浙江省送变电工程公司浙江杭州311232
摘要：精细化管理是一种特殊的管理模式，是现今企业管理的一个新趋势。它主要是以实现科学管理为目标，要求做到社会分工精细化与服务质量精细化。但从当前情况看，我国企业在办公室行政管理中还存在很多不足，未能做到精细化管理，导致整体管理效率不高。为此，在实际管理过程中及时分析存在问题，采取积极有效的应对措施，进一步提高管理效率及质量显得尤为关键和重要。
关键词：办公室；行政管理；精细化；思路；对策
1、办公室实现行政精细化管理的重要性
办公室作为企业的重要组成部门，在整个企业运作中发挥着重大的管理作用。它除了要负责传达以及落实上级领导的各种命令与要求外，还要进行大量基层的调研工作，包括调查统计、分析核对、会议筹备、日常监督等工作。为了充分发挥出办公室的最大职能，必须对办公室行政管理工作实行精细化管理，消除管理隐患，避免日常生活中不合理现象的发生，降低管理管理成本，进一步提高办公室工作效能，全面提升企业的整体管理水平。
2、办公室行政精细化管理存在的问题
2.1管理者的管理意识较低
管理者具备一定的精细化管理意识，这是确保精细化管理实现的基本条件。只有管理者具备了这种意识，才能够更加细致、客观地来制定相关的规章制度，以便对存在问题的地方进行合理的调整，这样一来，制定的制度才会更加科学。但是，相关调查结果发现，当前我国很多办公室管理人员严重缺乏精细化管理意识，致使管理工作产生很多问题，管理水平也受到了很大的影响。
2.2管理项目的问题
（1）传统的办公室行政管理办法中，有些管理内容已经不能包含全部的工作，存在很多的管理盲点，所以就算是付出了努力去开展管理工作，但是其效果却不是很理想。精细化管理模式能够很好地解决这一问题，增添新管理项目，进而促进量化管理的实现；
（2）一旦在办公室行政工作中实行精细化管理，就会很难考虑的各个方面，因此，应当提高办公室行政管理工作的科学性，促进业务、行政管理两者间的有机结合，重新划分监督、考勤、作风以及纪律等工作，并明确这些工作的管理标准。
2.3管理制度的问题
管理制度既是公司对办公室工作的基本要求，也是办公室工作的基本职责。提高管理制度的合理性，才能够促进办公室工作的顺利开展。然而，我国当前的公司企业的管理制度中存在着很多问题：（1）管理制度不够精细：没有根据办公室的不同制定相应的规章制度，这就使得不同办公部门的管理、工作内容极其相似，进而影响了工作的效果；（2）很多公司企业并没有将办公室工作进行明确的分工，所以很难落实责任，很难激发办公室工作人员的积极性；（3）奖惩制度得不到落实：管理上的模式使得办公室行政管理工作无序混乱，尽管制定了绩效考核制度，但是并没有贯彻落实奖罚制度。为了促进工作更加条理有序、责任分工更加清晰，实行精细化行政管理是必须的。
3、办公室行政管理精细化的思路
对于办公室内部的管理精细化，应当将其看作管理发展的趋势走向，将办公室的行政管理做到精细化，能够有效降低管理成本，提升管理工作效率，这是企业高层管理者所希望看到的。因此，对于企业而言，可以从以下几个方面来进行办公室的精细化管理以达到管理者的目的。
3.1采用量化和细化方式管理科目
通过研究现状我们不难看出，在当前企业建设中，大部分的企业在管理方面没能做好延续和实效的管理，处于一种较为模糊的状态。在实际工作中，更加注重的是管理者能力的发挥，而非对工作进行具体的量化和细化，忽略了精细化的重要性。因而，想要实现办公室行政管理的精细化，就应当彻底转变当前的管理模式，将管理工作合理的量化和细化，达到办公室行政管理的目标。所谓的精细化工作是指将某个工作或是任务根据其自身特性及逻辑，分为多个部分，便于上级领导和管理者更加直观的分析和考虑，掌握工作中的细节部分。这种合理的精细化模式，能够将任务和工作合理分配，依照分配好的内容进行工作，划分好工作流程，节省工作时间，同时，又能提升每一部分的工作成效和管理水平，使整体工作的工作效率得到很大的提升。而量化则是指对每一部分的工作都测量其工作量，改变传统的任务安排模式，将其转为量化安排工作。
3.2加入标准化和流程化的理念
