林顺清
(三明市妇幼保健院365001)
【摘要】随着我国社会的发展与经济的腾飞，目前我国已经全面进入了信息技术时代与知识经济时代。全新的科技对传统的档案服务体系提出了巨大的挑战，而随着人民群众综合素质与意识形态的不断提升与完善，对于我国目前的档案信息管理部门提出了越来越多的要求，对于档案服务能力的提升更是出现了迫切需求。本文从当前形势下我国档案服务中出现的问题入手，对如何提高档案服务能力进行讨论，并最终提出相关对策。
【关键词】新形势档案服务能力提升途径
【中图分类号】R197.3【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）11-0108-03
一、档案服务能力的定义与内涵
档案信息资源是十分重要的信息资源，是一个国家与社会发展所必须要依赖的原始数据。档案信息资源包含着我国所有的信息资源、记忆资源、历史资源、文化资源与知识资源等等的重要信息，是必须要进行妥善保护与管理的信息资源。而所谓的档案服务能力，就是相关的档案信息管理部门收集、管理并保护好档案资源，并且发挥出其最大的利用价值，为所有需要档案信息资源的政府部门、相关机构与个人提供服务的能力[1]。
在如今社会与经济高速发展的新形势下，人们对于档案服务能力提出了更高的要求，随着我国各项产业的高速发展以及信息时代的全面来临，档案服务领域也在经历着重大变革，传统的档案信息管理模式以及档案服务模式已经难以满足高速发展的社会的需求，因此为了更好地服务大众与社会，档案信息管理部门必须进行体制上的改革，寻找新的档案服务思路与新的档案服务理念，将信息技术与计算机技术融入到档案服务工作中来[2]，从而进一步提升我国档案信息管理部门的档案服务能力。
二、新形势下我国档案服务的问题及发展方向
（一）新形势下我国档案服务所面临的问题。
在目前这个信息化的时代背景下，我国的档案服务存在以下几个方面的问题[3]：首先，目前我国的档案服务理念还处于被动服务的层面之下，只有当相关部门或个人求助于档案信息管理部门的时候，才会进行相关的档案服务，并且服务效率低下；同时相关部门并不会主动地扩充与完善档案信息资源的建设，只有等到有了需求才会去寻找相关的档案信息，这就大大降低了我国档案服务的能力，减缓了档案服务的工作效率与工作质量。其次，目前我国档案服务的手段还比较单一，大部分还局限于用纸质的方式对档案信息资源进行储藏，只能运用先查找、后办理的工作方法，并且办理事务的地点比较固定，这就给很多外地人员造成了很大的不便，距离的因素导致了我国档案服务的质量大大下降。最后，目前我国档案服务的内容比较陈旧，一成不变，档案信息的交互程度很低，一般的档案信息管理部门只收录当地的档案信息，对于其它的档案信息并不关注，这就导致了多需求的档案服务要求只能在不同的地域办理[4]，大大增加了进行档案信息查阅的难度。
（二）新形势下我国档案服务的发展方向。
在信息技术时代，我国档案服务的发展方向必定是主动性的、现代化的以及多元化的。所谓主动性的发展方向，就是指在档案服务理念上要化被动为主动，对于一些重要的大型公共事件或国家事务，档案信息管理部门应该提前做好准备，化被动为主动，同时主动地完善档案信息资源的扩充，主动地提高档案服务能力。所谓现代化的发展方向，就是指档案信息管理部门应该利用各种现代化的手段[5]，对其档案服务能力进行提升，同时也会利用高科技手段来管理档案信息资源。所谓多元化的发展方向，主要是指档案信息管理部门在进行档案服务的时候，会采用更加多元化的服务方式，并且在进行档案信息资源收集与管理的时候，也会收集更多更全面的档案信息，扩充档案信息资源的广度与深度。
三、新形势下我国妇幼保健机构的档案管理工作现状
首先，目前我国的妇幼保健机构档案管理工作当中不能很好地利用先进科学技术，虽然有一些发达地区的妇幼保健机构已经能够运用比较成熟的档案信息系统了，但一些欠发达地区的妇幼保健机构则很少能够看到计算机，因此妇幼保健机构之间对于信息技术的运用拥有很大差距，政府对于妇幼保健机构所投入的经费也并不充足，因此妇幼保健机构缺乏一些现代化的档案管理设备[6]。同时，就目前来看，妇幼保健机构之间还缺乏一种网络协调机构，没有一个相关的机构来进行统一的协调预分配，使得妇幼保健机构的档案信息资源比较分散，相互之间也无法实现资源的共享。造成这种现象的主要原因是是由于妇幼保健机构之间的管理标准不统一，如果根据每个机构自己的需求来开发数据库的管理软件[7]，那么不论是在安全性、数据的完整性还是功能方面都无法满足需求。
其次，由于信息时代的全面来临，妇幼保健机构的档案管理工作也全面进入了信息化时代，但由于互联网环境的开放性与驳杂性，导致了档案信息管理工作中出现了影响档案信息资源安全的隐患。造成这种情况的主要因素有：人为原因，由于妇幼保健机构档案管理工作人员的安全意识和保密意识都很薄弱，因此对于发布的信息缺少严格的管理与审查[8]，很多工作人员对于计算机和网络安全的知识很少，责任心与操作规范都不强，数据无法进行及时备份，因而对档案信息资源的安全构成严重威胁；技术原因，如今计算机与互联网领域盛行黑客攻击与电脑病毒，因此对于存放在互联网或计算机上的档案信息资源构成了极大的安全威胁，这必须引起相关工作人员的高度重视。
