浅谈如何发挥好办公室工作的纽带作用

浅谈如何发挥好办公室工作的纽带作用

沈小红

中铁十四局集团第三工程有限公司

摘要:办公室是单位的枢纽部门,起着上传下达联系的桥梁纽带作用,而办公室的工作又纷繁复杂,包括办文办会、信息调研、督查督办、文档管理、信访接待等。总之,办公室工作就是服务,为领导服务,为机关服务,为基层服务,发挥着参谋助手作用、综合协调作用、督办督查作用、信息调研作用。那么如何发挥好办公室桥梁纽带作用呢,本文作者就此进行了简单探讨。

关键词:办公室;纽带;途径

办公室在单位中起到承上启下的作用,更是各个部门相互配合的关键组织,所以涉及的工作内容就比较广泛,一旦工作出现任何纰漏,都可能为单位造成巨大的损失。特别是随着单位的不断发展,办公室的工作内容会更加繁琐。而在这种形势下,办公室如何发挥纽带作用,更好的推动企业发展呢。下面,本人结合多年工作实践经验,现就如何发挥好办公室工作的纽带作用浅谈几点个人体会,谨供同行参考。

1什么是“办公室”

广义上的办公室是一个工作机构,是党政机关、社会团体和企事业单位内部设立的办理行政事务的办事机构,是设在领导身边,直接为领导服务的综合部门,是沟通上下,联系左右的纽带和桥梁,是领导的参谋部、助手室。可以说,办公室起着整个部门的中枢作用,其工作效率的高低直接影响着一个部门(单位)的整体形象和效益。总体来说,办公室主要包括以下三种类型:第一类,秘书型办公室,为单一文秘工作;第二类,综合型办公室,以文秘为主体的综合工作,下辖多个工作机构;第三类,庞杂型办公室,包括某些业务职能机构在内的办公室。

2发挥好办公室枢纽作用的途径

2.1树立正确的工作理念

办公室工作在企业发展中是中间力量,为了进一步优化办公室工作在企业发展中的作用,充分发挥办公室工作的枢纽作用,引导办公室工作人员树立正确的工作理念,一方面,办公室人要对工作中管理的资源进行合理安排,树立正确的企业资源保护意识,对待企业发展中应用的每一张纸,每一支笔的分配做到公平对待,树立对企业资源合理管理的工作责任心,例如:办公室人员为了实现对企业资源的科学管理,对企业日常工作中应用的资源进行科学预测,同时对实际应用去处和应用数量进行记录,从而实现了企业内部资源的合理应用;另一方面,企业办公室工作人员树立正确的工作服务意识,应用社会主义核心价值观中关于个人建设的理念要求自己,积极树立“服务”的理念,最大限度发挥办公室在企业发展中的作用,为企业内部工作合力有序地开展提供良好的服务。例如:办公室人员树立正确的工作理念,充分发挥办公室的作用,在调节内部员工矛盾中发挥着重要作用。

