（山东省菏泽市鄄城县档案馆，山东菏泽274600）
摘要：随着城市化进程的不断推进，村落文化的衰落和社区文化的兴起已经成为当今社会居民文化发展的趋势，社区档案正在记录保存本时期社会风貌中发挥越来越大的作用。解决社区档案收集过程中遇到的问题，争取收集到更多有价值的社区档案并将其妥善保管是档案人的义务和职责。
关键词：社区档案；收集保管；档案室
一、社区档案及其收集的必要性
在我国，社区档案这一概念大致起源于20世纪末，随着经济体制改革的不断深入和社会管理体制的不断发展，人们逐渐由“单位人”转变为“社区人”，在此背景下社区档案便应运而生。国内外对于社区档案的定义有很多，邹富联先生指出“社区档案是指社区居民委员会等组织和居民在实行自我管理自我服务等活动中直接形成的，对社会和社区具有保存利用价值的各种文字图表声像等载体的历史记录。”[1]这就从定义说明了社区档案既记录了居民的生活，同时也作为党和国家领导下具有社区特色的社会风貌的见证，因此，对社区档案，尤其是对有价值的社区档案的收集势在必行，它是重要的信息资源，也是人类社会实践活动过程的有效记录。
社区档案发展至今，其收集的必要性和独特意义早已从多方面得到了具体体现。就档案的收集意义来说，首先，“收集工作使得档案齐全完整，内容丰富，应该补充进馆的档案及时接收进馆，并把散存在机关、组织、个人手中以及散失在各地的档案材料收集补充到档案馆（室）。档案是维护历史真实面貌的重要凭证，是贯彻执行党的路线、方针、政策的重要工具，因而收集工作的作用是十分明显的。”这句话从两个方面体现了档案收集的意义，而社区档案作为档案中的一种，其收集活动必然也有着这两方面的意义，即社区档案的收集不仅是维护党和国家历史真实面貌的必要手段，更是在收集过程中维护了社区档案的齐全完整，是社区档案发展中必不可少的一部分。其次，社区档案的收集亦有效地储存了档案信息资源，为后人了解当下社区文化的演变发展提供了真实有效的历史材料。随着科学技术的发展和社会管理方式变革的深入，整个社会对于信息的需求越来越大，社区档案作为信息载体的一种，负有提供社区文化信息的重要使命。社区档案的收集意义还体现在它对于丰富档案馆藏所起到的重要作用，众所周知，档案馆要想开展利用工作和档案编研工作，必须要有丰富的档案馆藏作为基础和前提，社区作为当前社会举足轻重的组织团体，大量的社区档案为丰富各地档案馆的馆藏作出了堪称卓越的贡献。从档案的收集意义角度来说社区档案收集的最后一个深刻意义在于促进档案学相关理论发展及推动档案工作现代化的实现。毕竟“馆（室）藏越丰富，各项工作实践也就越丰富多彩，必然提出许多新问题、新要求，提供很多新情况，为档案学理论的发展打下坚实基础，推动档案学理论的发展。丰富的馆（室）藏也是实现档案工作现代化的推动力量。”综上所述，社区档案的收集是对党和国家领导行为的支持，亦是信息资源提供的基础，同时也在促进档案馆及其相关项目建设中丰富了自身。
二、社区档案收集的问题及对策
根据档案馆对二、三级单位形成档案的接收规定：“有代表性的第二、第三级单位形成的档案亦应向有关档案馆移交。如工厂、学校、商店、居民委员会、村委会等职能、性质和任务相同或相似的单位之中具有代表性者，应将其所形成的档案中有长远保存价值的部分，移交给有关档案馆。”这个规定在肯定社区档案收集的必要性的同时，也体现出社区档案收集过程中可能出现的几个问题，例如它要求职能、性质和任务相同或相似的二、三级单位应将所形成的档案中具有长远保存价值的部分移交给档案馆，那么这个具有长远价值这一标准到底该如何界定呢？