陈芳广东省机电设备招标中心广东广州510030
摘要：招标文件是招标采购活动中最重要的法律文件，因此，招标文件编制是否规范、科学、严谨，直接影响整个招标工作的成败。如何在开始阶段编制好一份招标文件，是我们需要认真研究的问题。笔者就结合机电设备招标工作的经验，对编制机电设备招标文件的一些技巧和注意事项，进行初步的研究和探讨。
关键词：编制；招标文件；招标方式；商务条款；技术条款
招投标制度能够最大限度的约束交易者的行为，进而创造相对公平、公正的竞争环境，使得生产要素能够优化组合、合理配置。招标文件是招标采购活动中最重要的法律文件，招标文件表述了招标人对拟招标工程的预期考虑和潜在中标人的要求，是投标人编制投标文件的依据，基于招标文件的重要性，招标人应十分重视编制招标文件，使得招标文件严密、周到、细致、内容正确，这样才能保证招标活动的圆满成功。
1选择采用的范本
按照国务院办公厅国办发［2000］34号文《国务院有关部门实施招标投标活动行政监督的职责分工意见的通知》精神，进口机电设备采购项目招投标活动的监督执法，由外经贸行政主管部门（商务部）负责。
2招标方式的确定
我国颁布的《招标投标法》第十条明确规定的招标方式只有“公开招标”和“邀请招标”两种。“13号令”第四条规定“机电产品国际招标一般应采用公开招标的方式进行；根据法律、行政法规定，不适宜公开招标的，可以采用邀请招标，采用邀请招标方式的项目应当向商务部备案”。因此，除特殊情况外，一般机电产品国际招标均采用“公开招标”方式。
3评标办法的确定
按照“13号令”第二十二条“机电产品国际招标一般采用最低评标价法进行评标。因特殊原因，需要使用综合评价法（即打分法）进行评标的招标项目，其招标文件必须详细规定各项商务要求和技术参数的评分方法和标准，并通过招标网向商务部备案。”因此，除特殊情况外，一般机电产品国际招标的评标办法均采用“最低评标价法”。
4投标人资格条件的确定
针对当次招标项目的特点和具体情况，在拟定投标人资格条件时，应区别三个不同的概念，即“合格投标人”、“证明投标人合格和资格的文件”以及“证明投标货物或产品合格性的文件”。
4.1“合格投标人”
“范本”第一册第2.2款关于“合格投标人”的定义是这样描述的：
（1）投标人是响应招标、参加投标竞争的法人或其他组织。除非另有规定，凡是来自中华人民共和国或是与中华人民共和国有正常贸易往来的国家或地区的供货人均可投标。
（2）投标人不得直接或间接地与招标人为采购本次招标的货物进行设计、编制规范和其他文件所委托的咨询公司或其附属机构有任何关联。
（3）只有在法律上和财务上独立、合法运作并独立于招标人和招标机构的供货人才能参加投标。
4.2“证明投标人合格和资格的文件”
这类证明文件是指针对当次招标的特殊性，特别要求投标人提供的资格证明文件。包括投标货物或产品制造商出具给其投标代理人的“制造商授权书”、达到限定标准的财务、技术和生产能力的文件，诸如“ISO认证或其它国际组织质量认证”、“经审计的年度财务报表”、“相关业绩资料或证明”以及其它额外要求提供的资格证明文件等。
4.3“证明投标货物或产品合格性的文件”
指针对一些特殊的货物或产品，要求投标人提供的证明文件。包括“产品样本”、针对特殊行业国家强制认证的证书，诸如“产品注册证”、“CCC认证”、“特种设备形式试验合格证”等有效技术支持证明文件材料。
5、拟订商务条款
主要包括交货方式、付款方式、售后服务等方面。
5.1交货方式
应明确两个概念，交货期及交货地点。例如：交货方式规定为“合同签定生效后××个日历天之内，项目现场买方指定地点交货。一个月内完成安装、调试和试运行。”
5.2付款方式
在国际招标中，会涉及到两种不同的付款方式：一种是中国境内生产的货物采用人民币支付的付款方式，另一种是中国境外生产的货物，采用外币支付的付款方式。举例如下：
1)从中国境内提供的货
物付款方法和条件：（指在中国境内生产或组装出厂，以人民币支付的货物）
（1）合同签订后10天内，买方向卖方支付合同总价30%的预付款。
（2）货物到达现场，安装调试验收合格，并收到下列单据且经审核无误后，买方向卖方支付合同总价65%：由买方出具的相应合同货物接收清单3份：1正2副。
（3）余款5%在质保期（1年）满后支付完毕。
2)从中国境外提供的货
