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摘要：水土保持工程具有一次建设、长期使用的特点，水土保持工程档案是工程建设期、运行管理期的重要组成部分，属科技档案管理范畴，它在工程建设、维修管理、生产使用、日常维护和科学研究工作中发挥着重要作用。本文就如何做好水土保持工程档案工作，提出相应的建议。
关键词：水保工程；档案管理；问题；对策；分析
1导言
水土保持工程档案资料是工程建设的有机组成部分、工程质量的依据，也是对水土保持工程勘察、设计、施工、监理、监测和验收等方面的直接反映，记载着水土保持科学工作积累的原始信息和重要科技成果。水土保持工程档案资料可为水土保持工程后期管理维护、工程验收提供完整、真实、可靠的资料，关系到水土保持工程施工质量评定和管理工作的规范、有序开展，同时也关系到水土保持工程特别是谷坊和塘坝等工程的安全运行。
2档案管理的问题
2.1档案室管理不规范
档案室虽备有密集架、灭火装置、计算机、扫描仪、除湿机、空调等设施，但因管理和执行不力，不能保证档案管理达到防盗、防尘、防潮、防虫等“九防”要求，导致一些档案破损严重，甚至出现潮湿、霉变等。近年来，档案管理方面最为突出的问题是没有及时更新档案管理软件或系统，不利于水保工程档案管理现代化的实现。
2.2档案借阅制度落实不到位
部分单位干部职工甚至领导查阅有关档案时没有履行借阅手续，调出的档案往往不登记、随查随看，也不及时归档，导致一些档案去向不明或丢失。
2.3档案资料收集不及时、不齐全、不准确
一些管理部门平时在项目建设过程中不注意及时收集、审核、整理资料，工程结束后为应付检查验收才临时抱佛脚，组织大量的人力、物力进行突击。由于资料收集不及时，造成原始资料遗漏、缺损，甚至散失，影响了水保工程档案资料的质量。
2.4档案意识不强
有的领导不重视水保工程档案管理工作，认为档案可有可无，档案材料由自己保管以后使用方便；有的认为档案只要在需要用时能找到就行；还有的领导更关注工程质量、进度、安全等工作，忽视了工程建设过程中档案资料的收集管理，往往是工程施工快结束了才突击收集资料，导致资料不齐，而且真实性大打折扣。尤其值得指出的是，邵阳县属湖南省13个国家农业综合开发项目实施县，一些水保部门干部认为水保工程档案是农业综合开发部门管理的事，而农业综合开发部门则认为档案管理是水保部门的事，相互推责，谁也不注重档案监管。
3工程档案的含义
一是工程档案是建设活动的直接产物，是建设经验、建设技术的积累。从工程档案的生命周期来看，在产生初期需要发挥文献凭证价值，即工程的开展需要以形成的工程档案为依据，且在不断的建设活动中积累并完善新的工程档案。在其生命周期的后期，需要发挥工程档案的历史价值，即后期的维护与管理需要以此为参照，并且在此后包括馆址的建设、其他工程项目的设计与设施，需要以形成的工程档案作为依据。换言之，工程档案是建筑后期规划建设的基础。二是工程档案是建筑防灾、减灾与破坏后恢复重建的重要依据。工程档案对于防范自然灾害的破坏，以及破坏后的恢复重建工作有着十分重要的意义。同时，也是预防灾害，减少损失的重要手段之一。
4档案管理措施
4.1强化档案管理意识
一是工程主管领导要高度重视。要将档案工作纳入本单位工作计划，纳入领导干部岗位责任制，并把水保工程建设的建档工作列为先进单位和领导政绩的考核条件。同时，要明确水保单位“一把手”为水保工程档案管理主要负责人，对水保工程建设中的档案管理实行专人专职，做到一级抓一级、层层抓落实。二是施工技术人员要高度负责。在水保工程建设中，一线施工技术人员会依据实际情况，因地制宜地进行施工，从而形成一些新工艺、新技术。施工技术人员要有强烈的档案资料保护意识，及时将这些创新工艺的施工过程记载下来，并报送档案管理员。三是档案管理人员要高度细致。水保工程档案资料数据多、形式杂、涉及面广，档案中一个小小的数字、一句简单的文字，都可能影响决策者的抉择和部署。因此，水保部门档案管理人员要有高度的敬业精神，对水保工程建设各个阶段资料的收集和整理，切实做到认真、严谨、细致，确保不出现丝毫纰漏，并加强与工程管理人员、项目负责人和现场施工技术人员的配合，深入施工现场进行档案业务指导工作。
