广东冠粤路桥有限公司
摘要：改革开放后我国经济发展迅速，这个过程中很多企业经济收益不断提升、规模不断扩大。随着信息化进行的不断深入，企业对信息的依赖程度越来越高、特别是企业档案信息，这就要求企业管理人员应当强化对档案信息的管理，通过网络信息化等现代化手段不断提升企业档案信息管理水平和利用水平，进而为企业经营管理活动提供更加有效的依据。企业应当充分重视在档案网络信息化管理中存在的问题，并且利用针对性的解决措施提升企业档案管理运用成效。
关键词：企业档案管理；网络信息化；应用
企业信息已经成为企业经营发展中非常有价值的资源，其利用成效对于企业经营发展具有非常重要的价值。基于此企业纷纷加强了档案管理工作，但是随着企业经营管理信息量的增加和更新的加快，传统的档案信息管理方式已经无法满足新形势下对档案管理工作的要求，这就要求企业在档案管理工作中应当充分运用各种先进技术，进而提升企业档案管理的效率和成效，进而为企业的健康稳定发展提供保障。本文将对企业档案管理网络信息化发展中存在的问题和相应的解决措施进行分析，进而推动我国企业档案管理网络信息化的发展。
一、企业档案管理网络信息化的优势
档案管理网络信息化具有效率高、节奏快的特点，它不仅使档案归集集中的工作方式得到改变，还能够避免资料堆积问题的产生。实际当中通过及时归类和整理档案能够有效提升查询和检索的速度，并且还能够借助网络资料库实现异地检索和查询。与此同时，档案管理人员在网络信息化管理的情况下能够更加方面的插入文件，这样就能够大幅提升工作效率和工作便捷度。企业档案的网络信息化管理，能够通过扫描源文件进行电子查询，并且还能够直接查看原文，这样就能够避免因资料腐烂或者丢失而影响档案资料的利用。最后网络信息化的保存能力更好，还能够通过权限设置实现信息的保护，这样不仅有效的保护了资料还能够记录资料调用情况，进而能够实现对相关情况的便利查询[1]。
二、企业档案网络信息化管理面临的问题
企业档案管理的重要意义在于对企业信息的保存，企业能够据此获得今后经营管理活动的依据。但是这个作用的实现是建立在档案原始性和完整性基础之上，如果其原始性和完整性遭到破坏，那么档案的作用也就不复存在。实际当中很难认定电子文件在形成和传输的过程中是否遭到改动，并且需要计算机才能够实现电子档案的保存，但是其中仍存在一定的不足之处。第一，计算机录入档案信息后就会生成数据信息，这个过程中发生了载体的转换，相应的就会有信息丢失和损坏的发生。另外如果计算机出现故障，那么就会对相应档案信息的查找造成影响。实际当中温度、光纤、灰尘等外界因素都会对档案存储设备造成影响。第二，应当电子档案信息安全的重要因素还包括黑客攻击，很多利用木马、脚本病毒对信息库进行攻击，进而造成档案信息的丢失和损毁。第三，当前很多档案信息管理人员缺乏必要的安全意识，经常出现随意更改相关密码或泄露密码的行为，或者不按照相应操作规范进行档案信息管理操作，这些都非常容易造成档案信息的丢失和毁损[2]。
三、实行网络信息化管理的要求
首先，具备安全的计算机操作系统。要想做到网络信息价值的充分发挥，首先就应当保证信息的安全，病毒和黑客是网络中影响信息安全的两大主要因素，所以应当将安全防火墙或者杀毒软件装设在相应的电脑系统中，并且还要对病毒库进行及时更新，充分掌握最新病毒的状况。同时还应当对操作人员进行严格的控制，确保其不会运用相关计算机进行无关操作，增加信息的风险威胁。其次，防止泄露信息。一定要做好计算机保密工作，实际当中企业档案资源涉及到企业设备、物理、资金、客户等内容，所以避免这些信息的泄露对于企业的经营管理活动的重要性是不言而喻的。所以在档案信息管理和计算机出现故障时，应当安排公司内部专职人员进行维修和处理，避免因此造成了内容外泄。同时还应当仔细设置计算机和档案系统的密码口令，避免无关人员利用传档案信息。最后，充分落实相关制度。在具体的企业档案管理工作中，应当充分贯彻相关制度规章。操作人员应当根据其中规定的登录时间操作方式、注意事项进行操作，避免产生档案管理事故。通过相关制度约束操作人员，能够实现档案管理工作的规范化发展[3]。