物付款条件和方法：（指在中国境外生产、须办理进口报关手续，以外币支付的货物）
A.付款条件（单据条款）：
（1）卖方应在货物装完启运后，以传真等有效的形式将全部装运细节，包括合同号、货物说明、数量、运输工具名称、提单号码及日期，装货口岸、启运日期、卸货口岸等通知买方和保险公司。
（2）买方必须在货物到达目的地之前至少一周内收到上述单据。如果未能收到，卖方应承担由此产生的任何费用。
B.付款方法：
（1）合同签订后10个日历天内，卖方向买方开具15%的预付款保函。
（2）合同签订后20个日历天内，买方向卖方支付合同总价15%预付款。
（3）货物装箱发运前1个月，买方向卖方开具85%L/C，分两次议付；凭付款单据（详见“单据条款”）议付55%；货到安装调试验收合格，双方签字后支付25%。
（4）余款5%在质保期（1年）满后支付完毕。
（5）投标人可提出替代的付款计划，并说明如采用该替代的付款计划，投标价可降低多少，以供招标方考虑是否接受。
5.3售后服务
售后服务是一个比较宽泛的概念，可大可小、可简可繁，这将视采购的货物复杂程度或价值高低确定。可包括安装调试、验收、技术培训、故障维修、备件供应等。
1)对于相对技术简单、价
值量较小的货物采购，卖方完全可承诺“免费提供售后服务”，在此简单描述如下：应提供的伴随服务包括：（全部费用包含在投标总价内）
（1）设备的现场组装、试运行及验收；
（2）设备组装和维修所需的专用和通用工具；
（3）详细的操作和维修手册等技术资料；
（4）设备现场技术培训或专门培训班的操作及维修人员培训；
（5）质保期以后，以优惠价格维修服务；
（6）交货前的仓储、装卸、开箱、搬运，以及安装调试、验收，备件供应等相关伴随服务。
2)如需详细描述，则应以专项条款分别提出安装调试、验收、技术培训、故障维修、备件供应等的具体要求。例如：
应提供的伴随服务包括以下内容：（全部费用包含在投标总价内）
（1）安装、调试、验收：设备或货物到达买方项目现场后，买方及时通知卖方安排技术人员前往安装调试。
（2）技术资料举例：①卖方应提供以下技术资料，全套数量为：中文版3套，CD光盘备份2套。
（3）售后服务：①卖方在中国境内应建有一定规模的备品备件库和维修服务中心。②质保期：完成终验收后××时间段。质保期内，对设备正常操作出现的品质问题实行免费包修、包换、包赔。③质保期内，卖方对设备提供×次免费保养。④凡境外货物，由卖方负责（买方协助）免费办理进口报关等手续。
（4）技术培训：①交货后，卖方负责在买方项目现场，对买方操作、维修等人员进行技术培训。保证买方人员全部掌握相关的操作、维护保养技术，并能达到正确检修、排除一般故障水平。②根据买方实际需要，卖方负责无偿向买方提供定期或不定期的所售产品专业理论知识及实作技能培训。③请投标人提供技术培训内容及计划。
（5）备件供应：①质保期内，设备或货物正常使用的全部备件、易损件，均属于免费“三包”之列。②卖方在接到买方口头或书面通知后，×个日历天之内提供。③承诺保证设备终生协助买方采购设备维修用的备品备件。
（6）其他条款
6拟订技术条款
每次招标，将根据具体采购的货物拟订技术要求。
7确定带“*”号的条款
“13号令”第二十一条规定“对招标文件中的重要商务和技术条款（参数）要加注星号（“*”），并注明若不满足任何一条带注星号（“*”）的条款（参数）将导致废标。”因此，应根据项目实际情况，选择重要的商务和技术条款加注“*”号。“*”号条款的意义在于强制要求投标人必须满足的最起码的条件，但不宜随意或过多，因为对于投标人每个“*”号都是一个“炸弹”，一“碰”即“死”。不要以为招标文件中加注过多的“*”号对招标人就好，这样反而会约束或缩小招标人自己选择中意产品的范围。因为招标人最终的目的还应是选择到最适合自己的产品，即“价廉物美、性价比高”的产品。
8结束语
总之，大量事实证明，招标文件中的招标方式、评标办法、投标人资格条件的确定记忆技术和商务要求如果不合理,不仅可能排斥很多有实力的投标人,还可能为后续的评标带来很大困难，甚至导致招标失败。因此，招标文件编制必须规范、科学、严谨，才能使得招标文件严密、周到、细致、内容正确，也才能保证招标活动的圆满成功。
参考文献
[1]杨大威，招标文件编制常见漏洞[J].石油石化物资采购,2011.09
[2]陈招才,招标文件编制质量的控制之我见[J].中国招标,2006.08