自二十一世纪以来，大多数企业的生产方式都陆续转为流水线作业。这样的作业方式，对于提升作业水平，提高整体工作效率都有着重大的意义。对于现阶段的办公室行政管理，也恶意采用流水线的模式进行工作管理。将管理工作流程化，就能够对每部分的工作行程详细的分析和了解，同时，根据其具体情况和其他部分的工作进行对接。标准化指的是在传统流程化管理的基础上，加入日常工作的整理，建立科学和完善的管理工作标准，形成一套健全的管理体系。在当前的办公室行政管理中，加入流程化及标准化管理，能够有效可靠的保证行政管理工实现精细化。
3.3加强经济化意识及协同化意识
对于一个企业而言，办公室的行政管理精细化工作不能仅靠个人来完成，而是需要各个部分之间相互协调和配合来实现的。以文件签收举例，从接手到办理最后存档，其中的各个环节及步骤都需要部门间的相互配合。因此，各个部门及其成员都应当建立协同化意识，同时也要具备经济化意识，尽可能在投入最小的成本的基础之上完成任务并获取最大程度的效益。近年来，许多企业意识到成本意识的建立，在办公室的行政中更应当大力推行，使办公人员在此管理模式之上减少投入的管理成本，提升企业工作管理效率。
4、办公司行政管理精细化对策
行政管理精细化，不仅是工作方式的转变，更是管理思想的改变，需要管理人员在日常工作中不断提高自我要求，根据精细化要求，改变工作理念与方式，实现行政管理工作的精细化。
4.1建设精细化企业文化
企业要实现行政管理工作的精细化，必须在企业中营造精细化企业文化。长久以来，办公室行政管理效率不高，且管理中没有量化与标准化的内容，造成企业管理中成本效益没有得到体现。营造精细化企业文化，有利于在企业行政管理工作中建立标准化与流程化管理方式。建设精细化企业文化，要努力用“制度化、流程化、规范化”全面提升办公室精细化管理的品质，要建立“公文处理、会务、接待、值班”等各方面的标准化工作流程，强调办公室工作的精品意识，从而使办公室成员在工作中养成精细化思想，使企业办公室管理实现从制度化约束向文化约束的转变，提高精细化水平。
4.2以制度化推进精细化
实现用精细化管理文化来提升企业的发展水平，是当前企业管理工作的有效途径。而如何在建设精细化企业文化的过程中，真正实现精细化从思想、制度到人们自觉行为的转变，则是一个关键问题。以办公室管理为例，要实现精细化，就必须以规范的内部制度管理为基础，通过办公室人员规范的工作行为为保证。精细化不是一朝一夕之功，要从精细化管理制度入手，把工作中得到的有益管理经验升华为工作制度，从而进一步提升办公室员工的精细化工作能力。例如我们办公室在处理会务工作时，将平时常做的从会议目的、作用到会场的申请，再到会务的管理等十几项会议准备内容，总结出一套规范、细化的会务工作流程，从而使以后类似工作有章可循，且执行精细而准确。
4.3培养员工精细化工作习惯
有好的理念，有好的制度，还需要有好的习惯，长期以来形成粗糙的工作作风，在精细化管理下显然已不合时宜，必须培养员工的精细化工作习惯。一方面，养成员工随时随地总结工作中的有益经验，从而为精细化管理奠定基础。另一方面，培养员工严格按照流程办事，并对工作任务进行分解，不断推进精细化，实现工作任务的标准化制定，工作任务的量化考核。例如，办公室在每月制定的《月度工作计划》中，对办公室领域的各项工作，可以按照月初计划进行具体量化与精细分解，明确每一个阶段的负责人与任务，从而使工作成绩与完成情况一目了然。
5、结束语
综上所述，粗细化管理是提升办公室管理效率的重要方法，采用精细化的管理办法不仅能提高办公室管理的工作效率，同时还能够全面提升办公室的管理品质。在建立企业精细化管理文化的过程中，必须将这一观念深入人心，培养员工的工作习惯，将办公室精细化管理的职能最大程度的发挥。
参考文献：
[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，23（34）：128-129.
[2]于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2011，101（20）：346.