最后，妇幼保健机构档案管理工作人员的素质有待进一步加强与提高，由于信息化时代的来临，对于档案管理人员的要求也就越来越高，他们不仅仅需要了解传统档案业务，还需要掌握计算机与互联网技术，并且将之熟练运用在档案信息资源管理工作中。目前我国妇幼保健机构的档案管理人员整体素质不高，无法适应高速发展的计算机工作环境，并且缺乏对于计算机技术、互联网技术的认识，传统技术与先进科技都能够熟练掌握的复合型人才少之又少。而也正是由于以上原因，一些新技术、新方法就难以在妇幼保健机构的档案管理工作中推行开来，难以提高档案管理工作的效率与质量。
四、新形势下提升我国档案服务能力的途径
（一）利用信息技术，建立先进的档案资源管理体系。
进入二十一世纪后，整个社会对于档案信息的需求量越来越大，对于档案服务能力的要求也越来越高，档案信息管理部门肩负着对于信息、知识与文化的收集、整理、存储保护与传输的工作，因而档案信息资源的管理体系就显得尤为重要了。目前我国的档案信息资源主要分为三种[8]：第一种是印刷型的档案信息资源，即以纸质方式呈现出来的资源；第二种是电子档案信息资源，即以光盘等形式呈现出来的资源；第三种是虚拟的档案信息资源，即存储在互联网上的资源。
而进入信息化时代后，各级档案信息管理部门就需要运用信息化的技术，建立起全新的信息管理体系：首先要将档案信息网络化与数字化，其次要利用信息技术将档案信息在管理方面与传输方面一体化，最后就是要建立起档案信息资源的共享制度。具体来说就是要将电子档案的收集与管理收入档案管理体系当中，通过扫描与录入将纸质档案信息录入到计算机的数据库当中，并且充分利用互联网进行档案信息的共享与利用，重视电子档案信息与网络档案信息[9]，做到档案的信息化。
（二）利用信息技术，提高我国档案服务的能力。
利用信息技术，可以有效地提高我国的档案服务能力，需要注意的重点为：第一点，利用互联网与计算机技术，建立起一个网络上的档案信息服务平台，这样就可以缓解不同地域的机构或个体查找档案信息的难度；第二点，利用信息化技术，能够将纸质的档案信息化作电子档案信息，存储在计算机或者互联网上，这样就降低了档案信息资源被毁的可能性，并且档案服务工作人员也能够方便快捷地找到需要的档案信息资源，能够更好更快地进行档案服务；第三点，利用信息技术就一定会遇到一定的风险，因此一定要建立起一套行之有效的电子信息保护措施，有效地保护已经存储的档案信息资源，并且在收集与管理的过程中也要进行妥善保护，以防止档案信息资源的泄露与丢失。
五、新形势下我国妇幼保健机构的档案管理工作应对策略
第一点，在信息化时代来临的今天，妇幼保健机构必须要加快对于档案管理部门信息化的改造与建设工作，为其配备更加先进的设备，开发适合妇幼保健机构的档案管理软件，并且要求相关开发公司开发出界面简洁清晰、使用方便快捷有易于掌握的软件系统。档案管理工作信息化是一项需要投入大量人力与物力的工作，但这对于提高妇幼保健机构档案管理工作是具有相当深远的意义与影响的，只有如此才能够保证档案管理工作更好更快的发展。
第二点，以信息化为起点，建立起一套行之有效的档案信息管理工作制度，促进我国妇幼保健机构档案管理工作信息化的建设，为实现全面信息化档案资源共享奠定坚实的基础。不过档案管理工作信息化建设是一项系统的工程，需要更加规范的一套规划，需要建立档案管理工作信息化建设的总规划与标准，让整个工程计划更加规范，有步骤、有重点地进行，同时对于信息化建设也应该理性思考，不能够一味追求数字化而放弃了稳定性与安全性，要做到发展的同时也不忘安全与稳定。
第三点，由于档案信息服务的特性，决定了档案信息管理部门需要尽可能的将档案信息资源共享出去，这也就对于档案信息资源的安全性造成了一定的威胁。共享与安全本来就是互相矛盾的，妇幼保健机构应该从实际工作出发，将档案信息安全工作与单位的实际工作相结合起来，制定出一套严格的规范制度，并且争取形成一套完善的计算机互联网档案信息资源安全管理体系，以确保档案信息资源的安全。同时，妇幼保健机构档案管理工作人员也必须有一定的保密意识，认真地对档案信息进行鉴定工作，确定档案信息的密级程度与开放范围，做到严格管理与审查。
第四点，不论是什么工作，最终都是要落实到工作人员的身上，因此想要提高妇幼保健机构的档案管理工作，就必须要从相关的工作人员入手，提高他们的综合素质，才能够进一步提高档案管理工作。目前妇幼保健机构的档案管理人员总体素质并不高，很少有学习档案管理专业或计算机管理专业的人员，还有不少是兼职人员，这就使得相关工作人员的综合素质比较低，对于档案信息管理工作的改革十分不利。因此要进一步提高相关工作人员的综合素质，对其进行专业技能与知识的培训，培养出既懂得传统的档案信息管理业务，又懂得电子档案、电子政务等的新型复合型人才，提高整个档案信息管理工作人员的素质[10]。同时，档案信息管理工作人员也要综合运用所掌握的档案管理知识、信息技术知识、网络技术知识与计算机技术知识，用良好的专业技能知识与认真求实的工作态度，来服务于妇幼保健机构的档案管理工作，以实现其更好更快地发展。
总结语
在新形势下的档案服务必须要适应信息时代所带来的变化，并且满足市场经济的需求，从档案信息资源的完善与建设做起，利用信息技术加强我国的档案服务在各个方面的能力，全面提升档案事业的发展，为社会的发展与进步提供助力，并且担负起档案信息管理部门应有的社会责任。
参考文献
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