蔡燕平（广西北海市人民医院广西北海536000）
【中图分类号】R197【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2012）39-0319-02
【摘要】随着计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，产生大量的电子文件，采用传统的管理方法难以保护其作为档案必须具备的原始性、可靠性。电子文件的管理成了档案室的研究对象，本人对电子文件的管理谈谈自己的体会。
【关键词】电子文件档案管理
电子文件，又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体。依赖计算机等数字设备阅读、处理。并可在通信网络上传递的文件。作为文件家族的新成员，电子文件与其他类型文件的区别在于记录方式和载体形式的不同，两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能则是一样的。
现代信息技术的发展产生了电子文件，促使“电子档案”也随之产生。这一新生事物的出现，给传统档案管理工作带来了新的机遇和挑战，尽快探索出一套切实可行的电子档案管理方法，已成为当前档案界普遍关注和积极探索的话题。
1电子档案的特性
1.1虚拟性电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
1.2设备依赖性其对设备依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
1.3非直读性电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，二是载体上的信息记录密度极大。
1.4可分离性电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。
1.5集成性文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
1.6易变性电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也构成了电子文件的易变性。
1.7可操作性由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态，使电子文件处于操作者希望的状态之下。
1.8密集性电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。
2电子文件的归档范围
电子文件的归档范围应参照有关制度规定并结合电子文件的特点，将反映本单位主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围，主要包括：在行使机构职能活动中形成的文本文件、制作的各种数据文件、计算机辅助设计形成的数据文件、图形文件、保证电子文件长期可读性而收集的支持软件、各种电子文件的整理、著录和鉴定的信息，相关的纸质文件及其他载体类型的文件等。此外，还应从以下几个个考虑收集相关材料：
2.1支持软件电子文件具有软硬件依赖性，对于采用志有格式的电子文件，可归档文件的支持软件及软件的文档资料，档案部门已有的无须重复归档。
2.2元数据以及相关管理信息描述电子文件内容、结构和背景的元数据都必须随电子文件一起归档。另外，电子文件形成阶段的管理活动也可能形成一些记录材料。也应予以归档。
2.3其他载体形式的文件在同一活动中，除了电子文件外，有时还会生成纸质文件、缩微胶片等其他形式的重要文件。强上级机关的来文、外购设备文件等。为保持这些文件之间的历史联系，确保同一活动中形成的档案信息完整无缺，需要将之一同归档。有条件的单位可将这些文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。
2.4纸质或缩微拷贝《电子文件归档与管理规范》规定：具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
3电子文件和电子档案管理中面临的几个问题
3.1文件的原始性问题从档案的形成来看，档案是“原件”，可以成为查考、争辩和处理问题的依据。对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助形式的原始性来证实和确认，而电子文件便于修改，便于拷贝的特点降低了档案的本质属性和基本价值，使它的法律认可度被大大地打了折扣。
3.2管理的复杂性问题电子文件自身的特点决定了其管理方法有许多不同于纸质文件之处。由于电子文件信息与载体的可分离，“档案实体整理”可能被“概念整理”所取代，单线排列的规定性也将被信息多元组合的可行性所取代；电子文件在保管条件，保管要求以及检查、利用方式等方面也与纸质文件有诸多不同等。
3.3载体材料的寿命问题电子文件存储的磁介质寿命远远比不上纸张，不易保护。
3.4信息的可变性问题电子文件的易操作性也导致信息的可变性，主要是易失真和易丢失，造成信息失控、信息污染、信息过剩、信息干扰、信息失窃、软硬件故障等，产生不能弥补、不可估量的损失。
对于电子文件和电子档案的管理，一方面我们要观念更新，突破传统的思想认识、管理模式，探索电子文件自身运动规律，创造适合于电子文件和档案的管理方法。另一方面我们应当用发展的观点来看待电子文件，电子文件作为新生的事物，必然有它的不利因素，但这只是次要矛盾，并不决定事物发展的主要方向。而且，作为一种新生事物它也正在发展中不断进行自我完善，需要我们置身于高新技术领域不断探索，从而使档案事业在信息时代得到进一步发展。
参考文献
[1]陈智为，邓绍兴，刘越男.《档案管理学》.第三版.中国人民大学出版社.