4.2建立规章，规范管理
近年来国家制定了完整的档案工作规章制度与标准规范，对归档文件材料的整理原则和具体做法做出了明确的规定，辽宁省很多地区也都结合本地区的特点制定了细化与可操作性较强的管理制度。如朝阳市水土保持局不断的探索过程中，规范了包括收集﹑整理﹑分类与归档等环节的任务和要求，从而规范水土保持工程档案管理工作的各个环节，使档案管理工作有章可循。在档案管理过程中，针对档案本身的特点和档案管理工作的特殊性质进行科学安排，合理归类。建立完备的借阅制度，做到借阅登记，归还签字，避免丢失，充分保证全部档案资料安全有效地服务于各项工作。
4.3强化资料的收集、归档、分类
要确保水保工程档案资料的系统性和完整性，必须做好立项过程中档案资料、建设过程产生的文件和资料、质量监理过程形成的系列资料以及整个工程建设过程中的重要事件记录等的整理和归档工作。特别是在电子档案发展迅速、信息技术不断进步的今天，水保档案管理要遵循“三同步”原则，即档案工作与项目立项同步、与施工进度同步、与竣工验收同步。在组建工程建设单位时，要同步设立工程档案管理领导机构，配备专职资料收集人员，将工程各个阶段形成的报告、批复、文件、合同、图纸、往来函件及领导视察活动等资料悉数收集。因此，从工程建设开始，水保工程档案管理单位就应根据国家档案法和《水利部科学技术档案管理暂行规定》，以及《重大建设项目档案验收办法》的要求，结合项目实际，制定出详尽的档案整理、分类编号、竣工图编制等制度，并及时将收集的资料进行归档，保障工程完工、竣工验收前档案验收合格。
4.4专人负责，全员参与
各类档案资料分别由各科室分类整理，待资料全部齐全后移交给档案专管员统一保管。移交时双方分别签字，落实责任，实行层级负责制。各类档案均齐备后移交档案专管员，专管员负责登记、归档，录入档案软件。在档案由专人负责的基础上，每个人将代表单位参加的重要会议材料等资料及时收集、整理、分类、归档，形成了人人参与、人人有责的制度。档案管理时充分发挥单位职工专业技术特长。技术档案及重要技术资料均由多年从事水土保持专业的技术人员负责收集、整理。文秘档案、文件资料及音（影）像资料由办公室人员负责收集、整理。图片和照片由擅长摄影技术的专业技术人员负责收集、整理。电子档案（备份资料）一应俱全，由微机室专门技术人员随时整理，随时归类、存储于专门电脑，并加设密码，严格执行保密制度，其他人员禁止使用。
4.5强化业务培训和档案管理队伍建设
水保工程档案管理人员要不断加强业务学习，注重提高业务素质和工作能力，既要有档案管理专业能力，善于计算机应用和网络信息管理，又要有强烈的责任心。为此，水保部门要采取内培和送培相结合的方法，不断提高档案管理人员的业务水平。水保工程档案管理工作是一项专业性、技术性很强的工作，尤其是随着计算机等现代化技术在档案管理中的运用，以及设备的现代化、档案种类和载体的多样化，管理方法也要不断改革，因此建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业人员队伍至关重要。
5结论
规范档案管理是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及水土保持行业自身能力建设的需要。现阶段，我们应从建立水土保持档案资料库、统一档案编码和密级标准、建立水土保持档案管理体系、提高档案法律意识、建立并完善水土保持档案管理制度、培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍、挖掘档案资料潜力、为水土保持及社会公众提供优良服务等方面，规范水土保持档案管理。与此同时，我国社会经济和水土保持事业的迅速发展，计算机与网络技术的发展与普及，都为用科学手段规范水土保持档案管理创造了条件，规范水土保持档案管理势在必行。
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