佛山市禅城区石湾镇街道水利所
摘要：本文主要对水利工程档案收集与利用管理进行了分析与探讨，以供同仁参考。
关键词：水利工程档案收集；利用管理
一、前言
水利工程档案是与建设工程整个过程相关的资料，并以各种形式进行保存的材料，它是对项目工程建设全过程的一种直接真实的反映，同时工程质量检测的重要依据。管理并利用好水利工程档案，使其在水利建设和灌溉管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是各级领导和档案部门的重要职责。近年来，水利工程建设蓬勃发展，投入的水利建设资金大幅增加，水利档案资料的收集、整理和信息化、规范化工作意义。基于此，本文主要对水利工程档案收集与利用管理进行了分析与探讨，以供同仁参考。
二、水利工程项目档案收集管理要点分析
（1）寻求技术指导，加强与档案行政管理部门的沟通。从水利工程项目建设开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，技术指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平。
（2）坚持档案收集与工程项目实施同步进行。水利工程项目档案如不及时记录、收集、归档，对水利工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。因此。在水利工程项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。
（3）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理。项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。
（4）深入现场收集档案资料。水利工程项目档案收集需要针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。
（5）强化审查，严格验收项目档案管理。对于水利工程项目档案的验收管理做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
三、水利工程项目档案利用管理策略
水利工程项目档案利用的必备条件是实现水利工程档案服务信息化。一是要搭建档案信息共享平台。搭建单位间相互之间的档案信息联机检索利用体系；二是要构建档案信息化管理的工作体系。从工作规章、管理制度、业务规范方面建立具有实际操作意义的符合档案信息化发展的档案工作新制度、新原则、新规章，使档案工作在单位信息化中有效运转，为档案信息管理信息服务提供根本保证；三是要制定电子文件管理基础性规范。从电子文件管理利用需求出发，根据国家相关标准、规范制定单位电子文件管理基础性规范，如电子文件归档流程、质量及格式要求，电子文件（档案）鉴定与销毁管理办法、电子文件（档案）备份管理办法、电子文件（档案）存储介质管理办法、电子文件管理软件/系统设计评价标准等，确保数字档案资源格式统一，数据规范，长期可读，为各级档案机构接收管理和利用电子文件提供保障；四是建立强大的档案资源影像库是提供档案信息服务的基础，在接收电子文件的同时，随时将有查考利用价值的纸质载体的档案进行数字化，扫描到影像库中，通过电子文件接收和传统载体档案数字化的方式，不断积累和丰富档案全文和新媒介档案的数字化储存，实现单位数字化档案取代传统载体档案提供利用；五是要加强电子文件的接收和管理。加强档案部门与各部门的合作，在单位信息化各专业系统中嵌入电子文件移交功能模块，实现归档电子文件的自动采集和接收，使单位的档案机构成为本单位的电子文件管理中心，对应归档电子文件实行安全有效管理，保证有保存价值的电子文件真实、完整归档，实现信息化环境下档案的集中管理和安全利用；六是要做好电子档案安全管理工作。应用计算机网络防范、保密防范技术为档案信息安全提供技术支持。建立电子文件（档案）异质、异地备份机制，做好电子文件（档案）集中备份，安全防护和灾难恢复工作。七是利用档案信息化网络开展远程查档服务。发挥网络优势，通过开放目录和查阅权限设置开展远程查询，不断延伸档案信息服务范围，建立覆盖生产、建设一线，市场竞争前沿的档案信息查询利用体系；八是提升本单位档案信息查阅能力。逐步从基于文件标题和关键词检索向基于文件全文信息检索迈进，利用网络检索代替手工检索，数字档案代替纸质档案，网络打印代替原件复印地方式，方便利用者查阅档案，更好地满足利用者用档需求；九是探索个性化服务模式。在发展档案信息目录浏览、帮助检索、专题服务工作的基础上，积极探索通过挖掘用户日志信息，了解用户需求，及时、主动向特定用户群体推送档案信息。全面开展有效档案信息服务，提高档案工作对单位整体工作的及时响应和支撑能力。
四、结语
总之，水利工程档案管理是整个水利工程建设的重要组成部分，也是推动水利工程建设顺利进行的基础性条件。如何加强水利建设工程档案管理工作，推进水利工作程建设的高效进行，是摆在水利建设工作人员的重要课题。因此，所有水利档案的管理人员都应该保持敬业的操守，良好的素养和专业的知识，努力做好自己的本职工作；不断完善水利工程档案信息化系统，实现水利工程档案资源数字化、信息采集自动化、信息服务网络化，全面提高水利工程档案收集与服务水平。
参考文献：
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