（国网冀北秦皇岛供电公司河北秦皇岛066000）
摘要：秦皇岛物资供应中心以“抓好一个关键、两个协同”为基础，建立物资计划系统运行管理机制，逐步挖掘支撑机构作用，深化各专业部门计划协同管控，加强物资计划申报质量，加大计划统计分析力度、维度和深度，逐步健全完善物资计划管理诊断分析与评价体系，解决物资需求计划上报周期短，审查要点点多面广的问题，稳步提升采购申请上报质量，提高物资需求计划上报准确率，降低工作强度，工作由被动变为主动，实现了“减负、增效”。
关键字：协同、管控、分析、审查
1．背景描述
按照国网冀北电力有限公司物资部下发的《2017年度需求计划批次安排》、《2017年度物资采购目录》及各批次审查要点的通知要求，秦皇岛供电公司物资供应中心开展了全面培训及宣贯，组织各需求部门及项目单位集中学习，并按照每个批次的审查要点开展物资需求计划的提报工作。
截止2017年4月底，已顺利完成了国网物资9个批次，冀北物资10个批次共计909条物资需求计划提报工作。在提报工作过程中，秦皇岛供电公司物资供应中心组织开展了物资计划需求一次审查会，共计审查13个部门提报物资需求采购计划问题条目95条，涉及资金1848.28万元。
在一次审查会后，物资供应中心将错误的技术规范及物资需求计划条目退回至需求部门及项目单位整改，虽然已在提交省公司物资部门二次审查前完成了整改，对需求提报单位进行了月度考核，但仍旧存在物资采购标准执行率低，管理粗放的被动局面。
2．存在问题
通过ERP-SAP系统对影响物资采购标准执行率的因素进行统计，如表1所示。
在2017年申报的909条物资需求计划中，存在95条物资需求计划条目报送错误，导致物资采购标准执行率为89%，距离国网及冀北物资部要求的物资采购标准执行率100%的要求有较大差距，严重影响工程和日常办公需求，提升物资采购标准执行率迫在眉睫。
3．问题分析
经对需求提报错误类型分析研究，存在以下问题：
（1）采购批次计划时间安排不合理
按照2017年采购目录及批次计划时间安排，冀北物资部未能与发展、财务等相关部门沟通协调，结合各部门项目及预算下达时间合理有效安排批次计划。同时未能充分考虑基层单位一次审查时间需求，导致物资需求部门或项目单位申报计划时间较短。且对于临时性增加的采购计划批次周期更短，特别是财务部年度重点成本计划。
（2）审查要点点多面广，未能有效解读
2017年物资审查要点重点较多，分类覆盖较为广泛，每个批次计划需要关注选择的技术规范是否符合行业或企业要求的最新的标准，针对每个单体工程重点审查相关描述的各个字段，对于不同批次，审查要点存在差异。且审查要点频繁修改，偶尔出现上级部门之间说法不一，未能有效解读。
（3）审查人员结构性缺员
审查工作结构性缺员，劳动强度高，工作效率偏低。物资计划审查标准要求高，省公司把各类物资计划审查质量均纳入指标考核，而实际工作中，物资计划审查工作全部依靠人工完成，采购申请量大且集中、点多面广线长，人员素质不一，容易造成失误，计划审查的准确率很难得到保证。
（4）物料及固化技术规范已更新，但宣贯及要求不及时
对于专项及特殊批次，物资设备、材料固化ID对照表已更新，但宣贯或要求不到位，且未能在电子商务平台上将旧有固化的技术规范删除。
（5）估算价格偏差较大，采购层级变更
对采购目录、批次计划、审查要点学习不到位，2017年国网总部最新下发的采购目录与2016年有较大调整，部分物料采购模式调整，导致提报至错误批次。估算价格较国网参考价格差距较大，需参考近期中标价格和项目概算综合比对。
4．改进措施和方法
为提升物资计划管理水平，加强物资计划管理全过程管控，秦皇岛供电公司物资供应中心遵循“统一、集中、全面、刚性”的原则，按照“三个全面”物资计划管理为目标，以“抓好一个关键、两个协同”为基础，建立物资计划协同管理运行机制，加强计划统计分析的力度、维度和深度，实现物资计划与公司综合计划、里程碑计划、财务预算的有机统一；加强对物资采购目录、采购批次计划、审查要点的充分理解，与各级部门沟通建立贯穿物资需求计划全过程工作预警机制，使计划从需求部门上报到执行各关键环节可控、在控、能控，稳步提升物资采购标准执行率。
（1）抓好计划审核关键，确保计划申报准确
为提高计划集中审查效率、质量，适应采购计划批次时间安排，秦皇岛供电公司物资供应中心在物资计划申报环节组织集中开展一次审查机制，并加大审查力度。
一是依据上级管理部门定期发布的计划审核要点及计划审查反馈意见，编制物资计划工作手册，并按计划申报批次不断更新，重点包括采购目录调整、各类物资的计划申报要求、固化ID适应范围及要求、技术规范书编制及审核要点以及物料选取、物料与技术规范书（ID）对应要求等。
