王艳玲（山西省吕梁市卫生学校山西吕梁033000）
摘要：档案管理是档案工作的一个重要组成部分。文书档案管理信息的电子化应用对提高文书档案管理的水平，及时提供准确、完整的档案信息具有重要作用，但是在电子化的过程中也遇到了一些问题。笔者将探讨文书档案管理信息电子化的优缺点，同时对其劣势提出解决办法。
关键词：文书档案电子化
档案管理重要的内容是社会发展历史，它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息可通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时地提供准确、完整的档案信息，以满足需要。
一、文书档案管理信息电子化的优点
首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理最明显的优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、出现漏抄、字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间能够大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
第二，信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案最大的优点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上，占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着，在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，可利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所收到的经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。
档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的互联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。
第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失；并且通过邮递既费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅能保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
二、文书档案管理信息电子化的缺点
首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性；并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下，电子档案的真实性就难以得到保障。
其次，随着网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益……这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高了。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得纸质文书档案管理的操作理论、方法，还要求工作人员能够熟练地使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要，电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
第四，电子文件兼容问题。随着信息化的普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显。电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成了不同的电子文件，它们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题亟待解决。
三、改革措施和解决办法
1.增强档案管理的意识，努力培养人事档案管理的意识，努力创设良好的管理运作范围。一是建立健全人事档案的领导体制，从上到下形成齐抓专管的工作氛围。特别是专管办公室的领导要专管档案工作，主要领导对档案工作的人事要在以前的基础上，通过上下调研，借鉴其他单位的好经验或做法等，以有所提高。
2.加强统一领导与规划。信息化涉及人事档案的众多环节，同时也涉及本系统的组织、人事、劳动、教育等部门。在信息化建设中需要统一领导，方方面面密切协作，合理分工，各尽其职，档案信息化建设最终要以深入开发人事档案信息资源为目标，逐步建立起类型丰富的各种档案数据库与局域网，逐步建立全国联网的“人事档案信息中心”，实现干部人事档案信息资源的整合与共享，为组织、人事、劳动、（人力资源）部门服务，为社会主义现实服务。
3.软件的开发应用要有明确的要求。第一，选择人事档案管理软件，应遵循标准与规范性、灵活性、可扩充性、安全性、易用性、检索效率高的原则。第二，档案管理软件应具备的一般功能，包括数据管理、整理编目、利用查询、转递统计、安全保密、系统维护、辅助实体管理等。第三，要强化开发档案管理软件的筛选与测评。
4.标准规范建设要长抓不懈。标准规范是人事档案信息化建设快速、有序、健康发展的保障，要从管理、法制和技术等方面规范和协调各要素之间的关系。制定与推荐使用标准、规范应适应信息采集、利用网络化的需要，适应档案信息资源多样性的需求以及满足数字资源长期保存的需要。制定与推荐使用标准、规范要在充分调查研究的基础上，根据国际标准和通用规范，逐步推出适合国情的人事档案相关标准和规范。
5.强化队伍建设，提升管理质量。随着档案工作认识程度的不断加强，对档案管理人员的要求也会有所提高。特别是在人事档案信息化建设中，知识成为事业发展的决定因素，人才成为事业发展的核心。信息化是一项宏伟的工程建设，需要一批具有档案专业素养、既懂人事档案工作又能熟练掌握现代信息技术的人才队伍。通过人事档案信息化建设，除造就与培养一批系统开发与维护、档案数字化加工管理、标准规范建设与设施、相关技术的使用与研究的复合型人才外，对广大人事档案工作者应开展多途径培训。
6.充分利用现代化的管理手段，加大档案信息资源的开发力度。人事档案管理随着现代高科技手段的不断应用而翻新，如原来的低质文件现在已被电子文件代替，原来的保存方式现在也办法很多，像光盘、U盘或其它一些纸质以外的方式等，这给档案管理带来了极大的方便，一定程度上实现了资源共享的目标。特别是随着计算机的普及和应用、互联网的延伸和扩展，为人事档案工作开辟了新的前景。
参考文献
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