云南省肿瘤医院资产管理部云南昆明650118
摘要：医院的健康良好发展，离不开医院对各种档案的规范建立与管理。近年来，随着社会科技的发展迅速，先进的医疗设备逐渐成为医院发展不可或缺的重要部分，越来越多的医院加大对设备资金的投入，无论在种类还是数量上，都迅猛增加。如何做好，延长设备的使用寿命，提高医院的经济效益？也愈发显得重要和被重视。为了充分发挥设备价值，如何去加强设备档案的建立与管理是每个医院都应该考虑的。
关键词：医疗设备；档案；建立与管理
引言
2016年2月1日起开始施行的由国家食品药品监管总局发布的《医疗器械使用质量监督管理办法》文件中提到医疗设备要实施“全过程”监管，要重视和解决医疗设备的购进、验收、使用记录不全、不规范，尤其是植入类医疗器械和体外诊断试剂的使用记录，可追溯性较差的问题。无疑意味着做好设备档案的建立与管理将变得越来越重要。
一、医疗设备档案的基本内容
何为医疗设备档案?简单地说，设备档案就是医院在购置和运行设备这两个过程中形成的以纸质为载体的文字材料。
在购置过程中，主要有设备申请单、可行性论证报告表、有关调查材料、审批文件、招标书、合同协议、到货通知、提货单、发票复印件及安装验收报告等。
在设备运行过程则有使用操作章程、维修管理办法和制度、故障维修记录、性能动态记录、设备拆除报废申请及处理情况、经济效益分析等等。
从上面我们看出，设备档案的形成过程其时间周期长，涉及环节跟人员多而杂，设备档案的管理确确实实是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。
二、建立医疗设备档案的意义
医疗设备作为医院实施医疗服务的物质基础，其好坏关联到患者的安全、医院的经济和声誉。对每一样设备的背景都有明朗详细的记录，能为以后医院经济效益的分析、设备的采购计划等提供翔实的凭证。
此外，对于设备在使用过程中遇到的问题，可以充分利用档案中建立的保修期和合同这些证据来处理，避免不必要的支出。比如，某医院新购置一台飞利浦的CT，保修期是三年，今年3月，因为设备故障告知厂家进行维修，销售公司说是保修期就是两年，现在维修要收取费用。面对数万元的维修费，设备管理人员连忙去查阅设备档案，证实保修期就是三年，于是跟厂家谈判协商，为医院省下了一笔不必要的开支。
保养和维修方面，通过查看档案材料，根据里面厂商资料、维修记录等主动、及时、准确地采取预防性保养维修，从而缩短停机时间，提高设备使用次数，减少修理费用，创造更多收益。
三、如何做好医疗设备档案的建立与管理
医疗设备档案所具备的特点及其对医院管理的作用，让很多医院高度重视医院后勤设备科的管理，使之其制度化、科学化并规范化。
那么如何做好医疗设备档案的建立与管理，让设备科管理走向科学规范化?对于这块，相信很多医院会在人员方面开始，加强设备管理员工的管理意识和素质，保证设备档案的收集、整理、移交和保存等工作的完成；接着就是操作实施方面，严格规定管理规章制度，主要是针对设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件的管理。
但问题是，面对医疗设备的庞大数量，而且与日俱增的趋势，单单依靠人工的力量去加强医疗设备档案的建立，去管理大量设备，显然是不科学的。很简单的一个例子，比如一家医院要购置一批CT，科室进行申购时，为了设备的购买有保障有依据，就要通过各领导的层层审批签字，人工送抵的时间甚至领导不在要延时的各种耽搁时间，让流程更加漫长，造成人力、时间的大大损耗。
所以，引用自定义报表，自定义审批流程，1分钟快速生成报表才是医院设备档案建立的科学高效途径，这也就是实现信息化管理。
