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摘要：面对新时期互联网的快速发展，档案管理工作也有了新的突破和创新，本文主要对互联网时代档案管理存在的问题进行分析，并提出几点针对性的解决对策。
关键词：互联网；档案管理；管理问题；档案安全
引言
我国社会经济发展速度是比较快的,各类经济活动也在逐渐增加,因此,在这一过程中出现的信息量也呈现出不断增加的发展趋势,纸质档案和传统档案管理工作模式的实施已经无法满足当前社会发展的需要。“互联网+”属于时代发展的重要特征,也是世界发展的主要潮流和趋势。根据当前的时代特征和档案管理工作具体实施的情况,我国进行了信息系统构建,使得传统档案管理的工作模式得到改变,有效提升了档案管理的工作效率与准确度。
1互联网时代档案管理的特征
1.1档案管理的完整性要求更高
档案管理是指档案的收集和保管及统计等相关活动,其中主要包含着档案收集和整理及价值判断等相关方面的研究,“互联网+”时代下,档案管理的完整性在这一过程中的作用就逐渐凸现出来,其完整性主要体现在档案资料的完整性和档案管理流程的完整性等方面。档案资料的完整性主要是指在互联网络广泛应用的情况下,人们能够在网络系统和数据库系统等基础上获得比较完善的档案资料,因而对档案资料的完整性要求比较高。档案管理流程的完整性主要是指档案管理流程中的环节比较多,在互联网技术的基础上能够促使流程的完整性得到保障。
1.2服务空间更广泛
伴随着社会的快速发展,企业的经营业务逐渐走向多元化,档案管理的信息量得到了显著增加,如果使用传统的档案管理方法,将会占用非常大的存储空间,与此同时还会增加管理成本。而如果将档案信息存储到计算机网络中,不仅可以节约空间,在大数据时代,还能够完成对海量信息的存储与管理,大大节约了存储成本与管理成本。通过使用互联网技术,还能够实现档案管理的远程服务,便于备案。
2互联网时代档案管理工作存在的主要问题
2.1管理观念狭隘,缺乏服务意识
联网时代下,我国的档案管理工作已经逐步由单纯的档案存储模式向档案数据挖掘模式转变,进而实现了“互联网+档案”的信息化管理。但档案管理观念狭隘,如某些单位抱着“不出错,即无过”想法对移交上来的档案资料,只是进行单纯地保管、简单利用,且从来不主动去收集档案资料,怀着“你爱交不交”的心态,造成许多珍贵的档案资料遗失。“互联网+档案”深受这种传统档案管理观念的束缚,难以普及新型的管理方式和技术手段,对于提高档案工作的效率和服务水平无从谈起。
2.2网络安全问题威胁档案管理的安全性
计算机网络技术的广泛应用给人们办公带来便利的同时,也带来了诸多挑战。由于互联网是开放的、包容性较强,因此很多人都可以登陆网络系统并进行相应操作,这就给档案信息的安全带来了一定的威胁。尤其是在当今时代,人们对网络的依赖程度越来越大,但是却缺乏足够的安全防范意识,这就给不法分子造成了可乘之机,档案管理系统很容易遭受黑客侵袭,档案信息被盗取,引发信息泄露问题,轻者给不法分子带来利益,重者则会给员工甚至企业造成巨大损失。对此,企业应加强网络安全防范,提高档案管理效率的同时,也需要注意提高档案信息的安全性。
2.3缺乏统一标准,影响共享共建
由于“互联网+档案”的信息数据是海量的,且这些数据来源于不同的单位,并存储在不同的网络系统和数据库中,使得档案数据在内容、形式和结构上存在着较大的差异,因此,在“互联网+”时代要更好地发挥档案价值就必须做好档案信息资源的规范化和标准化建设。目前,我国档案管理在规范化和标准化方面没有统一的衡量标尺,档案资源在共享共建方面非常落后,难以适应“互联网+”时代对于档案信息资源共享的要求。另一方面,由于我国现实行的是分层分级的管理体制,海量的档案信息资源分散在各个档案单位中,在“互联网+档案”利用多元化需求的现实情况下,如何更好地整合不同单位的数字档案信息资源,已经成为各个档案管理部门必须重视的问题。