四、企业档案管理的网络信息化应用
（一）主要的硬件和软件
企业档案管理网络信息化的应用是建立在有效使用相应配套设施的基础上的，相应软件和硬件的有效配合很大程度上决定了档案网络信息化开发的成效，常用的硬件和辅助设施包括各种存储设备、数据库系统、交换机、路由器、通信子网、宽带等等，相关部门还可以根据自身部门和行业特点进行档案管理软件的开发，作为档案网路信息化开发的基础，所有软硬件必须得到完善[4]。
（二）高素质的管理队伍
人才储备库是企业有效运行的前提，对于信息网络化管理也是如此，专业技术队伍支撑对于企业档案管理是必不可少的。档案管理发展要求管理方式从纸质档案向电子档案的转化，其中必不可少的重要环节就是配备相应的人才，而现实中却严重缺乏这方面高质量的人才，这对档案管理工作有效开展造成了不小的影响。在档案网络信息化管理工作中，单一的管理人员结构是无法满足信息化管理的要求的，网络信息化管理方式需要处理的信息非常多，这就要求企业单位的档案管理人员具备分析、研究、录入档子档案数据以及研发新技术、新程序的能力，另外还需要一部分管理人员具备建立、维护数据库的能力。最后还应当全面提升档案管理人员的综合素养，具体实践中应当组建一支专门档案管理队伍，这些人们在具有较强管理能力的基础上，还应当具备一些技术能力能够满足相应技术工作，进而通过档案网络信息化管理队伍的科学构建，充分发挥出网络信息化管理的作用[5]。
（三）强化企业档案保护意识
档案是企业重要的信息资源，其对企业经营发展的价值是用金钱无法估量的，所以企业应当充分重视企业档案管理工作中人力、物力、财力的投入，同时还应当在档案管理工作中充分运用法律工具，当其他主体接触本企业档案时要求其签署相应的保密协议。并且在日常管理工作中充分重视的档案信息的处理，不应当向网络随意上传档案信息或者任由他人下载使用，进而避免他人侵犯档案知识产权，最终达到避免因档案信息丢失或盗用而遭受损失[6]。
结语
通过以上内容可知，企业档案管理网络信息化发展是档案管理工作的必然要求，对于企业档案管理成效和效率的提升都具有非常重要的作用和价值。对于当前企业档案管理工作中普遍存在的问题，管理人员应当给予充分的重视，并根据企业实际情况和问题特点采取有效的措施加以解决，进而推动企业档案管理网络信息化的健康发展，最终达到为企业发展保驾护航的目标。本文对企业档案管理进行了分析但仍存在一定局限，希望企业管理人员能够加强重视采取有效措施提升档案管理网络信息化水平。
参考文献：
[1]韩丽娜.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].办公室业务，2013，（19）：132-133.
[2]徐茹民，吴联成.建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J].城建档案，2013，（06）：36-38.
[3]陆华.建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路[J].中国管理信息化，2013，（19）：51-52.
[4]王毓慧.从CAD档案看企业技术系统信息化中的档案管理问题[J].山西档案，2013，（05）：21-23.
[5]金颖楠.我国企业档案管理信息化服务存在问题和管理措施[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015，（09）：61-62.
[6]陈爱萍.卫生系统档案信息化建设管理中存在的问题及完善措施[J].办公室业务，2013，（09）：191-192.