广东医科大学附属医院信息技术部广东/湛江524001
信息项目档案是一个项目结束后,各方需要对接和交底的档案资料总称.按规定,信息项目档案,多数属于长期存档的档案内容.做好信息项目档案管理工作的价值与意义不言而喻.在信息项目总量持续攀升的环境背景下,落实精细化管理有助于信息项目档案管理工作的持续有序开展.总体来看,展开相关研究具有一定实效性和必要性.。
一、信息档案管理的重要意义
项目档案过程管理是为最终提交竣(交)工资料，保证项目竣（交）工验收顺利通过而做准备的。工程档案是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。
同时，竣工资料凝聚着信息项目人员的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验和科研成果的总结，是质量终身制可追溯的文字体现，质量保证资料为质量事故的分析，查找事故发生的根源，确定造成事故的责任人提供可靠真实的依据。因此强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。
二、工程档案管理过程中普遍存在的问题及现状分析
1、思想认识不足，责任不明确，导致档案管理工作的失控。
2、信息项目工程划分、工程需求调研及现成软件不统一。从而使得过程中反反复复进行资料的整改，严重打击了施工单位对工程档案整理的积极性，同时浪费了大量的人力和物力，也耽误了竣工文件整理的时间，严重影响了竣工文件编制的顺利进行。
3、资料收集难，导致项目档案不完整。由于信息项目建设周期长、参建单位多、参建各方进场时间跨度大，各参建单位档案资料管理人员意识和素质参差不齐，导致档案收集难。
4、交接手续不完善或移交不及时。有的项目竣工二、三年也没有把竣工文件移交上来，以致于档案的缺断。
5、档案部门、工程技术部门的监督、检查、指导不够。
6、竣工图编制不规范、竣工文件编制质量较差，档案验收难。主要表现在内在质量和规范性，导致竣（交）工时档案不能通过专项验收，从而导致竣工文件的大量返工，影响计划竣（交）工时间。
缺少采用信息化的管理手段，不能适应信息化要求，资料利用率低，保管、查询与检索困难等问题。
三、解决方法与措施
1、从信息工程项目立项抓起是做好竣工工作的前提；
2、建立健全资料管理制度是做好档案工作的基础；
3、运用合同管理手段是做好竣工档案工作的重要保证；
4、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施；
5、严格把住竣工验收关，使工程竣工档案发挥凭证作用；
6、实行信息化管理实现竣工资料电子化管理，提高竣工资料的利用价值；
7、聘请专业咨询单位介入，以确保竣工资料的保质保量按期完成。
四、实行咨询服务模式能达到的效果
能做到标准统一，能保证资料的内在质量和规范性，能做到资料与工程进展的同步进行；
能在交工验收时完成各单位、分部、分项工程的各种质量检验资料（施工记录、评定资料、监理平行资料）；
能在通车后3-4个月之内完成竣工资料的整理和编制工作（包括案卷、卷内目录整理及竣工档案的装订等工作）；
能达到工程档案电子化、可视化管理。提高档案的利用价值，提升项目管理工作质量。
五、建设工程档案管理制度
为规范工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，制定出一套符合信息项目档案管理制度是非常重要的。
一、项目档案的归档范围及质量要求
(一)项目档案的归档范围
对于项目建设有关的重要活动，记载项目建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、项目文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、项目文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、项目文件尺寸统一采用a4规格归档。
二、项目档案的管理机构
各项目管理部设资料员，主要负责本部门信息项目从项目准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
三、项目档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
(一)项目档案的收集
文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。
(二)项目档案的整理
按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
(三)项目档案的立卷
1、项目文件可划分为项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
(四)项目档案的编目
1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过30mm；页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人，
有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。
(五)项目档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)项目档案的归档
1、项目竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作。
(七)工程竣工档案移交
项目竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室。
(八)项目档案的保管
项目档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。
(九)项目档案的统计
项目档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。
为了提高工作效率，简化工作流程，使其档案管理规范化、简便化，加强信息化中心的信息项目文件归档管理，制定出合理化的信息项目档案管理是信息项目档案走向标准化、规范化管理的必由之路。
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