姜玲（都江堰市人民医院医院办公室四川成都618000）
【摘要】在医疗卫生事业不断改革与发展的进程中，作为重要管理机构的医院办公室，在医院里起着桥梁和纽带作用。而办公室管理水平的高低，关系着医院的声誉和形象，关系着医院的稳定和发展。为此，要深刻认识医院办公室管理的重要性和基本要求，采取有效的工作措施，不断增强办公室的管理能力和服务水平。
【关键词】医院办公室管理
【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）29-0147-02
办公室是医院的一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外，保证各项管理工作正常运转的枢纽。既要参与医院经营管理，又要进行日常事务管理。其主要职能为监督、服务、信息处理和协调。办公室的工作是否科学以及科学化程度如何，直接关系到所在医院的形象和管理效能的高低。在新形势下，办公室工作何如能打破成规陋习、卓有成效地创新工作思路、提升整体办事绩效？如何能切合实际、与时俱进、改变形象、更大更好地发挥其职能作用，为医院做出更大的贡献？是一个不容忽视的问题。文章试如何改进医院办公室工作的问题作些探讨。
一、医院办公室管理的重要性
（一）直接关系到上层领导的决策水平
决策是院领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而正确的决策离不开对机关各方面情况的调查研究和对调查资料的正确判断，离不开获取和掌握大量的准确的信息。在这方面，办公室作为辅助领导决策的主要部门，承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务。加强办公室的管理将有助于更好地发挥为领导决策服务的参谋咨询作用和耳目作用，为领导提供全面、及时、准确的信息，从而促进和提高领导的决策水平。
（二）直接关系到医院管理系统的协调运转
任何管理系统都是一个复杂的联系网络。在这个网络中，办公室处于中枢的地位，它不仅是领导的综合办事机构、信息参谋部门，而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅，取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此，加强办公室的管理，将会更好地发挥办公室的枢纽作用，理顺各方面的关系，沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系，促进整个管理系统的协调运转。
（三）直接影响着机关的办事效率和服务质量
办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。加强办公室的管理，能够分清轻重缓急，忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务，较好地消除马拉松会议、文牍主义等弊端；能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍，避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。
二、医院办公室管理的基本要求
（一）合理配置办公室内部机构
合理配置办公室内部机构是提高办公室管理的重要前提和基础。办公室处于行政管理的中枢地位，它不仅是综合办事机构，而且是领导的参谋部，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能，工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或者素质低下，势必影响办公室管理功能的发挥。因此，要提高办公室管理质量，首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员，使办公室有一支较高理论水平、较好的文字写作能力、语言表达能力、沟通协调能力、公共关系能力的精干队伍，以确保办公室各项工作的顺利开展。
（二）切实加强办公室作风建设
办公室人员应该具有较好的思想素养。为此，办公室必须抓好工作作风建设。第一，办公室人员必须熟悉和了解医院的发展规划、发展战略，自觉地在思想上、行动上同医院总体目标保持一致。在向上报告、对下发文、协调工作、答复问题时都要以此为准绳。第二，要有克己奉公、乐于奉献的精神。要主动为领导服务，为基层服务，为职工、群众服务。第三，深入调查研究。要尽可能走出办公室，深入到实际中去，了解实际情况，掌握最新动态，向领导提供全面、准确、及时的信息。同时，主动做好查办督办等工作。第四，谦虚谨慎、热情待人，从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。无论是日常工作的处理还是内外来访的接待，都做到热情周到、文明礼貌。
（三）注重提高办公室人员业务素质
办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，这必然要求办公室人员具有较宽的知识面，能够了解管理学、法律学、组织行为学、经济学等学科的基础知识，掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、写作能力、语言表达能力和公共关系能力等，以适应办公室管理科学化的需要。
