度体系的同时，对档案的收集范围、归档范围、查阅条件、保管设施以及所用到的各种软硬件设备等进行规范化管理。只有规范化的管理才能保证高校招投标档案管理的效率和效果。
4.3提高信息化程度
高校在进行招投标档案管理过程中，由于档案的种类很多，且一些档案时间较长，在进行后期档案查找过程中，需要费很多的时间，甚至找不到自己需要的档案。随着我国高等院校的建设不断发展，这种传统的档案管理方式已经无法满足实际需求。依靠信息化的手段，对档案进行科学合理的管理，这样在后期进行档案查找以及档案研究中，可以节省大量的查找时间。而在高等院校招投标档案管理中，高校应该结合自身的特点，利用高校网络技术，构建完善的档案管理数据库，形成一个信息化的平台，促进高校招投标档案管理的高效进行。在信息平台构建的过程中，高校应该注意档案信息的采集以及录入的环节，要采取科学的途径、格式和标准，减少或避免问题的出现。同时，在使用信息化的软件时，应该充分考虑这些软件的兼容性，防止在软件使用过程中出现不兼容，而导致不能工作的现象。录入的数据要确保准确无误，只有这样才可以保证档案的真实价值，高校招投标档案管理工作才有意义【5】。
5结语
综上所述，招标采购正在成为高校发展的一项重要活动，但是招投标档案的管理目前仍缺乏统一完善的规章制度，导致高校招投标档案管理中存在各种问题。各个高校应该结合招投标档案管理的特点，通过在招标采购工作实践中不断摸索和完善，提高档案管理的信息化水平，以保证高校档案管理工作的顺利高效开展。
参考文献：
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