贺红华
上海丰启置业有限公司
摘要：近二十年来，随着房地产项目的开发建设，工程基建档案信息开发利用的不断深入，为公司发展带来显著成效。新时期，档案信息利用工作引起社会各级政府的广泛关注和高度重视，需要积极转变观念，及时适应新常态。
关键词：新时期；档案信息；开发利用
2014年3月，上海城投置地集团有限公司收购位于上海市青浦区朱家角镇淀山湖区域的地块项目，该地块西至绿舟路，东至上实置业待建区，北至绿湖路，南至民航管制中心及淀浦路，土地面积约为445474平方米。该项目在2016年开工建设施工打桩、开挖地基的时候，发现在地块西北面有一个用于周边已经交付使用东方绿舟青少年训练基地、上实湖滨新城住宅小区的重力排污井。如果断然采取简单粗暴的工程行为，不但会使训练基地入住的客人，而且会使周边住宅小区的居民受到伤害。于是，我司项目负责人、技术总工等以最快速度到达上海青浦城市建设档案馆、原土地出让方上实置业集团公司档案室。在办理完申请手续和相关审批程序后，从存档的案卷资料中找到了相关资料信息资源、电子图档。我司在此基础上，综合其它力量，制定了最佳的实施建设方案，使事故的损失和影响控制在最小范围内。从这个案例可以看到，工程基建档案在项目建设起的作用是多么重要，工程档案的信息化及其开发利用是多么迫切。档案信息资源作为一种信息资源正凸显其重要性，它的开发利用在社会的各个领域，特别在新时期，能创造出越来越大的社会效益和经济效益。
一、基建档案信息开发利用的现状及存在的问题
1.1档案分散管理：目前房地产项目开发建设的管理模式，上端是开发投资商（土控方）、中端是总承包单位、设计单位、监理单位、各专业分包，下端是销售管理公司、物业服务管理公司。大地块开发项目档案大多采用分散式的管理模式，即以集团公司名义拍下土地后，成立独立法人的项目公司，用于各个地块的开发建设，并以各个项目公司进行档案收集和归档。这种管理模式存在诸多的弊端：一是各下属机构过多，人员流动性大、管理成本比较高。二是因机构庞杂和相互独立导致工作的反复、执行力差，往往导致总部管理滞后和疏于管理等。三是项目公司往往是应集团大规模开发或者股权管理需要而注册成立。项目档案管理人员的常规报送任务是：向属地档案馆报送；向物业管理公司移交；甲方自存。其档案信息开发利用功能基本处于边缘化的境况。
1.2档案管理人员专业性不强，队伍不稳定：首先，档案管理人员不够专业，在负责这项工作前大多没有任何档案管理工作经验，他们一般都是按照自己的理解边学边做，结果差强人意。项目公司一般人手都十分紧缺，导致档案管理员需要兼顾其他许多工作，而档案资料整理的工作又是一项细致而繁琐的工作，特别是在工期比较紧张的项目建设中，档案管理员除了要应付日常文档的工作外，还有其它工作，往往使档案管理员力不从心。而且，档案管理队伍由于始终处于岗位变动比较大、流动性也比较大的境况，这就会导致档案管理工作的脱节，若交接手续办理不规范，就会造成整个项目档案管理的混乱，无法提供档案利用。
1.3档案开发利用基础设施差：由于项目公司的成立，往往是为一个短期项目开发而应运而生的，开发周期只有几年的时间，因此，一般情况下，公司管理层在档案管理方面经费投入严重不足，采购设备明显不齐全，这对许多重要档案的形成、收集、保存造成一定的影响。另外，在档案开发利用设施上，也没有加大投入力度，现代化的开发系统如档案网站等没有正式建立起来，档案开发利用条件较差。其造成的直接后果，就是严重影响档案利用这个功能。
二、新时期开展档案信息利用开发工作的思考
强化档案工作在项目建设中的作用：
1.1针对档案分散管理的现状，档案管理部门应成立档案工作领导小组。在集团管理公司编制大目标的同时，领导小组成员就应积极参与其中，争取将档案工作纳入领导议事日程。项目公司在与集团公司签订目标责任考核书时，可以考虑纳入到集团公司大目标内，以引起足够关注度。在各级领导及其部门重视下，争取在档案开发利用设施的投入得到运作资金，在设置档案用房、档案数字化用房、服务器机房等方面加大投入；在档案队伍建设中，要求配备具有档案管理、信息管理等相关背景的档案从业人员。有了大环境的支持，档案从业人员可以在针对项目公司开发建设的特点，将工程档案的收集与工程建设进度开发紧密联系，更好地利用档案为项目建设服务。
2.1主动提供档案利用，探索档案服务便捷化方法：
2.1.1积极开发档案成果，主动提供开发利用。档案部门作为公司内部信息管理的重要部门，对档案资料进行合理的加工、整理、分析，主动为领导决策、业务部门提供信息服务。期间，要善于确立新视角，紧跟政策导向，选择利用价值高的题材进行。