由此延伸出的问题有两个：一是档案馆工作人员在鉴定社区档案价值时出现错误，盲目接收，使得在档案数量饱和的情况下一些有价值的档案仍未被接收保管，价值较小的档案却占用了档案馆（室）的库房；二是由于规定的不明确，部分档案意识较差的社区管理人员随意处置档案，这种性质的事件一般表现为以下两种情形：“一是档案资料在各岗位工作人员手上，为了应付检查，每检查一次就准备一次，将档案资料套在活页书夹内，而不愿装订成卷，随意处置；二是档案工作未纳入社区的达标考核中，档案人员的工作积极性不高，各岗位工作人员各做各的，各管各的，都觉得档案放在自己手中用起来方便，不愿意交出来统一进行整理和管理。”
另外，不完善的社区档案归档制度也在一定程度上阻碍了社区档案收集的积极开展，社区档案的归档范围、归档时间、归档文件的质量要求及归档手续等方面都急需一个统一并具有效力的规范标准以更好地促进社区档案收集工作的发展。档案基础建设的薄弱对于社区档案的收集管理亦造成了一定的影响，在一些社区兴起时间较短的地区，尤其是一些城市化速度过快的城市边缘地区和广大农村地区，社区档案的“缺档断档”现象尤为严重，究其原因，这些社区多由附近的村落改建而来，仓促的“村改居”活动使得大量原始档案在频繁的搬家活动中遗失或损坏，导致这些社区档案收集整理的难度进一步加大。
就政府相关机构而言，要想解决社区档案收集过程中所面临的问题，就需要立法机关完善社区档案的归档制度内容，使得社区档案在收集时所遵循的归档制度“内容明确、表达准确、规定具体而详尽，便于在实际工作中执行。”以提高社区档案的收集质量和利用率。同时政府也应该加强相关部门档案人员管理，成立业务水平较高的档案人员团队，提高档案工作人员的稳定性，从而促使社区档案收集工作的高效推进。
档案馆的存在及档案馆内的相关制度对社区档案的收集有着重大影响，要想解决社区档案收集过程中的问题，档案馆这一主体必然要发挥相当大的作用以推动社区档案收集工作的发展。首先，优化馆（室）藏是解决目前社区档案收集工作中存在问题的一项重要措施，优化馆（室）藏亦是提高案卷质量的一种必要手段，这一举措运用到社区档案的收集过程中将有效地提高社区档案的收集质量；同时档案馆的馆内建设也对社区档案的收集有着至关重要的作用，档案馆对档案的整理和进一步编研极大地提高了社区档案的利用率，提高了社区档案收集工作的价值，档案馆相关工作人员工作素养的提高也有利于社区档案价值的鉴定和社区档案收集后保管工作的进行。
作为社区档案产生的主体，社区内居民所起到的作用巨大。提高社区居民的档案意识有利于社区档案的保护和存放，亦能够有效地促进有价值的社区档案的形成，至于如何提高社区居民的档案意识，大力宣传《档案法》，充分运用社区文化墙、板报等资源都是不错的选择。社区相关负责人应重视社区档案的社会价值积极督促档案人员对社区档案的保护和管理，以鼓励社区档案收集工作的推进。至于部分社区中社区档案的“缺档断档”现象，相关负责人可面向群众，采集丢失或损毁的社区档案信息，在此提供信息的三种采集方法：一是主动登记采集法，主要是指通过宣传使信息被采集对象主动向信息采集者登记自己的信息。二是调查采集法，调查采集法是在社区信息收集中最常用的方法，指通过调查研究来采集信息。三是网络采集法，网络采集法是指利用互联网来采集信息。
社区档案所代表的不仅是当下社区文化的整体风貌，更是一个个社区的独特文化和存在证明。推动社区档案的收集工作，不仅是让更多的社区留下它们存在的证据，亦是用有价值的社区档案丰富馆藏，推动档案事业的现代化发展。
参考文献
[1]邹富联.对社区档案工作建设的思考[J].档案学通讯2005(01).