内蒙古巴彦淖尔市人力资源和社会保障局内蒙古巴彦淖尔015000
摘要：随着电子信息技术的不断发展，我国已经迈入了一个信息高速传播的时代。但是，目前我国信息化档案管理在实际应用中依然存在较多问题，给相关档案管理人员带来一定困扰。本文主要阐释了信息时代对档案管理工作的影响，并对信息时代档案管理中存在的问题进行分析，提出了加强信息时代加强档案管理的相关对策，以期促进档案工作的管理水平的提高。
关键词：信息时代；档案管理工作；问题；对策
前言：21世纪是一个信息时代，在当前社会经济快速发展的时代下，档案管理工作也越来越重要，档案中保存着具有考究价值的各种资料，也是对工作的记录和考察的凭证。无论在什么时代，档案管理工作都有着重要的意义。对档案工作而言，核心工作就是信息的储存与管理。在信息化技术的帮助下，档案管理工作可以向着更高效，更节能的方面发展。
1信息时代对档案管理工作的影响
1.1对档案原始记录性的影响
在电子文件形成后，根据工作人员的操作，存贮到计算机自动化系统中，方便档案人员以及技术人员共享信息数据。因此，这样就使得电子文件便于修改以及复制，并且可以说，这样的复制形式几乎是一样的，没有丝毫差别，原始稿本记录也不会多次出现，给管理工作者带来了很大的便捷。由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征，最终便不复存在，文件与档案之间不再有明显的界限。因此，这样档案的原始性和真实性就无法得到保障，档案的本质属性在认识方面发生了变化。
1.2对档案收集归档的影响
可以说，与纸质文件的收纳归档相比，电子文件从很大程度来说更是一项如同工程般的工作。因为电子文件的收集、积累的方法和要求是与纸质文件大为不同的，其繁琐体现于系统的操作。电子文件是信息化时代的产物，是数学化的，让其储存在电脑储存器内，通过网络传播的形式，传递于四方。这种存档方式可以说是绿色环保且是永久不变的形式，属于无纸环境。并且从查找系统来说，它是可以随时查找，增减文件信息内容的，当电脑归档储存系统完毕后，一切繁琐的事情就变得比较简单了。
1.3对档案保管工作的影响
传统的纸质归档的保存，需要让纸张和字迹处于安全的环境。为保证电子档案的可利用性，对于具有保存价值的电子文件，除了适时生成的纸质文件，还必须将电子文件与相应的纸质文件等拷贝且一并归档，这种实质性的影响结果带来的效益是无可厚非的。因而，现代信息技术条件下的电子档案的保存工作，是需要运用许多新技术、新思想，确保电子文件或者说是档案信息的安全和识别的再次出现。包括两个方面，一方面是保护电子档案的物理载体，另一方面是对各种电子档案存储载体的运行环境和保管环境的保护。
2信息时代档案管理工作面临的问题
2.1档案管理标准化程度不高
信息时代，档案管理工作要体现实效性和信息化属性，就要实现档案统一规范管理，只有这样才能够在保证档案资料安全性的同时，确保其真实性。实际上档案管理工作最重要的就是要实现档案管理的高标准化，但在当前信息时代背景下，很多档案管理工作还没有实现高标准化，实际档案信息系统和网络建设上，还存在着严重的形势不一和层次不一的现象。那么这就无法实现档案管理工作的各种性能，无法实现当前信息资源共享的要求。另外档案著录细则的相容性不强，这是受到历史原因影响的，因此由于很大一部分系统软件自身可移植性较差，从而导致档案自动化至今也没有形成一个统一的标准，这些都给信息时代档案管理工作带来严重的阻碍。
2.2档案管理的安全性和保密性不够
在信息时代，档案管理工作已经不同于传统的工作方式了，而是信息化档案管理模式，而电子档案本身有着容易被更改的特点，这就导致电子档案管理工作存在着严重的真实性和安全性隐患。目前大部分的电子档案管理系统，都是直接利用密码和验证码进行登录的，这确实给档案管理人员带来了便利，但如果出现密码泄露的现象，就会产生对电子文件恶意篡改和仿造的问题，那么这就直接影响了档案的真实性。另外电子档案本身就有着信息存储方式多样和结构复杂的特点，一旦计算机出现系统瘫痪和病毒入侵的现象，档案就会很容易受到破坏，从而造成无法挽回的损失。
3解决信息时代档案管理工作面临问题的对策
3.1完善档案管理信息化管理系统
档案管理工作需要根据自身工作的实际需要，优化档案系统。此外，对于档案管理要有一个全盘的考虑，制定出基本的系统骨架，然后根据系统的骨架大纲逐渐完善档案内容，比如一些有用的资料及相关的文献等。这样才能有效地提高档案管理的水平。在档案管理工作当中，需要科学的按照其完整性、准确性、安全性对档案内容进行创造、完善和再提炼，以保障档案资料的完整。
3.2由传统纸质化管理到“纸质+电子”化管理
传统纸质化管理有其固定的管理优势，但是无法保存海量数据，与之相比，电子数据管理不仅能够保存海量数据，还能实现数据的增、删、改、查功能，而且效率非常快。因此，电子信息档案管理载体需要完成由传统纸质化管理到“纸质+电子”化管理的过程，融合纸质化管理和电子信息化管理的优势，提高电子信息档案管理效率和质量。
3.3更加注重档案的智能控制
档案管理工作中的两个重要手段是实体控制与智能化的，无论在传统纸质的文件时代，还是在电子文件时代，其两个方面都是共同需要的，但是在不同的历史阶段，知识经济产物不言而喻，各行各业的变化，都是时代经济的产物。它们在档案管理具体工作中具有不同的工作方法，体现不同的特点，也在不同时期、不同方面发挥着不同的作用。计算机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
3.4建立高质量的档案数据库
档案的管理是以数字为主的管理形式，计算机网络是重要的传输平台，这便需要建立起高质量的档案数据库，对档案进行一定的存储，以便保证后期工作的顺利进行。然而对于高质量的数据库而言，不仅需要满足网络传输的要求，也需要满足目前人们对于信息阅读方面的习惯。在对档案存储数据库建立完成之后，还需要对数据库做好维护和管理的工作。因此，档案管理避必须要对每个岗位的职责进行明确，这样才能更好的保障总档案信息的真实性和安全性。
3.5组建高水平的档案管理团队，注重管理方法的科学化
高水平的档案管理团队是提高管理效率和质量的最重要的保障，在电子信息档案管理工作的未来发展中，始终坚持“以人才为本”的管理理念，注重人才管理的价值，是注重管理方法的科学化，让管理工作更高效、更便捷、更安全、更人性化的重要保障。新时期，电子信息档案管理工作要有新面貌，组建高水平的档案管理团队，从而发挥档案管理方法、设备、过程的最大作用，是电子信息档案管理的重要的创新路径。
结语：随着社会的建设和时代的发展，档案信息大爆炸式增涨，传统的档案管理方式暴露出如管理手续繁复，空间资源浪费，档案保存困难等严重的弊端，不适应于时代发展，已初步与大数据时代接轨。目前档案管理工作在信息技术的支持下成本大幅度的降低，效率却大幅的增高，信息化技术已迅速渗入到了各行各业的档案管理中，有了可喜的进展。
参考文献：
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