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摘要：办公室是企业的综合管理部门，负责企业单位接待管理工作，包括统筹、协调和指导本单位和所属单位的接待工作。而办公室接待管理工作水平的高低，能够在一定程度上影响和反映出自身的管理水平、管理效率、管理质量以及协调能力。所以，企业单位要树立良好的企业形象和促进自身发展，重要的工作之一便是提升办公室接待管理工作水平，并将精细化管理的理念和方法充分应用到日常接待管理工作中，有效解决存在的问题，并确保接待工作高质、高效。
关键词：办公室；接待工作；精细化；管理
前言
某企业办公室近四年里累计接待各界领导宾客1775批次，其中副国级领导1人次，省部级领导100多人次，院士80多人次。深知办公室接待工作在企业的运行管理中具有举足轻重的作用。在办公室接待工作中应用精细化管理，不仅能够节省处理业务的时间，缓解工作人员的压力，提升企业工作的效率与质量，还可改善工作效率，提升竞争力，从而在竞争激烈的市场中站稳脚跟。
一、精细化管理在企业办公室接待工作中应用的必要性
一般来说，企业单位的办公室部门是一个综合性较强的部门，在日常的工作中难免会有众多的繁琐问题而出现问题，如：工作人员办公效率下降、接待工作水平降低等。而且，对部分企业还存在管理制度不完善、没有标准化工作流程、人员的接待意识差以及接待工作缺乏主动性等着其他问题，从而会对企业的对外形象造成影响。而在办公室接待工作中应用精细化管理则能够有效的对这些问题进行解决，并对企业的综合管理水平有着一定程度的提升。
1.提升单位办公室接待工作人员的精细化意识
众所周知，一个人在工作状态中表现出来的细致程度能够直接影响着工作质量。而在办公室接待工作中更需要细致的思考和严谨的安排，无论是对于接待工作本身还是参与的工作人员都应如此。而在办公室接待工作中，具有精细化的管理和良好的服务意识也是接待人员必备素质之一，车辆和人员的统筹协调，接待方案的制定，会议室、住宿和用餐的安排，接待对象以及接待路线等管理工作则都需要精细化的管理。所以，要进一步加强接待工作人员精细化意识的提升，从而在提升办公室接待工作水平的同时，促进企业自身的发展。
2.将精细化管理转变成一种管理制度
在企业的日常运转中，无论是工作人员还是管理人员的行为动作都需要根据企业所制定的管理制度进行，并在对人员行为动作进行一定限制的同时，提升企业自身的管理能力。所以，在办公室接待工作中应用精细化管理时，则可以将其转化为精细化的管理制度，并将工作环节中存在的所有环节进行具体化、明确化以及清晰化，从而使每一位工作人员能够明白自身的工作岗位以及工作所需要承担的责任。而且，将精细化管理制度化也能够促使办公室接待工作水平的有效提升。
二、精细化管理在办公室接待工作中的具体应用
1、培养精细化意识
具体来说可以考虑从以下几个方面出发：首先，要提升流程制度管理意识。管理者和具体的工作人员要严格按照相应的规章制度所要求的流程去执行任务，坚决摒弃“凑合了事”的不良工作态度，从日常的工作点滴中将精细化意识渗透进去。其次，接待的重要目标和宗旨就是“使客人满意、为用户负责”，因此，接待人员一定要树立良好的服务意识，不断地提升精细化服务的态度，一个微笑、一个微小的动作都有可能影响客户的看法和印象，办公室作为一个单位的重要窗口，更应当注重服务意识的不断强化与完善，让客户有宾至如归的感觉。再者，要注重在精细化的同时重视创新意识的培养。办公室接待人员由于对日常工作的熟识，常常会按部就班的完成自己的接待任务，但是毕竟客户和需求都是会随时改变的，这就要求接待人员在为顾客提供良好的服务的同时注重推陈出新，促使接待工作更加符合最新形势的需求。还有，接待工作是一个单位的形象工程，关系到整个单位的长足发展，要注重大局意识的不断提升，接待员必须站在全局的战略高度上，从单位的整体效益出发，不断地完善各项工作做细节。
2、明确工作职权，加强沟通
任何单位如果没有明确各个部门的岗位职责，工作就会出现混乱的情况，办公室接待工作也不例外。办公室接待工作实际上就是事务性工作，不能出现混乱。一旦出现任何纰漏，工作人员之间就会相互推诿，从而降低办公室接待工作的效率与质量，影响到发展的可持续性。因此相关负责人应明确工作职权，将接待工作落实到部门、个人的手中，确保办公室接待工作有序进行。除此之外，办公室工作人员之间还应相互沟通交流，人员之间相互理解，严格按照上级领导安排的工作任务进行，把握方向。而上级领导负责人要将详细规划的接待方案与信息收集落实到位，适时监督工作人员接待工作的细节，一旦出现问题，应做好沟通工作，要求及时改正，为办公室接待工作奠定扎实基础。
3、完善日常接待工作的精细化流程
办公室接待工作与其他管理部门的工作相比，是一个没有固定模式和随时随地变换服务方式的工作，要想充分发挥办公室精细化接待工作的作用，必须完善日常接待工作的精细化流程。同时接待工作人员应按照接待的具体情况，做到随机应变，及时查漏补缺，促进办公室接待工作深层次的精细化。具体表现在以下几方面：会议管理。针对会议管理的问题，办公室接待工作人员应详细按照规定的标准要求来摆放会议室需要的小物件，并详细检查会议室的桌椅、电脑、灯光和导线连接是否牢固，以免出现差错。特别是会议室的卫生环境，应定期开窗通气，确保会议室空气流通，为受接待者提供一个舒适、轻松的会议空间；日常工作。在日常工作时间，接待工作人员理应做好每次常规会议参会人员、主办单位、物品准备和座次等备案工作，方便相关工作人员查阅，一次提升会议准备工作的效率；接待管理。接待人员可按照实际情况，制定相关接待制度，将收接待者的住宿房间、宾馆指南、天气预报、就餐时间、地点与日程安排详细记录在册，方便及时了解收接待者需要的最新消息与议程安排，从细节入手，将整个接待工作的精细化服务品质彰显出来。
4、建立完善精细化管理机制
为了防止办公室接待部门在实际进行工作过程中，发生错误率，除了需要完善日常接待工作的精细化流程和明确工作职权，加强沟通外，建立完善精细化管理机制对办公室接待工作尤为重要，关乎到稳定发展。因此相关负责人理应建立完善精细化管理机制，制定员工激励制约规划，通过绩效考核方式，将接待工作细致化、数字化和具体化，从而激发工作人员的工作热情，让他们抱有负责任态度，积极投入到自身事业中。
结语
总的来说，办公室部门虽然只是企业构成的一个环节，但是其产生的作用却能够影响企业自身的发展和稳定，尤其在接待工作环节中，更是需要利用精细化管理对其进行的应用情况，来达到完善办公室接待工作的目的。而且，就接待工作本身而言，不仅能够彰显企业自身的工作能力，也能够有效的促进被接待者以及单位自身的合作，从而达到促进企业实现自身发展的目的。
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