（四）积极争取医院领导的关心和支持
因为办公室及其人员是在领导的直接指导下开展工作的，其管理的好坏对领导的工作和形象影响极大。因此，领导必须首先在思想上对办公室管理的问题予以足够的重视，对办公室的地位作用有充分的认识，既发挥办公室处理事务、搞好服务的作用，也重视其参与政务的参谋助手作用，并为其作用的发挥创造条件。其次，对于办公室管理的制度化、程序化、自动化建设及办公室队伍的建设给予具体的支持和领导，切实加强对办公室人员的教育和培养。特别是对于秘书人员，领导对他们既要严格要求，又要大胆放手，并给予具体的帮助、指导，使其在实践中得到锻炼和提高。最后，采取措施改善办公室人员的工作条件，提高办公室人员的待遇，解决有关人员的职称、职务等问题，以调动办公室队伍的积极性和主动性，开创办公室管理的新局面。
三、办公室管理的主要措施
（一）以制度化管理提高责任意识
办公室工作水平的高低、工作质量的好坏一定要有一个统一规范的衡量机制。在制度制定时把握政策性和实效性，多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一些定性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。大到会议组织、大事决策，小到外联接待、车辆调度、文电处理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。
（二）以学习型管理提高工作能力
随着形势的发展，新情况、新问题、新知识层出不穷，这就要求办公室人员不断地提高综合能力。办公室人员要提高办公能力和服务水平，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多才。应成为公文写作、文件处理、业务接待、问题分析等方面的专家，在单位要起主导。办公室人员还必须在深化本职工作的基础上，对其他方面的知识做适度扩展，以不断提高解决问题和综合协调的能力，不断提高工作效率和服务水平。
（三）以团队式管理倡导奉献精神
办公室工作无论大小，都必须一丝不苟，不得有半点懈怠，更不得有半点差错。虽然时间上没有定数、任务上没有定量，都不得凭工作论报酬，需要的是无私奉献。这种品质的形成，不是指令所能做到的。因此，要尽量创造一种和谐、温暖、健康的工作环境，把办公室人员引导到热爱集体，维护整体利益，为了集体利益努力工作，无私奉献的层面上来。同时，着力于引导办公室人员树立强烈的事业心，树立不断创新和追求旧越的意识，在工作中达到默契，共同创造一种通力合作、群策群力的工作环境。
（四）以激励式管理增强内部活力
事业的成功、个人的进步，始终是大家最为关心的问题。而办公室的人员天天为领导工作服务，耳濡目染，又具有较高的政策理论水平、文字表达能力、语言表达能力和综合协调能力。因此，办公室不仅应是培养人才的熔炉和阵地，也应是输出人才的重要载体。在坚持对办公室人员严格要求、加强领导，在引导他们把个人的前途、事业置身于党的事业之下的同时，又时刻关心办公室人员的成长进步，把对他们的感情寄寓在积极创造成才环境的过程之中，经全力解决他们的职级待遇，又有计划地提拔、交流，及时把能力强、作风硬、实质突出的优秀人员推向管理岗位，真正使办公室成为“一池活水”。
（五）以协调式管理提高执行能力
在一般的组织管理体系中，各部门按层次型功能框架建立，各职能领域之间保持独立。虽然各部门之间各司其政，互不干涉，但是在实际工作中，很多事务的处理却非一个部门所能完成，各部门之间要相互联系，这就需要办公室对各部门关系做好协调工作。然而，由于各部门、科室所处的位置不同、工作立足点不同，也由于他们在思维方式和工作方法等方面存在差异，对一些问题的认识和处理常常会不一致，这就产生了许多矛盾甚至冲突，以致影响整个单位工作的正常开展。因此，办公室要做好上传下达，搞好接待来访，加强纵横联络，保证政令畅通和日常工作的正常运转。在协调内部关系或外部关系时，要做到公正、得体，做到原则性与灵活性相结合。办公室人员要着眼于全局，时刻以大局为重，不断提高解决问题的能力。
（六）以秩序型管理提高工作效率
办公室工作千头万绪，十分繁杂。如何变纷繁的事务为有秩序的工作，从而提高办公效率，记好办公日志、做好分类管理是必不可少的手段。要做好办公室工作记录，详细记录每天所发生的事情。定期或不定期对办公日志进行整理，有价值的信息录入分类管理文件夹，重要事件录入大事记中。要根据实际,建立不同的电子文件夹。把待办之事，集中登记并保存电子文档，便于了解掌握待办工作的进展情况。纸质材料要分类标识存放。这样可以分类处理，为领导、相关部门提供快捷、准确及周全的高水平服务。面对繁杂而又琐碎的工作，只有讲究工作程序化、规范化和信息化，才能适应快节奏的工作要求，使繁杂琐碎无序的工作程序化，使表面上没有规划分散的工作规范化，做到轻重缓急安排有当，精干高效。
四、结束语
综上所述，办公室工作作为医院管理的一个重要环节，有其特定的工作职能，扮演着特定的角色。办公室工作人员只有努力营造良好的办公环境，保持良好的工作心态，不断更新知识，不断提高自身素质，才能充分发挥办公室职能作用，为院领导参好谋，为医院员工和患者服好务，塑造和维护医院的形象,积极配合医院的发展。
参考文献
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