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摘要：随着信息化的迅速发展,在档案管理领域出现了电子档案.电子档案主要是指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的,以声像为主,辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容.现从电子档案的特征入手,分析和研究目前电子档案管理工作中存在的问题,并提出相应的对策.
关键词：电子档案；特征；问题；措施
1电子档案使用的途径
1.1能够备份
电子档案在使用过程中有一个很重要也很基础的功能就是能够备份，这方便了档案管理工作者对重要的资料数据进行备份存档，避免不必要的资源损失，而且备份的功能还能方便工作者一些文印的工作。
1.2通信传输
通信传输的功能可以帮助档案使用者解决空间和时间上面的限制问题，这也无形之中节省了一些人力、物力以及财力。通信传输主要是便利各部门之间进行信息资料的共享，便于档案的传阅共享，实现电子档案的利用。电子档案在使用过程中经常会被有关档案人员通过信息传输的功能进行资料数据的传输。
1.3直接利用
直接利用就是通过部门中的计算机系统直接对电子档案进行直接查询，能够保障多个使用者通过不同的计算机设备同一时间获取同一份电子档案资料，为使用电子档案的人员提供了一定的技术支持。
2电子档案的特点
2.1快捷性、共享性、高密度性
在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
2.2不稳定性及不安全性
由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
2.3不可识别性和非直读性
纸质档案都是采用人可识读的记录符号，可直接辨认出，电子档案使用磁、光介质，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。其收集、编制、传输等也必须依赖计算机的软、硬件级数据库与网络系统。在载体上的数字信息经过压缩编码、加密等处理会产生不兼容的问题，更增加了电子档案的非直读性。传统档案在纸上书写、修改，留有痕迹。电子档案在机器上可任意修改而表面不留痕迹，这样，传统写作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就几乎不存在。电子化操作可提高档案处理的速度，但也可能破坏档案的真实性和可靠性，把原档案迁移到新的技术环境中还可能导致信息的丢失和变异。
2.4对机器设备和标准的依赖性
计算机更新换代很快，一般只能隔代兼容。对需要长期归档保存的电子档案来说，对设备的依赖性更明显，甚至可能出现最新的设备读不出几十年前的数据情况。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质档案的标准化体系。其制作生成、存储、信息压缩存储、传输、查找等都要有相应的标准，标准化是电子档案管理重要的基础工作。
2.5物理结构、逻辑结构的复杂性
档案的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况，例如档案的正文、图形、批示、附件等各自在载体上的存储位置。档案的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。电子档案信息的物理结构和逻辑结构往往不一致，同一份电子档案中的正文、图形、批示、附件等可不在载体上连续存放，甚至可存放在不同的载体上，而不影响其正常显示输出。在电子文件归档时，如何保持其物理结构、逻辑结构完整是保证电子档案不被破坏的关键问题之一。
3提高电子档案管理水平的建议及措施
3.1构建完善合理的电子档案管理制度，加强电子档案的安全性管理
对于档案工作的管理以及工作流程的规制，其前提就是制定一套较为合理、完善的档案管理相关制度，规范在计算机使用过程中对档案管理的有关步骤，使得使用者以及管理者更加清楚的了解到在档案管理和使用过程中应该注意到的问题和环节，进一步的适应电子档案管理的要求。其次，电子档案是利用计算机系统进行的操作，因此在使用过程中必然会存在由于系统故障或者其他原因导致的安全性问题，网络安全隐患也一直是计算机使用过程中的大问题，网络技术的发展也相应伴随着网络黑客技术的成熟，电子档案的有关系统和资料一旦被黑客侵入，极容易导致整个资料信息的泄露或者盗取，从而给企业带来不必要的损失。因此电子档案管理在日常的工作管理中还需要对网络安全的漏洞及时进行排查和修复，制定相关的专业岗位人员进行网络安全检查和管理工作，保障网络的安全系数在一个合理的水平阶段，从而确保电子档案管理工作正常有序的开展。
3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生概率
在档案使用过程中经常会出现档案资料遺失或者信息泄露等现象，出现这些问题的原因不仅仅是由于网络安全性问题导致的，很大程度上也取决于档案工作管理人员自身在档案利用方式上的失误，为了防止此类事情的频繁出现，在利用电子档案之前应该对使用步骤或者相关操作方式进行规范，相关档案工作人员只有在经过档案管理部门领导的获批之后才能进行电子档案的查询和使用。除此之外，在针对电子档案管理工作中需要构建一个相对完善的档案管理制度，对工作人员的操作以及使用制定合理的规范流程，通过有关的网络技术去加强电子档案的收集工作，时刻确保电子档案信息的更新，保障电子信息的实效性。
3.3加强档案工作人员的管理，提高档案工作人员的安全意识
电子档案借助计算机的技术优势进一步提高了档案管理工作的信息化水平，因此对于档案工作人员而言要想利用电子档案进行工作流程，首先需要掌握相应的操作技术以及有关设备的利用，而档案工作者也需要具备相应的管理理念和知识系统，因此在电子档案发展的今天，对于档案工作者的要求也在逐渐提高。档案人员的个人职业素养以及业务水平直接影响到了档案工作的质量和水平。为了改善这一现象，要加强档案工作人员的业务培训，建设一批高质量、高素质的档案管理人员。另外，为了适应现代社会发展的需求，档案工作者还需要具有对档案信息的分析处理能力，这也是进一步提高档案管理工作人员业务水平和质量的保障。
总结
目前社会已经步入了信息化时代，计算机技术的更新与发展已经深入到社会生活、生产的方方面面，档案管理工作顺应时代的发展出现了电子档案的概念，而电子档案在实际工作中的应用的确显示出了其独特的优越性和重要性，尤其是节省了公司的成本，提高了工作效率及质量。电子档案的出现不仅便利了档案工作人员的日常工作，同时也对档案工作者提出了挑战和要求，因此在实际工作中应该不断加强工作人员的业务水平以及职业素养，提高其电子档案操作能力，让电子档案更好的融合到实际工作中，并且不断提升档案管理的服务质量和工作效率。
参考文献
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