2.1.2积极探索开发规律，为工程项目建设提供方便。随着集团公司规模化的开发建设，要让工程项目档案在企业日常管理工作中发挥更大的利用价值。在有大地块分批滚动开发建设的项目中，可以提供整个地块项目的发展规划和建设情况等，通过调阅已经完成项目的全宗档案材料，不仅能快速并全面知晓前期详细控规情况，从启动立项、开工建设的过程、有关土地使用权及房屋建设工程转让等重要信息的变更情况，而且也可从会议纪要、各类图纸和照片等文件材料中了解项目进展的阶段性成果等。通过对前期工程项目档案的查考利用，大大节省后期项目开发的前期准备阶段的时间，也为设计图纸和相关审批文件材料完整、齐全地上报有关部门审批提供了全面而准确的依据，能加快工程项目建设的步伐，为工程项目顺利开发、竣工验收、交付使用等环节发挥积极作用，充分体现出工程基建档案信息开发的利用价值。
2.1.3积极研究工程建筑材料的特性，为项目开发提供直接效益。工程建筑材料是构成工程建设项目的主体，也是构成项目成本的一个主要内容。在运用价值工程管理理论，保证材料使用功能、安全性和外观效果等前提下，尽可能采用价格低廉的材料，以降低工程造价，提高项目直接效益。笔者曾调研过大型房地产集团公司拍下大型地块后，并以项目公司名义分别于2004年、2006年、2009年、2013年、2018年分批滚动建设、分批完工项目全宗档案资料。案卷中的记录有经审批同意的施工方案、技术资料、施工日记、检测证明。不仅如此，还清楚地记载了当初的供应商资料和承担施工专业单位资料，以及经审批同意的施工方案、技术资料、施工日志等。这些资料，都为同一地块开发建设项目提供有力的利用支持。
2.1.4积极做好工程造价档案，为项目提供可利用价值。笔者从参加过的建设工程项目中，深深体会到，凡是能完整建立造价资料的项目，无论在商务洽谈、招投标、司法官司等事件中，都能占得明显的优势。有一个典型案例：曾有个项目总承包单位，正当房地产企业比较低迷、百废待兴、政策不明朗之际，为了能拿下我司开发楼盘，用比较低的价格中标，承包了建设项目，并以带资的形式进行运作。待到项目结束进行结算时，早已进入亏损状态。为了弥补财务上的亏损，该总承包公司向法院提出了上诉，要求索赔，称为了帮助开发商提前进行销售，产生了赶工措施费；还对施工合同中未约定的部分，提出补差要求。为了应对此事，我公司组织了专门工作小组进行应诉，组成人员中就有笔者。原因在于，笔者参加了整个项目的开发建设，并且参加了整个项目的归档案资料的整理、验收、交付工作。对总承包单位提出的情况，可以提出事实的依据，对总包单位提出的工作量和工作范围进行确定，对总包提出的未在当时合同中约定的部分，进行科学分析，并提供足够可利用的资料证据。
2.1.5积极收集低碳生态技术资料，为绿色建筑项目运用提供有力支持。为符合国家提出的节能、环保的政策导向，新建项目中要积极运用低碳生态技术元素。大型有规模的房地产开发建设集团公司都采用地源热泵空调、采用分体式太阳能热水、采用置换新风系统、采用LED、采用内外墙保温等技术。难能可贵的是，这些大型公司还能在项目交付使用后，成立专项调研课题。为此，项目管理者可以通过查阅有关生态技术的专项具体报告、详细数据，通过科学地记录、比对，特别是可以借助物业公司管理平台收集的有关技术资料，找出了客户的名单，联系走访业主，询问设备使用的实际情况，确定出最适合项目建设的技术设备、合格的供货商和设备型号，为绿色项目建设提供最有价值的利用信息。
3.加大电子档案管理推广和利用工作：
3.1我们原有项目的操作模式是，整体项目竣工出售后，有小业主因需要进行房屋内部装修来查阅房屋结构图纸；也有小业主报修水管破裂或污水处理管道修理，需要查阅房屋进出水管平面图纸。我们往往提供原件图纸复印的服务功能。显然这已经明显不符合时代的要求了。近年来，上海市城市建设档案馆分别颁布«关于落实«上海市工程设计、施工及竣工图数字化和白图交付实施要点»的操作口径»（沪城档[2017]9号、沪城档[2018]25号），上海市住房和城乡建设管理委员会、上海市规划和自然资源局颁布«关于房屋建筑工程综合验收电子竣工资料（含图纸）平台上传及相关要求的通知»（沪建建管联[2019]132号），这给我们向项目工程建设各方落实竣工图出图、竣工资料电子化工作起到了积极的政策指导作用。这种以项目竣工资料编制的源头作为抓手，对推动电子档案管理进程及以后资料利用，打下了结实的基础。
3.2收集齐全、保存完整的具有成套性和系统性的工程项目档案材料不仅反映了企业档案的管理水平，更能为企业增强社会服务功能，提高服务水平发挥重要作用。现在，我们在基建档案管理中开展纸质文件数字化工作，及时将基建档案电子版一并归档，并建立大型住宅管理网络，能更有利于基建档案的利用，提高工作效率，更能对档案原件减少损耗。
新时期的住宅小区交付使用后，其在设备和技术上必定是现代化的。试想，一个大型社区的档案信息智能箱，能接入互联网，具备档案信息利用的功能。小业主可以在触摸屏前，通过读卡、扫码、甚至人脸识别登录账号，选择要利用档案信息的类别，能实现小区信息资源的共享，有效确保辖区内设施、设备系统的安全、正常运行的共享；更能对落实和指导社区操作和管理环节标准，实现社区全方位标准化管理提供可利用的思路。
4结论
综上所述，新时期档案管理人员要对档案利用情况及效果进行深入分析，了解利用目的，及时总结经验，研究基建档案信息利用规律，将实现档案利用价值最大化。