文凭新疆维吾尔自治区农业产业化发展局830001
摘要本文围绕机关档案室在信息化和政务公开新形势下如何更好的开展档案管理展开讨论，首先分析了机关档案室的基本组织类型和职能特点，然后提出机关档案室运行内在问题和面临的两大挑战，进而提出推进机关档案室管理模式改革、档案信息化建设和机关档案信息公开服务三大建议。
关键词机关档案室档案管理新形势
近年来，随着信息化等新技术的广泛应用和政务公开的逐渐推行，机关档案室的档案管理工作面临着新的挑战和发展机遇。如何促进机关档案室适应新形势，提高档案管理水平，满足本部门和社会对档案信息的需求，是一项十分有现实意义的研究内容。
一、机关档案室的基本组织类型和职能
机关档案室是我国档案管理机构中最普遍的机构类型。机关档案室的基本职能是为本机关收发和管理档案，同时为上级组织积累档案材料，将具有历史价值的档案定期移交档案馆。我国的机关档案室设置主要有三种类型，分别是机关综合档案室、机关档案库房和专业机关档案室。
机关综合档案室是我国档案事业的基础组成部分，是最基层的档案管理机构，通常设有独立的机关档案管理办公室和专门的管理人员，有档案管理场所，具备人财物等管理条件；机关档案库房，一些部门由于机关规模较小、档案数量较少等原因，仅设立机关档案库房，作为一种临时模式，大部分机关档案库放已逐渐过渡到机关综合档案室形式；专业机关档案室，多是在对某一行业或专业具有档案指导职能的机构设立，通常是档案管理工作馆室合一。
二、机关档案室管理面临的问题和挑战
1、机关档案室管理面临的问题
机关档案室分散设置。机关档案室分散设置，首先使得机关难以应为技术的更新和变化，档案管理依然以手工管理方式，即相应的人力加上简单的档案柜具就基本满足，很多丰富的新管理手段没有选用，不适应时代发展；其次导致公共资源分散投入，难以形成集约管理效应；同时，难以满足档案信息的互通和查询水平，无法满足社会利用者一站式信息服务的需求。
面向社会需求提供服务不足。根据《机关档案工作条例》规定，机关档案工作的主要任务是为机关工作服务，为党和国家积累档案史料，强调机关档案工作的保密性。这使得机关档案工作忽略了来自社会的利用需求，并且由于保密性要求，从而降低了档案开放可能。虽然在《档案法》中有关法规允许经过一定职级机关批准后机关档案可以对外开放利用，但由于手续繁杂和保密警惕性高等原因，机关档案面向社会需求开放服务程度低。
档案管理水平有限。原因之一是部分机关对档案管理水平要求不高，认为从为自身服务的角度考虑，不需要进行更大的投入就可以满足相应的档案管理工作需要；同时，机关档案室经费不是公共事业经费划拨，如果加大档案管理投入，更高的管理成本完全由本部门自行承担，这也促成档案管理投入有限的局面。
2、机关档案室管理面临的挑战
办公信息化、网络化挑战。随着办公信息化、网络化的快速推进，电子政务建设不断提速，机关档案的管理工作也面临着新变化、新挑战。在办公信息化、网络化环境下，机关档案形成过程、载体和内容记录形式都呈现出多元化的特点。机关档案形成过程多元化是指，机关文件的制作有多种方式可以选择，主要包括纸质人工制作、计算机辅助生成、数码影像设备生成等；机关档案载体多元化是指，随着电子政务的建设，出了传统纸质材料载体外，还有磁性载体、网络技术载体和数码技术载体等新技术新材料载体；机关档案内容记录多元化是指，除传统纸质档案外，还有大量利用新技术记录的影音资料。信息化和网络化在给机关档案管理带来便利时，也增加了信息收集难、归档整理难、档案保管难等新问题。
面向社会服务的挑战。政务公开作为建设服务型政府的要求，逐渐推行。政务公开的重要内容是政务信息公开。机关档案信息作为政务信息的组成部分，具有权威性、公共性和机要保密性的特点。随着国家行政管理体制改革的深入，政务信息公开的稳步推进，以及国家《行政许可法》、《政务信息公开条例》的颁布实施，机关档案信息面向社会公开的一系列问题日益凸显。当前机关档案信息公开还存在思想障碍、内容有限、途径缺乏、手段单一等问题。总之，机关档案信息公开的程度与社会对档案信息的需求还有较大差距。
三、促进机关档案室管理发展的建议
1、推进机关档案室管理模式改革
机关档案室作为机关的内部机构性质和分散式分布是制约机关档案工作发展的主要原因。在政府机构改革中，应当推进机关档案室向集约化投入和管理改革，改变现有机关档案室分散设置模式。结合行业部门特点因地制宜地选择合适的新模式，比如联合档案室、机关文档管理中心、安徽和县模式和文件中心等档案管理模式。只要是有处于机关档案工作，既满足政府改革需要，又满足社会利用需求，不断提高档案工作水平，就是合适的档案管理模式。
2、推进档案信息化建设
档案信息化建设是指档案行政主管部门，全面采用现代信息技术档案信息数字化、标准化和系统化的过程，以提高档案信息的利用效率。档案信息化建设的主要包括档案基础设施、信息资源和管理系统建设。档案信息化建设的重点是标准规范化和人才队伍建设。档案信息标准规范化建设是对电子档案信息资源收集、整理、查询、存储、交换等方面制定统一的规范和标准。档案信息化的关键是人才队伍建设。随着高新技术在档案部门的应用，必须建立一支既熟悉档案管理工作又能熟练运用新技术的人才队伍，以确保档案信息化的落实和开展。
3、推进机关档案信息公开服务
完善档案立法，为全面推行和规范机关档案信息公开提供法律依据和支撑。通过立法，确定政府机关履行档案信息公开的职责和义务，规范机关档案室面向社会的服务行为；准确界定机关档案信息公开的范围；加强机关档案信息公开与档案馆保存档案信息之间的协调；做好档案信息公开和政务公开之间的协调。
改革档案管理和服务机制，构建档案信息共享平台。通过建立机关档案管理中心等类型档案管理机构，集中整合机关档案信息资源；深化已文件利用工作，建设政务信息查询服务中心；把各级档案馆建设成为政务信息公开的主要途径之一。
参考文献
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