二是加大物资计划管理培训和宣贯力度。特别要加强物资计划相关人员在采购标准、ERP-SAP和ECP操作技能等专业知识体系培训，及时宣贯物资计划管理的新要求新变化，提高计划管理人员专业技能并优化知识结构，以满足当前计划管理工作的需要。
三是梳理计划管理业务流程，加大考核力度。明确各环节关键点和时间节点，特别是对部门间、市县间的物资考核力度，对于业务流转要求必须做好《一级审查记录表》、《XX项目预算审查结果说明》等相关记录保存，便于信息查询、追责及考核。
四是推广使用固化技术规范。在积极推广国网公司下发的固化技术规范基础上，对于秦皇岛供电公司常用而无固化技术规范的物资，结合联动需求计划表积极组织各专业骨干力量编制适用于本单位的技术规范模板，上报到省公司进行新增固化ID的需求。
五是抓好内外部协同，确保计划执行准确。搭建物资内外部协同机制，实现物资计划“三个全面”管理，即全面覆盖、全程管控、全员参与”的物资计划管理模式。
全面覆盖，是指计划管理涵盖公司生产、建设和运营等方面所需的所有物资提报，实现与公司综合计划、财务预算采购需求的全面对接。强化物资需求计划与综合计划、里程碑计划、财务预算的对接。在编制年度需求计划前，梳理正式及预下达项目实施计划，召开专题协调会，结合国网公司采购目录、批次安排、里程碑计划、物资生产周期和项目实际需要日期，合理安排申报批次和计划需求日期，同时项目部门与财务部门做好资金计划和内控预算的编制和调整，确保物资需求计划的顺利提报。
全程管控，是指通过建立市、县纵向，公司内部横向考核机制，实施对物资计划编制、平衡、审核、上报、执行各环节的过程管控，强化考核和反馈，实现物资计划的闭环管理。定期召开物资计划管理和履约管理协同例会，就物资计划的申报和执行情况进行总结分析，协调解决存在的问题。
全员参与，是指由于计划来源的多样性和复杂性，决定了物资计划管理是一项全员参与的协作性工作，需要各需求单位和专业管理部门共同参与，实现物资计划管理协同运作。设置各部门物资计划联系人，明确发策、基建、财务、运检、营销、安监、调度、信通、服务中心、经研所、物资和各县公司职责及责任岗位人员，深化全员参与物资计划管理工作。特别是充分发挥经研所作为公司支撑机构的作用，提前介入项目管理，结合国网公司集中采购目录和标准物料体系，利用技术优势配合项目部门按照初设深度编制可研，既能够提高可研的准确性，也能缩短从初设到物资计划申报的工作周期、简化工作量，同时可避免出现非标物料的情况。
5．结果评析
物资计划管理按照“主动超前、统筹协调、闭环管控”的工作机制，主动参与项目前期工程，统筹协调物资计划与综合计划、财务预算的关系，确保计划合规、审核准确、报送及时，实时协同项目里程碑计划，实现物资计划闭环管控，确保公司招标采购活动有序进行。
（一）深化计划协同管控机制
探索建立以需求分析为导向的物资计划主动协同工作机制，前端超前掌握项目建设储备和物资需求情况，跟踪项目实施进度，后端与采购实施、库存管理对接，实现需求、利库、采购、供应的统筹协同。一是对项目类物资和服务需求，主动参与前期工作，结合项目建设技术要求，推广应用物资采购标准，提高采购物资通用互换水平。二是建立与需求部门信息沟通机制，加强主动服务意识，提高业务横向融合，贯彻落实国网公司在计划管理、采购目录应用、合同履约等方面的要求。
（二）提高需求计划提报质量
通过建立计划“两级集中审核”模式、推行计划管理通报制等有效措施，公司需求计划申报准确率有较大幅度提升。未来在提高需求计划提报方面必须重点做好以下三点工作：一是做好批次采购计划管理，严格执行年初下达的年度招标批次计划，强化计划申报和执行的规范性及严肃性。二是继续推行计划“两级集中审核”模式，尝试采取“分片交叉”的方式开展一级审核，加强物资计划预审工作，杜绝“三个不一致”：物料描述和实际需要物资不一致、物料描述和技术规范书不一致、技术要求和参数前后不一致；严禁“三个乱添加”：乱添加标准外的技术要求和参数、乱添加规定外的组部件和备品备件、乱添加特定指定的供应商产品。三是加强需求计划专业审核专家队伍建设，促进中立专家队伍的专业化、多元化发展。四是健全完善物资计划管理诊断分析与评价体系，提升管理水平。坚持物资计划审核、分析、总结、通报的周期化、常态化工作机制，坚持批次需求计划审查情况通报制度，并将评价结果作为同业对标和企业负责人绩效考核的依据。使单位加强对存在问题进行诊断分析，持续改进。