3互联网时代下档案管理问题解决对策
3.1增强档案管理安全保护工作的重视程度
档案系统是档案管理工作的主要载体,是档案安全性的基础保障。相关部门在构建档案管理系统的同时更应该关注档案管理系统的安全问题,与此同时,需要将档案管理工作放在第一位。国家综合档案馆的首要职责主要是保管党和政府机关等相关部分的档案,是档案永久保存的存储空间。不同级别的国家档案馆依法集中接收、管理本级党政机关、社会组织的档案,以及政府公报等。因此,基于上述的具体分析可知,档案管理系统主要是建立在一定原则基础上,在对档案馆进行设计之前,需要进行详细的选址,目的主要在于在对其进行管理的过程中可以有效的进行安全性能评估,进而在一定程度上避免自然灾害的发生。
3.2加强档案管理工作的安全性
必须建立一个针对档案保密性管理的制度,各单位还应根据自身具体情况制定一套更实用、更有的放矢的规章制度。在日常工作中应当加大对制度的宣传,让员工牢记制度内容,增强员工的法律意识。制定了制度,就要将其落实到实际工作中,同时派专门的人员对其实施进行监督与管理。另外,还要完善责制度,明确岗位职责,以此来提高员工的责任意识,降低信息泄露的概率。对于企业来说,其历史数据都被存放到档案中,并进行档案管理,因此,保证档案的安全性就相当于在保证企业的安全性,如果档案信息泄露,很有可能影响企业的利益,对企业的发展产生严重的影响。所以,为了营造一个安全可靠的档案存储环境,必须加强网络安全防护,引进世界先进的保密技术并定期对档案管理系统进行病毒检测,对外来文件一定要提高警惕做到严格排查。
3.3实现档案信息资源共享共建
相关主管部门应从全局出发,积极扶持档案室(馆)研发各种先进的档案管理软件,在国家层面制定统一的研发标准,不断地推动我国档案信息资源的网络化、共享化以及平台化进程。为了更好地保障档案信息资源快速便捷安全的传递,必须加快全国开放档案数据库的建设步伐,逐步将全国各个部门和单位的开放档案信息资源收集起来,以方便社会公众进行查询和利用。此外,各个单位必须严格遵守《机读目录格式》标准,消除非标准化档案数据对档案信息资源共享共建的负面影响,真正实现跨部门、跨系统的档案信息资源共享共建目标。浙江嘉兴市档案局建设开通了民生档案远程查档平台,实现了不出村即可查档,被称为“老百姓家门口的档案馆”。海宁市档案馆整合了全市档案资源,以开放馆藏档案资源、返还历史进馆数据、共享现有室藏档案的方式实现档案资源的服务利用。
3.4增强管理能力
在互联网信息技术实施的基础上促使档案管理系统能够顺利运行,这一过程中高素质管理人员数量是相对比较多的。互联网时代中的档案管理人员通常已经具备较多理论知识,在对档案管理的相关内容了解的时候,需要档案管理人员能够具备基础的计算机操作能力,促使工作人员对网络检索等基础知识内容的掌握程度得以提升。除此之外,档案管理机构需要对档案管理人员进行定期的培训,促使档案管理人员更好地掌握当前互联网信息技术基础上所得到的档案管理系统相关流程。
结语
总之,在互联网时代,对于档案管理工作来说,只有明确自身存在的问题,转变管理理念,同时积极引进先进的互联网技术,提高档案管理人员的综合素质,才能真正提高档案管理水平,使档案管理工作满足企业以及社会的发展需求。
参考文献
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