吴文桂
青海省乐都区房地产管理局青海乐都810700
摘要：本文以房产档案管理为例，深入分析了房地产登记档案管理的特点，并从房产档案信息系统建设、保障房登记档案管理、房屋的全生命周期档案管理及房地产档案信息查询管理四个方面展开了详细的探讨。
关键词：房地产档案；信息化建设；档案查询
前言
传统的房地产档案管理以实物档案管理为主，但在信息真实性、动态性、管理效率、协同查询等方面均存在问题，严重制约了档案的有效利用。随着信息技术发展与应用，档案管理信息化建设已经成为房地产档案管理的重要课题，特别是新的住房制度颁布实施以来，房地产档案管理信息化的重要性进一步突显。
1、房地产登记档案管理的特点
1.1政策性、专业性强。房地产登记档案是依据法律、法规和相关政策规定对房地产物权从设立、变更、转让等全过程的记录，合法合规性是其首要特征。同时，登记档案信息要符合档案管理的相关专业特征和要求，内容上反映房地产权利状况和房地位置和面积大小，反映房地产权利状态的来龙去脉，因而又有很强的专业性。
1.2动态性、时效性强。登记档案形成后，房地产权利和房地情况会随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌以及房屋买卖、交换、继承、赠与等引起的房地产物权转移而不断发生变化。随着我国经济和城市发展，房屋的拆除、翻改、扩建、土地分割、合并等变更又不可避免，因而房地产处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性。为保证档案信息的真实准确，档案登记信息必须及时有效地记录变更情况，从而确保房地产信息是动态的、真实的，使登记档案成为有效的可利用的“活”档案。
1.3真实准确性强。登记档案是房地产物权状态的真实历史记录，这种记录必须与实际相符。记载的权利人、权利范围必须清楚，能在权利审核和排解权利纠纷中起凭证和参考作用。真实性是登记档案的生命，也是发挥档案现实效用的基础和前提。
2、加强房产档案信息系统的建设
2.1加强房产档案信息系统建设不是纯粹的把手工管理模式搬到电脑上，而是以数据的形式，对储存数据进行合理的存储、分发和运算，房产档案信息管理需要构建档案信息资源共享体系，构建互联互通、分布共享的档案信息服务通道，从而使得房地产档案信息的共享将成为可能。这就需要档案管理部门要加强对房产档案信息的采集工作，房地产档案信息系统要与房地产交易系统有效结合，房地产交易中产生的房产信息可以便捷的进入房产档案管理系统，保证了全面有效的房产信息资源。
2.2对于以往的房地产档案信息也要采用有效手段，以扫描、手工录入或者相机拍摄等手段归入房产档案系统，海量的房产信息在搜集完毕后，还要进行有效的归类和组合，建立清晰的房地产档案信息数据库。
2.3由于房地方市场交易的频繁变动导致房屋产权不断进行调整，作为档案管理部门要及时对新的房产信息进行更新和整理，对档案管理软件不断升级，保持信息与产权变动的同步性，实行房地产档案的适时管理。
3、加强保障房登记档案管理
随着我国保障房建设规模的扩大，保障房登记档案管理工作的重要性开始凸显。国家房地产管理部门明确要求，市、县级住房保障主管部门，应当依法建立住房保障档案信息利用制度，利用住房保障档案信息，为住房保障申请、审核、分配、复核、退出等管理工作服务，为房屋管理、使用、维护提供依据。且应当依法建立住房保障档案信息公开和查询制度，规范公开和查询行为，依法保障住房保障对象的合法权益。市、县级住房保障主管部门应当配备必要的档案管理人员，确保档案安全，统筹安排档案管理经费，确保足额到位，并严格按规定用途使用，不得挤占、挪用。要求对住房保障对象档案按照“一户一档”的原则，在申请人获得住房保障后三个月内完成归档。住房保障房源档案按照“一套一档”的原则，建立保障性住房的基本情况、使用管理情况，在房屋分配使用后三个月内完成归档；成套房屋应当按套建立档案，宿舍应当按间建立档案。建立纸质档案并同步建立电子档案，相互印证。对于有不按规定归档、涂改伪造档案，以及擅自提供、抄录、公布、销毁、出卖或者转让档案等行为的责任人员，依照公务员法、档案法等法律法规给予处分；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任。
4、建立房屋的全生命周期档案管理
随着经济社会的发展，近年来我国已建成房屋建筑物的面积不断增加。由于不同时期建造的房屋有不同的设计标准，在使用过程中，材料老化、房屋改造装修等，严重影响了房屋的使用安全及使用寿命。目前的房地产档案信息大多集中于房屋权属、面积、户型以及交易过程等信息，反映不出来房屋质量状况目前，我国还没有比较完整的针对房屋建筑物在长期使用直至拆除阶段安全管理的法律法规，相关机构和资金也不能有效应对房屋建筑物的安全管理工作。为了全面掌握各类房屋的“健康”状况，可以建立房屋的全生命周期档案，包括建于什么年代、什么结构、设计者和施工者是谁、产权人是谁、曾经遭受过怎样的自然灾害、什么时候对房屋进行过维修，以及什么时候进行过安全鉴定等，从房屋的开发建设到最终的拆除，所有的情况将全部计入档案中。而且该档案也会实时动态更新，“比如某房屋的公共部位进行了维修，物业公司随后就要把相关记录上传，记入档案。”可供业主或者其他相关权利人查询。从房屋的开发、建设到交易、登记情况，再到建成后的物业管理、使用维护直至最终拆除，房屋在其全生命周期之中的各种情况都将一目了然。将为政府的宏观决策提供支持。同时，也将服务于一些具体的工作。比如住房限购中核查购房人已有住房的情况，保障房资格核查申请人住房情况，差别化税收和贷款中核查首套房、二套房等，都可以利用全生命周期档案查询。
5、加强房地产档案信息查询的管理
目前针对主要由于居民房产档案信息泄露而出现的“房叔”、“房妹”等事件，房地产交易中心将严防居民房产信息泄露，防止“以人查房”和“以房查人”的现象。广州“房婶”事件的发生，就是因为当地房产交易登记中心的一名编外人员受人所托，未经任何审批违规查询公民房产信息，随后被别有用心的人在网络上发布。房管部门已经对泄露他人隐私相关责任人进行处理。在这之前发生的“房叔”事件已由广州市房地产档案馆将泄露房产信息的责任人撤离岗位并对其给予行政记过处分。“个人住房信息系统”是房地产档案馆在全面实行房地产宏观调控后，按照现行政策，为满足限购、差别化贷款、契税优惠等业务需要，专为权利人出具《个人（家庭成员）名下房地产登记情况证明》和登记查考而建。《出具家庭成员名下房产情况证明业务流程》规定有严格的使用条件：“权利人自己申请，必须提供本人有效身份证明原件；权利人委托他人办理的，除提供权利人及受托人身份证原件外，还必须提交载明查询事项的授权委托书，不能提供权利人身份有效证明原件的，委托书必须经过公证”。“房叔”“房婶”事件的发生，客观上反映出市房地产档案馆在个人住房信息系统及其管理上确实存在薄弱环节，个别工作人员存在责任心不强、业务不熟的实际问题。今后要有效堵塞管理漏洞，对系统及查询制度、流程进行全面清理，并从加强人员管理教育、提升技术防控手段两方面进行整改。
6、结束语
总之，加强房地产档案登记管理，已成为当前房地产档案管理工作的重要课题。作为房地产档案管理人员要充分认识到这一点，在实际工作不断探索档案管理的手段和方法，切实提高房产档案管理水平。