在网络高速发展的今天，医院只要建立设备科信息化管理平台，就能通过账号登入，在后台就有设备申购管理、资产管理、维修保养管理、耗材管理以及证照管理等环节的自定义报表，可以进行记录、查阅、保存和打印等操作。
医院采用数字化的管理平台，将设备管理的申请购买、运行、保养、维修各个环节全程数字化，界面清晰简洁，并且拥有强大的数据自定义报表功能，方便管理人员对设备档案的高效科学管理，大大提高工作效率，降低医院人力物力资源浪费。
四、医疗设备管理系统四大核心功能
医疗设备管理系统核心主要可以分为四个部分：计划管理、应用管理、信息资料管理和维修管理，作为现代医疗机构，更需要运用现代计算机技术来实现设备管理的精细化与高效化。
1.设备计划管理
医疗设备管理的职能部门是设备科，是一台设备从论证、购置、应用到维修全过程的轴心。因此，医疗设备计划管理首先是要健全设备科的建设，应用合理的人员配置及精干的人才队伍，实行优化组合，定人定岗。作为技术管理科室，设备科负责制定全院的设备配置计划。医疗设备的计划管理，作为医疗设备管理的第一个环节，是关系到管理质量核心内容，因而是一个关键性步骤。
2.设备技术管理
提高现有设备的完好率和使用率，必须建立一套严格的规章制度，建立起设备科、各科护士长、各保管小组或个人三级完整的管理网。设备科管理人员负责协调组织，各科护士长或财产保管人员负责本科设备仪器的保管和使用，做到层层负责，包干到人。
除了合理使用外，细致的日常维护保养，对保障仪器设备的正常运行非常重要。要在设备管理系统中建立并严格执行三级保养制度，特别是大型的高精尖设备，通常需与厂商签订维修协议，对设备进行定期检修。建立保养检查记录卡，详细记录每次保养的项目如保养周期、保养者姓名及检查人员的检查结果等。
3.设备档案管理
使档案管理规范化，首先不但要保存好已有的设备资料，还应广泛收集有关医疗设备发展现状、产品动态，设立并拓展自己的信息渠道，这样才能使我们在跟踪现代医疗技术的飞速发展中不会因信息落伍而在工作中处于被动的地位。对所收集到的资料，及时进行整理、分类、并建立检索目录，存入固定档案，以便日后查阅，为计划引进设备提供依据。
其次是为每一项设备建立完整的档案，要从设备论证到开箱验收的整个过程中收集齐全技术资料。设备到院后，档案管理及维修人员应现场严格填写开箱验收报告、设备使用记录本及所有卡片。然后将这些资料，连同订货卡片、合同书、使用说明书、维修说明卡、技术图纸、产品合格证、保修单、配件表及其它有关资料，一并登记建档，并根据设备分类情况，建立相应的编码检索。
4.设备维修管理
医疗设备的正常运行是医院能正常工作的重要保证。设备的长期使用其性能将逐渐降低、故障频繁出现甚至功能丧失，这将造成医疗工作停顿，影响平均住院日、医疗质量和医疗安全，因而医用仪器设备的维修就成为设备管理的中心环节。
医疗设备档案是医疗设备运行过程的全部历史记录，其内容繁多，涉及面广泛，常常因为主观上的因素，导致各种问题不断的发生。本研究认为，医院医疗设备档案管理，必须从医院、医疗两个方面出发。首先，医院作为医疗设备的主要应用场所，是为了给患者提供一个更好的医疗条件和环境，减少患者的病痛。医疗设备必须得到最有效的操作，最保险的管理制度，以此来减少医患纠纷和不必要的问题发生。其次，医疗工作是一项综合性的工作，并不能仅仅在设备一个方面努力，还需要在医疗技术、医疗配合、医疗制度等多个方向努力，实现客观上的工作提升。经过长期的努力，医院医疗设备档案管理工作一定会取得成效，并且得到了社会上的肯定。
参考文献：
[1]孙娟.医疗设备的档案管理[J].科技视界，2014（2）：210
作者简介：黄焱坤（1979.11.13.），云南省建水县，汉族，助理馆员，大学本科，主要从事医院资产管理部的设备档案收集、整理及政府采购工作。