冯秀娟（哈尔滨市房屋租赁管理中心，哈尔滨150000）
摘要：随着不断发展的城市建设进程，反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多，如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题，势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此，必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。对此，作为城建档案工作者有责任和义务主动、及时、全面地去收集、去整理，并进行统一的集中管理。
关键词：声像城建档案；收集；整理；管理
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）03-0089-01
1城市建设声像档案的收集
1.1从有关部门，特别是城市建设管理部门接收的，在城市规划、建设、管理活动中形成的声像档案。
1.2向社会各界征集、购买历史照片，鼓励个人捐赠照片。
1.3由专业人员经常拍摄。
2声像档案的整理
声像档案的整理以有利于保持城建声像档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用为整理原则，我馆声像档案分为六个属类：照片、缩微片、录像带、光盘与磁盘、底片。分类方案的确立，为声像档案的整理工作提供了可靠的保证，使整理工作更加科学化。
对于征集、收集来的照片，按照本馆照片档案分类大纲进行分类整理，筛选出高质量的照片归档，在归档时，要规范照片说明项目，其内容有：照片档号、底片号、照片题名、时间、地点、摄影者、文字说明等，并对相应的底片进行整理，每张底片都编号并独立装袋，利用者选中照片后，马上就能调出底片，以便及时冲洗。
拍摄的录像资料，通过编辑机进行编辑处理，剪辑有保存价值的录像，对编辑过的录像带进行编目登记，使每盘录像带都有详细的目录，记录摄影的地点、内容、时间、摄制人等。
录像带都放入专门的消磁柜中保存，定期对录像带进行倒带工作，以免录像带发生粘连，保证图像清晰，声音清楚。对重要的录像资料，还要用刻录机进行刻录，用光盘保存，以延长声像资料的寿命，刻录的光盘也要进行编目，每盘光盘、录像带都要注明的对应的编号，方便查找利用。
3城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题
3.1拍摄难。一方面，表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解，不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面，表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
3.2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
3.3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
4解决集中管理难的对策
4.1执法建制守规范。收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
4.2领导重视是关键。解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
4.3人、财、物是条件。要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4.4前控工作是手段。收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
4.5部门配合共同管。建议区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展，为保留首都北京原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。
随着现代科学技术的不断发展，照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段，随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案，大部分单位都比较重视，做到了及时收集、整理、归档，并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整，有效地开发利用声像档案信息资源，已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。