山东省乐陵市档案馆山东乐陵253600
摘要：档案是对所发生的真实事件进行记录，承载着企业的发展历史，是真实事件的写照，记载着企业的核心信息，实时记录并及时更新。随着企业的发展，档案所涵盖的信息内容越来越复杂，涉及到的内容越来越丰富，其自身所附有的价值也越来越大。因而，如何利用现代化技术，提高档案管理水平，合理利用已有资源，提高档案管理工作效率，已成为迫在眉睫的问题。
关键词：新形势；企业；档案管理
企业档案作为一种信息资源，是企业经营活动的真实记录，在企业运营的过程中发挥着重要作用，做好企业的档案管理工作，对一个企业的健康发展来说至关重要。在新形势下，制订适应本企业业务特点的科学的档案管理体系，将为企业的不断发展创造必要条件，对规避各种风险起到一定的积极作用，为生产经营和领导决策提供重要依据。
1新形势下企业档案管理的意义
传统模式的企业档案管理，是把在企业管理和生产经营工作中产生的原始工作记录保存下来归档，以实现工作记录在必要时刻的能够查证。这种档案管理形式的产生在原来的企业管理中不仅重要，而且可行。但在新形势下，自动化的管理工具现在已经普遍使用，企业对在经营过程中信息的控制，正在向资源管理模式改变，这种改变也决定了档案的管理模式必须有所创新来适应企业的需求。新形势下档案管理工作正从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式，以实现企业战略为目标的价值管理模式。新的档案管理模式是通过积极有效的数据清理、信息规范整理，信息流动环节的设计等各项具体工作，借助信息自动化管理平台，规范化档案管理，提高档案管理工作的效率、减少档案管理者不必要的劳动，从而降低企业管理成本。而大数据时代下，实现档案管理的电子化，更加提高了工作效率，使用电子软件可以随时随地对档案进行归档、检索、查阅，让档案管理工作达到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了档案的保管中存在的风险，同时也提高了档案信息利用的效率，充分发挥企业档案信息在企业经营活动中的积极作用。
2企业档案管理工作现状
根据相关资料调查显示，企业档案工作发展远远跟不上时代的要求，多年来档案工作仍处在被动状态，缺乏活力，得不到重视，发展缓慢。仅以企业职工档案为例，企业职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府部门落实政策、化解矛盾、维护社会稳定的依据，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。做好企业职工档案的管理，乃是保证职工个人利益，从而保证企业正常发展的必要条件。只有职工个人合法权益有了保障，职工工作积极性才能提高。职工档案的内容不仅只是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等，而更侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签订、解除劳动合同等。由于档案管理工作日益丰富和复杂，部分企业档案管理工作人员的失职也可能致使档案有错误，甚至随意更改，给档案管理工作增加了难度，如职工档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。由于从事企业档案管理工作的人员缺乏专业知识，也会导致档案管理工作效率不高。
3加强企业档案管理的有效措施
3.1完善档案管理机制
首先，落实档案保密制度，加强档案安全保密工作。在企业档案安全保密工作中，前提是做好档案的日常管理工作，优化档案存放位置，不相关人员以及闲杂人员等不得随意出入档案库房。如需查阅档案，则需档案管理人员且经相关领导批准，方可办理阅查手续。此外，还应树立档案管理人员的保密意识，档案管理人员应严格遵守档案保密的相关法律和规定，保证档案的安全性。在档案的收发和管理工作中要采取有效措施，保证档案完整、准确、系统。其次，企业应当完善档案管理制度，加强档案的规范化管理。在企业档案管理工作中，应结合相应的档案管理机制，保证档案管理工作有效开展。最后，调动档案管理人员的工作积极性，有效开展档案管理工作。在档案管理工作中，应将绩效考核和档案管理质量进行结合，发挥档案管理人员的主动性和积极性，保证档案管理工作质量。
3.2优化档案管理工作流程
随着信息技术的发展，在企业档案管理中也应利用信息技术，促进档案管理工作流程的优化调整，完善档案管理工作环节及各项业务的操作程序，明确企业档案部门的流程和内容。在档案管理工作中，档案的收集、整理以及利用是三个主要内容，档案管理人员在档案的收集、整理、存储以及利用等环节中，应做好每个环节的分工。如明确档案的接收时间、期限、格式以及标准等。同时，需要扩展档案信息的范围，明确档案利用的方式。
3.3融入现代化信息技术，提高档案管理平台的水平
首先，要提高档案管理人员的整体素质，因为档案大都涉及到公司的核心信息，其所存在的价值“不可估量”，一旦泄露，将会给公司造成巨大的损失，这就要求档案管理人员必须具备高度的责任感和使命感，加强自身的专业素养和道德素养。另外，档案管理人员还要有扎实的专业知识，及时了解行业新规，根据国家的相关规定，及时变更和完善对档案的管理工作，更好地为档案管理服务。其次，要提高对档案管理人员理论与实际相结合的运用能力，将固有的理论基础更加灵活和创新地运用到实际工作中去，采取多种多样的工作模式、丰富工作内容，提高档案管理人员的工作积极性和创造性。加强对档案管理人员的培训力度，让其掌握先进技术，及时发现和摒弃已有的工作弊端，突破和创新档案管理工作，提高档案管理工作的效率。再其次，利用先进的科学仪器提高档案管理平台的管理水平。档案管理工作内容繁杂，就算工作人员再有耐心和能力，仍然难以保证工作不出任何差错。而利用现代化科学仪器和信息化技术，并将其运用到对应的档案管理工作中去，不仅可以提升档案管理水平，还能够完善档案管理工作。例如，传统的档案记载都是人工手写的，因为每个人的风格迥异，其写出的字难免不能统一标准，在借阅时给档案管理人员增加了工作量。而通过电脑信息化处理，节省了记录时间，同时标准化的记录也为后面的工作人员节省了大量的时间。最后，通过完善信息化平台提高档案管理水平。利用现代化信息及技术，从最初的收集、录入、整理到最后的调取，都能够及时有效地对涉及到的数据进行科学地处理。在信息化录入时，采用统一标准化的管理模式，按照分类进行有序地排版，即使是图纸也需对应保管电子版，对每一份档案都能够追踪管理，利用科学信息化平台技术，可以在大量数据中进行检索和分析，进行方便、快捷、高效的信息化管理。同时，完善档案管理平台，可以提高企业的综合服务水平，有效地避免在档案管理工作中发生的一切不和谐现象，例如，录入时因个人书写习惯导致后期存档混乱，或因表达方式不同，错误地录入数据。而利用现代平台信息化技术，可以清晰、快捷、有效地进行统一化管理和追踪，提高了企业的服务水平，从而提升了企业整体的工作效率。
4结语
新形势下的档案管理工作对企业的长远发展具有关键性意义，更是企业管理中至关重要的一部分。新的时期，企业面临更加复杂的新的环境，为了紧跟时代步伐，促进企业健康发展，企业领导人和档案管理人员必须更加重视档案管理工作，并不断在工作中创新，使档案管理工作在企业的发展和运行过程中发挥其真正的作用。
参考文献：
[1]苏虹.谈以主体能动性促进档案管理工作的优化[J].黑龙江档案，2013（02）.
[2]邹玉玲.如何做好档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2014（03）.