2.2提高认识全面做好沟通工作

(1)沟通是做好服务、协调工作的前提和基础。在企业的各个机构、部门中,办公室是处于中心枢纽地位的联系左右的综合办事机构,处于中心地位,除围绕“三个服务”(服务领导、服务企业、服务员工),落实好工作外,还要发挥好“三个作用”,即综合协调作用、督查督办作用和决策参谋助手作用。综合协调工作是办公室重要工作之一,其好坏直接关系到决策的落实、领导的权威和形象、企业办公室工作的质量与效率。因此,在企业办公室工作中,只有发挥好综合协调工作的作用,不断提高服务水平,才能发挥好参谋助手作用。(2)良好的沟通促进服务、协调工作顺利开展。企业办公室在协调工作中,面对不同服务对象起着不同的作用,它是对上服务的“贯通桥”,也是对下协调的“钢琴家”,在对单位内部协调时要演好“群英会”,对单位外部协调时要唱好“红白脸”。因此,如何开展办公室的服务、协调工作,就成了一项高难度的艺术。怎么去表现这项艺术,归根到底,还是需要良好的沟通技巧。良好的沟通,这是进行服务、协调的基础,也是深入开展工作的关键。(3)沟通有助于增进了解、理解和信任。作为企业办公室的工作人员,每天都要接触到各个阶层的人,遇到各方面的事,这些工作怎么去开展?就是要在较短的时间内迅速和对方沟通,掌握相关信息,如对方想做什么?对方需要什么?或者是我们要向对方传达什么信息等。有了初步的沟通,就能够增进了解,推动企业生产经营工作的进展。同时,在企业内部的工作中,与领导层的沟通,有助于我们掌握领导的工作作风,有助于迅速准确地领会领导意图,促进各项工作的开展。而沟通又可以增进同事间的了解,进而达到相互理解、相互信任和信赖。信任了,各种矛盾也就容易化解,在进行具体的协调服务工作时,就会避免不必要的麻烦和困难,给我们提供许多便利,提高工作效率。(4)沟通有助于掌握各方面工作信息。在实际工作中,信息是领导进行决策的重要依据,是组织和控制管理过程、实现管理目标的基本手段。那么高效的有价值的信息从哪里来?信息资料的收集,是需要沟通来实现的。通过交谈、电子邮件、信件、电话、传真、报刊、电视、数据、图片、报表、网络等,我们都可以获取所需要的信息及各种相关信息。这中间,既包含有对内的沟通,又包含着与外界的沟通。广泛的沟通,为我们的工作提供了丰富的信息,对我们及时反馈给领导决策层、提高工作效率有巨大的帮助作用。

2.3要“管得宽”“做得细”

一要“管得宽”。办公室工作综合全局,协调各方,既要全面了领导们各方面工作情况,为领导工作的顺利开展创造条件,又要协调各方,处理好上下左右的关系,确保政令畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好,并且做到抓一件成一件,件件有交代,项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作,办公室要义不容辞承担起来,做到机关工作不留空档,保证各项工作的全面推进。二要“做得细”。机关工作无小事,办公室工作更是无小事。这就要求我们在工作中一要细心、细致,二要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作,都要严谨细致,一丝不苟,来不得半点敷衍和虚假。做到不让领导布置的工作在我手中延误,不让需要办理的文电在我手中积压,不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷落,不让工商局和办公室的形象在我这里受到影响。

2.4提高办公室工作人员的素质

办公室是企业内部结构的重要组成部分,但从我国企业发展的办公室人才应用来看,办公室工作人员的整体素质良莠不齐。为了最大限度发挥办公室枢纽的作用,企业应当注重办公室工作人员综合素质的提高。例如:企业积极开展对办公室工作人员基本工作技能的培训,包括计算机网络的应用,办公软件熟练操作等技能的培训。

2.5完善办公室管理制度

完善办公室管理制度,实现办公室管理制度中融合企业文化,应用企业文化指导办公室工作人员的工作态度,引导和提高办公室工作人员正确的服务意识和积极向上的工作态度,例如:应用企业文化“诚信,创新”激励办公室工作人员在工作中发挥主观能动性,实现工作创新;同时,实施合理的办公室内部管理措施,应用完善的管理制度,奖罚分明的管理标准,作为指导办公室人员日常工作的重要制度管理依据。例如:实施责任管理与工资层次性管理,充分应用薪资调动企业办公室工作人员的工作积极性,实现企业发展中办公室枢纽工作最大限度地发挥。

3结语

总之,办公室是企业发展的重要组成部分,在企业发展中具有桥梁纽带作用,作为一名企业办公室工作人员,我们要在实际工作中总结创新工作方式方法,多措并举进一步优化办公室的枢纽作用,为企业内部结构的协调运行提供发展新动力。

参考文献

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[2]王倩.新时期企业办公室工作的职能定位与作用[J].胜利油田党校学报,2008(03).

[3]沈洋,李新来,张雁鸣.浅谈办公室如何做好领导参谋助手[J].办公室业务,2011(12).

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