浙江省水利河口研究院310020
摘要：文书档案管理作为一个单位档案管理水平的重要衡量指标之一，其管理水平对于档案资料质量与完整性具有重要影响。为充分发挥档案管理的积极作用，需要采取必要措施提高文书档案管理水平，从多方面加强文书档案管理，以提高档案资料的利用率，为促进各项业务的发展提供重要基础支撑。本文在对文书档案管理中现存的一系列问题进行深入探究的基础上，提出相应优化策略，以有效促进文书档案管理工作质量进一步提升。
关键词：文书档案管理；问题；优化策略
引言
办公室文书档案管理是企事业管理中的重要组成部分，文书档案涉及了单位各个部门的运营管理内容，是档案存在的基础与产生重要信息的源头，其管理水平对于档案质量及其完整性具有重要关系。目前，在文书档案管理过程中，存在诸多不足和问题，严重影响着文书档案管理工作的有效性和完整性，不利于档案管理工作的可持续发展。基于此，需要在深入分析文书档案管理工作问题的基础上，探究优化文书档案管理的策略，切实提升文书档案管理水平，提高文书档案利用率，发挥文书档案管理工作的职能和作用。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）文书和档案工作缺乏有效衔接。由于目前我国缺乏完善的文书档案管理制度和机制，导致实际文书工作和档案工作之间的衔接存在一定问题，进而造成文书档案管理工作不够规范和科学，影响文书档案管理水平的进一步提升。文书和档案工作两者具有一定差异性，但是连接密切，要有序开展文书档案管理各方面工作，就要理顺文书工作和档案工作两者之间的具体关系，在此基础上保证文书档案管理能够顺畅进行，并提升工作质量。
（二）文书档案管理工作受重视程度不够。部分单位对文书档案的认识存在片面性，且对于该工作缺乏理解与调查，造成文书档案管理工作欠缺正确指导，存在诸多不规范行为。在行政管理中档案工作职能地位不高，有些领导将档案工作说起重要，做起次要，只认为将文件资料收集整理后，建立相应的档案目录就是完成档案建档工作。其次此项工作要真正从传统模式上有所突破，还是需要经费投入，但该项工作难以快速见到成效，经济效益也不明显。基于此，许多单位在开展文书档案管理工作的时候缺乏科学的流程和计划，严重浪费人力、财力和物力。
（三）文书档案管理手段落后。目前在文书档案管理过程中，缺乏科学的管理方式，直接导致管理效率低下，难以有效提升管理水平，内部系统较为混乱，影响文书档案管理水平。
（四）文书档案管理培训工作有待加强。部分单位现有的文书档案管理人员良莠不齐，随着单位的发展，需要做好管理人员的培训工作，以有效提升其专业知识和技能，促使文书档案管理质量提升。而目前部分单位对于文书档案管理的培训工作缺乏系统性、持续性和相关制度，难以及时更新工作人员的工作思维与方式，使得文书档案管理效率低下。
二、文化档案管理优化策略
（一）做好文书与档案工作的规范化衔接工作。要提升文书档案管理质量，首先要规范化做好文书与档案两方面工作的衔接。相关工作人员需要对文书档案管理有一个正确、全面的认识，在理解该工作的同时也要在基础上正确、规范做好立卷以及归档等工作，保持文书与档案的一体化发展。另外，要准确并及时处理文件，对所有收集到的资料与文件都要及时登记与补充。立卷工作是文书和档案工作的关键衔接点，尤其要重视并规范做好文书立卷工作。
（二）加强重视文书档案管理工作。单位领导需要正确认识文书档案管理及其重要作用，在实际管理中高度重视这一工作，规范化、完整化制定相关规章制度与工作机制，为具体工作提供指导。在单位里营造一种重视文书档案管理的氛围，自上而下促使所有员工都重视文书档案管理工作，认真做好文书档案收集、整理以及管理、利用等工作，切实提升文书档案管理水平。
（三）利用数字化办公模式优化文书档案管理。要积极通过数字化办公模式强化文书档案管理，切实有效地提升管理水平。首先，数字化办公模式建立基础上，构建单位组织内部的信息沟通渠道，促进不同岗位、部门之间的灵活、顺畅沟通。要建立信息发布平台、资源共享平台，促进各个部门之间的高效协作，避免资源重复收集，提高文书档案收集效率和质量，减少人力浪费。同时，要通过数字化办公模式促使文书档案管理工作更加完善，健全构建文书档案管理平台，通过信息资源下载和发送等形式流通文书档案，使各方面档案资源更加顺畅、便捷地查阅和调用。在数字化办公模式下，单位各种办公活动当中包含的大量业务档案和数据都能够高效存储在网络服务器当中，利用计算机检索功能可以实现随时查阅与调用，提高文书档案利用率。
（四）提高工作人员的综合素质。要结合文书档案管理要求，在岗位招聘时选择专业对口具有一定管理经验的专业人员。入职前进行岗位培训，让员工充分了解岗位职责和要求，明确岗位的日常工作范围。正式上岗后需要进行定期培训，鼓励其通过自主学习或者参与继续教育努力提高自身专业知识水平，以适应信息化背景下文书档案管理方法的不断更新，也能够满足文书档案管理工作自动化和电子化的发展需求。单位要针对文书档案管理相关工作人员，科学、系统地制定对应培训计划和制度，促使管理人员可以建立终身学习观念，逐渐更新知识系统，在提升自身专业素养的基础上，促使文书档案管理水平不断提升。
三、结束语
综上所述，文书档案管理工作主要是对各单位所有部门以及经营环节相关工作情况加以记录，在制定经营决策和发展战略过程中，可以依据这些资料提高决策的正确性，推动单位发展。针对文书档案管理建立科学的管理机制和制度，保持文书和档案工作的顺畅衔接，优化和创新管理方式，做好人员培训工作，在努力提升文书档案管理水平的过程中，促进单位健康发展。
参考文献
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[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016(3)：58