甘肃省华亭煤业集团有限责任公司办公室甘肃省平凉市华亭县744100
摘要：档案信息化建设是时代发展的必然，可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案较高的真实性和可靠性，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，规避档案丢失和随意更改等情况，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。
关键词：电子档案；归档工作；信息化
引言
随着现代信息技术的兴起和快速发展，在对大量信息进行处理过程中产生了大量电子文件，信息化已经成为基层档案建设的必然趋势。但是，当前基层档案管理信息化建设仍差强人意，存在着制约基层档案管理信息化建设的诸多因素和问题，唯有有效解决这些问题，才能更好地促进基层档案管理信息化建设，才能使基层档案管理信息化建设取得成效。
1档案信息化建设是档案工作规范化管理的必要条件
随着社会的进步，经济文化建设和科技的发展，档案载体目前正面临着一个新的变化，大量电子文件、电子签名、电子档案的涌现已经对档案工作产生影响。档案工作规范化管理的重点也正在经历变革。这使得档案工作规范化管理的内容必然向档案信息化的方向发展，没有档案信息化建设的有效管理，就谈不上档案工作规范化管理。要实现这一转变，最有力的推手就是对开展规范化管理的单位档案进行有效管理，借助计算机技术、数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，加强信息化建设。依据《全国档案信息化建设实施纲要》，就档案工作规范化管理而言，从信息化建设情况来看，信息化已越来越成为档案工作规范化管理的关键程序和环节，在推进档案工作规范化管理时，目录数据库、全文数据库和多媒体数据库以及单位文档一体化、自动化管理工作、利用服务网络化工作的好坏，是决定档案工作规范化管理水平高低的关键因素，现代档案管理工作，没有信息化的参与，就没有规范化的档案工作，档案信息化建设已成为档案工作规范化管理的必然要求。
2电子档案归档存在的主要问题
2.1电子档案独立性较差
当前多数企业的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显降低。
2.2电子档案归档流程不正确
电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差。
2.3对基层档案管理信息化建设重视程度不够
在当今信息社会，信息技术已经渗透到各个行业，成为行业快速发展的助推器，对于档案管理来说，同样如此。对于基层档案管理来说，档案管理信息化建设是提升管理水平的重要手段和方式，也是未来档案管理的发展趋势和方向，理应给基层档案管理信息化建设以高度重视[1]。但是，受传统档案管理思想和意识的影响，基层档案管理信息化建设重视程度明显不够，主要体现在以下几个方面。首先，基层单位领导和基层单位档案管理人员对于档案管理信息化建设的认识不足，在具体档案管理工作中，仍然还在延续着传统纸质档案管理和利用的思维与思想，重视档案资料的搜集、整理和保管，但是忽视了对档案的利用[2]。在一些领导的思想意识里，档案资料的查询和利用只能是那些有管理权限的人员，其他人员都是“无关人员”，不得接触档案资料。其次，档案管理意识较为淡薄，没有充分认识到档案管理工作和档案管理信息化建设的重要性。众所周知，基层单位面临的工作和任务较多，在人员缺少或者其他经济建设等主要工作任务较重的情况下，认为档案管理工作可以先放一放；在基层单位资金不足的情况下，错误地认为档案管理信息化建设经费可以先放一放、先缓一缓、先等一等，导致基层单位档案管理信息化建设的人力、物力、财力得不到有效保障，从而使基层单位档案管理信息化建设步伐受到了影响。
3提高电子档案归档水平的措施
3.1构建合理的电子档案归档管理体系
为了提升电子档案归档的合理性，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。
3.2严格检查电子档案的真实性和完整性
在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标，工作人员可以从如下几点着手：在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改，必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；对一些新型设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可以及时进行调整，从而提高其准确性。
3.3提高基础工作水平，促进规范化管理科技含量
日常工作中要注重加强基础工作，发挥网络优势，强调信息化应用，我认为档案工作规范化方面，有部分是在网上进行归档文件的前期管理，一般文件、工作动态、信息简报等日常工作在网上发布，档案室根据工作人员的工作职责分别设置个人权限，将信息发布系统按模块授权给各部门负责人，发表、审核科室文件。档案室根据文件办理的情况，相应归档，确定档案的保管期限，开展档案的备份，按照规范化管理的要求，开展电子档案和实体档案的管理。
3.4增强档案管理工作的准确性
对于任何一个企业而言，档案管理都是十分重要的，在企业档案中不只包括了企业内员工的信息档案，还有关乎企业发展未来的重要信息，因此，企业在对档案管理方面非常严格，它要求较高的安全性和准确性，电子信息化管理的优势恰好体现了出来，电子信息技术是以计算机网络技术作为管理手段，以电脑作为信息管理载体的，机械化的技术在精确性和保密性方面都较人工操作更加严格，在查找信息时，利用计算机的检索技术比传统翻阅查找要准确迅速得多。
结束语
综上所述，在开展档案工作业务指导工作中，将档案信息化与档案工作规范化管理有机地结合起来，以档案信息化建设促进档案工作规范化管理，必将取得较好的效果。
参考文献：
[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
[2]张照余，吴品才.档案信息化建设现状、问题与对策[J].档案管理，2007（06）：10-15.
[3]张正强.论中国电子档案著录标准化的发展方向[J].图书情报知识，2004（05）：35-38.
[4]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2004（05）：37-40.
[5]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯，2003（06）：22-25.